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Welche Reisekosten und Reisekostenpauschalen können steuerlich geltend gemacht werden?

Betriebliche bzw. berufliche Reisekosten lassen sich grundsätzlich in zwei Kategorien unterteilen – die Fahrtkosten bzw. Übernachtungskosten und den Verpflegungsmehraufwand.

Bei den Fahrtkosten bzw. Übernachtungskosten sind grundsätzlich die tatsächlichen Aufwendungen für Bahn-, Bus- oder Flugtickets und Hotelübernachtungen als Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten in voller Höhe abzugsfähig. Lediglich die Fahrtkosten für Fahrten mit dem eigenen PKW sind regelmäßig nicht in voller Höhe abzugsfähig.

Hier hat der Gesetzgeber eine Pauschale von 0,30 € pro zurückgelegtem Entfernungskilometer festgelegt, unabhängig von den tatsächlichen Kosten. Im Fall von Reisekosten ist jedoch immer der Hin- und Rückweg abzugsfähig.

Bei den Verpflegungsmehraufwendungen gilt dies allerdings nicht. Hier sind seitens des Gesetzgebers feste Pauschalbeträge vorgesehen worden, welche unabhängig von den tatsächlichen Kosten in Abzug gebracht werden dürfen.

Maßgebend für die Höhe der Verpflegungspauschbeträge ist die Dauer der Abwesenheit am einzelnen Kalendertag, wobei seit dem 01.01.2014 für Inlandsreisen folgende Unterteilung vorzunehmen ist:

Ganztägige Abwesenheitsdauer (24 Stunden) 24,00 €
An- und Abreisetag bei Übernachtungen 12,00 €
Eintägige Auswärtstätigkeit bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden 12,00 €

Bezüglich Auslandsreisen wurden seitens des Bundesministeriums der Finanzen in Abstimmung mit den obersten Finanzbehörden der Länder ebenfalls feste Pauschbeträge ermittelt, die bei betrieblichen bzw. beruflichen Reisen in die entsprechenden Länder abzugsfähig sind. Da landesindividuelle Pauschalen gelten, wurden die jeweiligen Sätze in einer Übersicht über die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten zusammengetragen, die jährlich aktualisiert wird und über die Seite des Bundesministeriums der Finanzen abrufbar ist.

Bezüglich des anzuwendenden Pauschbetrags bei Auslandsreisen ist folgendes zu beachten:

  1. Bei eintägigen Reisen in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend.
  2. Für den Anreisetag bei einer mehrtägigen Auslandsreise ist der Ort maßgeblich, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.
  3. Für den Abreisetag ist hingegen der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes maßgebend.
  4. Für die Zwischentage ist der Ort maßgeblich, an dem sich der Steuerpflichtige um 24 Uhr Ortszeit aufhält.

Abschließend sei darauf hingewiesen, dass Verpflegungsmehraufwand längstens für drei Monate bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit gewährt wird und erst von einem Neubeginn auszugehen ist, wenn eine mindestens vierwöchige Unterbrechung erfolgt. Zudem sind die Pauschbeträge bei einer Gestellung von Mahlzeiten während der Auswärtstätigkeit zu kürzen und zwar um 20 Prozent für ein Frühstück und jeweils 40 Prozent für ein Mittag- bzw. Abendessen.

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