Aktuelles rund um Papierkram
11. Mai 2015
Die Belege für die Buchhaltung, die steuerwirksam sind, müssen sortiert werden. Das hilft Ihnen als Unternehmer oder Ihrem Steuerberater bei der Steuererklärung sowie dem Finanzamt bei einer eventuellen Prüfung. Die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre. Die Kosten für einen Steuerberater sinken in der Regel, wenn die Belege kontiert abgeliefert werden.
Die Kontierung können Sie als Unternehmer nach Sachgebieten vornehmen. Ein Steuerberater wird Sie entsprechend beraten. Die Sachgebiete unterscheiden sich unter anderem nach steuerlichen Gesichtspunkten, beispielsweise nach Rechnungen mit und ohne Mehrwertsteuer (auf Mieten entsteht in der Regel keine Mehrwertsteuer, aber auch nicht auf Porto). Eine Kontierung könnte wie folgt aussehen:
Das Überprüfen auf Korrektheit erfolgt unter anderem durch den Abgleich mit Bestellungen, Lieferscheinen und Zahlvorgängen. Eine Rechnung, die dem Steuerberater vorgelegt wurde, muss schließlich nicht zwingend bezahlt worden sein. Natürlich haben Lieferscheine in der Buchführung nichts verloren. Sie sollten lediglich, wenn Sie die Rechnung abheften, deren tatsächlich erfolgte Bezahlung überprüfen. Des Weiteren sind die folgenden Fragen wichtig:
Für Bewirtungsbelege, die Sie steuerlich geltend machen können, gelten gesonderte Vorschriften. Sie müssen zunächst einmal den Anforderungen einer Rechnung wie oben entsprechen, zusätzlich gehören folgende Angaben zum Bewirtungsbeleg:
Der Bewirtungsbeleg muss natürlich aus der Registrierkasse kommen. Damit weist er die Mehrwertsteuer ebenso wie die verzehrten Speisen und Getränke automatisch aus.
Für Abschreibungsvorgänge ist es wichtig, einzelne Rechnungen nochmals gesondert einem Sachgebiet zuzuordnen. Das betrifft zunehmend die IT-Hardware, aber auch Fahrzeuge, Büromöbel und weitere Investitionsgüter. Diese unterliegen jeweils gesonderten Abschreibungszeiträumen. Da ein Steuerberater oder Buchhalter von einzelnen Teilen gerade der IT nicht viel weiß, ist es hilfreich, diese zu kennzeichnen, beispielsweise mit “IT-Hardware” oder “IT-Software”, “Fahrzeugzubehör” oder “Büromöbel”. Eine extra Kontierung lohnt sich hierfür in der Regel nicht, da solche Sachen eher selten angeschafft und zunächst nur steuerlich wirksam den Konten “Büro” oder “Fahrzeug” zugeordnet werden.
Für Kleinbetragsrechnungen unter 150 Euro gelten vereinfachte Vorschriften. Die vorgedruckten Quittungsbelege der Copyshops und Schreibwarenhändler oder der Taxifahrer genügen. Ein gesonderter Ausweis der Mehrwertsteuer ist nicht erforderlich, auch wenn diese natürlich geltend gemacht wird. Sie wird lediglich prozentual angegeben. Das wiederum ist zwingend, weil beispielsweise auf Bücher der ermäßigte Mehrwertsteuersatz von 7 % gilt.
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