Aktuelles rund um Papierkram
17. Februar 2016
Die Grundlage für jedes Unternehmen ist eine solide Planung. Diese betrifft dabei nicht nur finanzielle oder buchhalterische Aspekte, sondern auch den allgemeinen Arbeitsalltag. Besonders in der Entstehungsphase des Unternehmens vergessen Gründer oft, den Ablauf einer Woche zu strukturieren. Dieser Fehler schleicht sich dann immer weiter ein, so dass auch nach der Entstehung des Unternehmens keine genauen Ablaufpläne erstellt werden. Eine grundlegende Wochenplanung kann allerdings dabei helfen, Freiräume für neue Aufgaben zu schaffen und die allgemeine Produktivität des Unternehmens zu erhöhen.
Die Grundlage für jede Wochenplanung bietet ein übergeordnetes Ziel. Dieses muss nicht zwingend innerhalb der Woche zu erreichen sein, dient aber als Anhaltspunkt für die weitere Strukturierung des Alltags. Dieses Ziel sollte möglichst klar formuliert und spezifisch sein. Relativ allgemeine Aspekte wie „Umsatzsteigerung“ oder „Reduktion der Kosten“ sind wenig hilfreich. Besser sind handfestere Ziele wie etwa „die Akquise von drei neuen Großkunden bis zum XX.XX.20XX“.
Hilfreich bei der Wochenplanung sind dann vor allem kleinere ToDo-Listen. Diese sollten dabei immer vor dem Hintergrund des übergeordneten Ziels erstellt werden. Im Beispiel der Akquise von Großkunden könnten etwa Aspekte wie „grundlegende Recherche nach neuen Kunden“, „Erstellung eines Angebots für potenzielle Neukunden“ oder „Vorbereitung des Besuchs einer Messe“ in die Wochenplanung aufgenommen werden. Die eigentliche Tagesplanung erfolgt dann wiederum auf Grundlage der Wochenziele, so dass generell vom Großen ins Kleine geplant wird.
Besonders Freiberufler neigen dazu, ihre Termine und Aufgaben teilweise oder gar komplett im Kopf zu behalten. Davon ist dringend abzuraten. Die Wahrscheinlichkeit, dass Dinge vergessen werden ist viel zu groß. Zudem werden viele Dinge erst wirklich ersichtlich, wenn sie klar aufgeschrieben worden sind. Gleichzeitig ermöglicht die Schriftform, den späteren Abgleich mit den Wochenzielen. Besonders in der Startphase können Unternehmer zwischen dem, was in der Woche erledigt werden sollte, und dem, was wirklich erledigt worden ist, vergleichen.
Generell gibt es eine Vielzahl von Softwareprogrammen, welche die Erstellung einer Wochenplanung zulassen. Welche dabei letztlich genutzt wird, hängt immer von individuellen Präferenzen ab. Es empfiehlt sich allerdings, bevorzugt solche Programme zu nutzen, die den Kalender automatisch mit dem Smartphone oder Tablet synchronisieren können. Das erleichtert vor allem Außentermine.
Es fördert die Selbstorganisation ungemein, wenn immer wiederkehrende Aufgaben an denselben Tagen durchgeführt werden. Zum einen gewöhnt sich der Selbstständige dann an gewisse Abläufe und kann die Zeitplanung der Woche präziser durchführen. Zum anderen werden aber auch die eigenen Kunden gewisse Verhaltensmuster antizipieren. Ist etwa stets der Donnerstag für Kundentermine reserviert, so werden Terminanfragen nach einer gewissen Zeit nur noch für diesen Wochentag gestellt.
Trotzdem wird es immer wieder Momente geben, an denen unerwartete Anfragen oder Ereignisse dafür sorgen, dass die Wochenplanung umstrukturiert werden muss. Es ist daher ratsam, gewisse Freiräume in die Planung mit aufzunehmen. So kann gewährleistet werden, dass nicht direkt der gesamte Plan neu aufgesetzt werden muss, sondern lediglich einige Teile.
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