Aktuelles rund um Papierkram

Wie muss ein korrekter Rechnungsnummernkreis aufgebaut sein?

Wenn Du als Unternehmer Rechnungen an Deine Kunden stellst, dann muss eine solche Rechnung bestimmte gesetzlich geregelte Vorgaben erfüllen. Eine solche Vorgabe ist, dass eine Rechnung eine Rechnungsnummer enthalten muss und dass diese Nummer nur einmal vergeben werden darf. Sie muss also eindeutig sein Die Vorgaben zur Rechnungsnummer sind in § 14 Umsatzsteuergesetz festgehalten. Hier heißt es, dass zur Nummerierung einer Rechnung "eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird" verwendet werden muss.

Eine Rechnungsnummer muss fortlaufend sein

Gefordert wird eine fortlaufende Nummer. Das bedeutet, dass die Nummer einer Rechnung immer höher sein muss, als die der vorherigen Rechnung. Die einfachste Variante wäre, wenn auf eine Rechnung mit der Nummer 1 eine Rechnung mit der Nummer 2 folgen würde und dieses System einfach immer weitergeführt werden würde. Der Rechnungsnummer kann dabei natürlich ein Präfix wie bspw. "R-" vorgestellt werden.

Im obigen Satz ist von "einer oder mehreren Zahlenreihen" die Rede und das bedeutet, dass auch andere Variationen eines Rechnungsnummernkreises möglich sind. So kann bspw. das Jahr, der Monat oder der Tag mit in den Nummernkreis einfließen. Um alle Rechnungsnummern eines Jahres zu kategorisieren, kann also das Jahr entsprechend abgebildet werden, indem man statt der Rechnungsnummer "R-42" die Rechnungsnummer "R-2018-42" vergibt. In diesem Fall kann man den Zähler am Jahreswechsel zurücksetzen und der ersten Rechnung im Jahr 2019 die Nummer "R-2019-1" vergeben.

In Papierkram sind viele Variablen enthalten, die verwendet werden können, um den Rechnungsnummernkreis beliebig anzupassen. Von der einfachsten Variante, aufsteigende Nummern zu vergeben, bis hin zu Nummernkreisen mit Jahres-, Monats- und Tageskomponenten und entsprechendem Zurücksetzen des Zählers am Jahres-, Monats- oder Tageswechsel, sind sehr viele Variationen möglich. Die verfügbaren Variablen werden unter Einstellungen > Nummernkreise unter den Formularfeldern zu den Nummernkreisen vorgestellt und erklärt.

Eine Rechnungsnummer muss eindeutig sein

Eine Rechnung muss anhand der vergebenen Rechnungsnummer eindeutig identifizierbar sein, so steht es im Umsatzsteuergesetz. Das heißt nichts anderes, als dass jede Nummer nur einmal vergeben werden darf. Doppelte Nummern müssen also auf jeden Fall vermieden werden.

Wenn Du mit Papierkram arbeitest, macht es Dir die Software sehr einfach, diese Vorgabe einzuhalten. In Papierkram ist es gar nicht möglich, doppelte Nummern zu vergeben. Sobald eine Rechnung abgeschlossen und damit eine Rechnungsnummer vergeben wurde, wird diese Nummer nie wieder verwendet. Wenn Du eine Rechnung stornierst, wird automatisch eine Stornorechnung erstellt, die dieselbe Rechnungsnummer wie die stornierte Rechnung plus dem Suffix "-S" bekommt. So ist die komplette Rechnungshistorie automatisch übersichtlich und Fehlerlos aufbereitet.

Bei der Einrichtung des Rechnungsnummernkreises unterstützt Dich die Software und weist Dich darauf hin, wenn eine Konstellation der verschiedenen Variablen zu doppelten Nummern führen würde. Diese Konstellationen können dann gar nicht erst gespeichert werden.

Eine Übersicht über mögliche Variablen für die Konfiguration der Nummernkreise findest Du in den Einstellungen unter dem Punkt "Nummernkreise".

Mögliche Variablen beim Einstellen der Nummernkreise

Der Rechnungsnummernkreis sollte einfach gehalten sein

Die Regelung im Umsatzsteuergesetz lässt viel Platz für kreative Rechnungsnummernkreise. Schließlich wird nur festgelegt, dass die Nummer fortlaufend und eindeutig sein muss. Trotzdem solltest Du es auf jeden Fall vermeiden, die Nummern zu kompliziert zu gestalten. Zum einen ersparst Du Dir Nachfragen vom Finanzamt, falls die Mitarbeiter dort Dein Nummernkreissystem nicht gleich verstehen, zum anderen behältst Du selbst immer den Überblick über die vergebenen Nummern und die dazugehörigen Rechnungen.

Das Nummernkreissystem bei Papierkram ist zwar sehr flexibel und bietet Dir durch die verschiedenen Variablen viele Variationen an, alle Möglichkeiten sind aber so gehalten, dass der fortlaufende Charakter immer ersichtlich bleibt.

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