Reisekosten und Bewirtungskosten

Kurz gesagt

• Reisekosten des Unternehmers (Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten) sind Betriebsausgaben. Für die Verpflegung gilt ein Abzugsverbot; abziehbar sind nur die Verpflegungspauschalen nach § 9 Abs. 4a EStG (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG). Die aktuellen Beträge findest du unter Zahlen und Werte 2026.
• Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass sind zu 70 % abziehbar, wenn sie angemessen und nachgewiesen sind (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Die übrigen 30 % sind nicht abziehbar.
• Die Vorsteuer aus angemessenen und nachgewiesenen Bewirtungskosten ist trotzdem voll abziehbar (§ 15 Abs. 1a Satz 2 UStG).
• Bewirtungskosten sind einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen; sonst sind sie auch nicht zu 70 % abziehbar (§ 4 Abs. 7 EStG).

Rechtsgrundlagen

• § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG: Bewirtungskosten; 70-%-Grenze und Nachweisangaben
• § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG: Mehraufwendungen für Verpflegung nur nach Maßgabe des § 9 Abs. 4a EStG
• § 4 Abs. 7 EStG: getrennte Aufzeichnung unter anderem der Bewirtungskosten
• § 9 Abs. 4a EStG: Höhe der Verpflegungspauschalen und Dreimonatsfrist
• § 3 Nr. 16 EStG: steuerfreie Reisekostenerstattungen an Arbeitnehmer
• § 15 Abs. 1a UStG: Vorsteuerausschluss bei bestimmten nicht abziehbaren Aufwendungen, nicht aber für den nicht abziehbaren Teil angemessener Bewirtungskosten
• § 12 Abs. 2 Nr. 11 und 15 UStG: ermäßigter Steuersatz für kurzfristige Beherbergung und für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen (ohne Getränke)

Erläuterung

Reisekosten des Unternehmers

Eine betrieblich veranlasste Reise liegt vor, wenn der Unternehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und des Mittelpunkts seiner dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit tätig wird (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 2 EStG). Zu den Reisekosten gehören:

Kostenart	Behandlung	DATEV-Konto (SKR 03 / SKR 04)
Fahrtkosten	Bahnticket: tatsächliche Kosten. Privater Pkw: tatsächliche Kosten oder pauschal 0,30 € je vollem gefahrenem Kilometer. Betrieblicher Pkw: Kosten sind bereits in den Kfz-Kosten enthalten.	4673 / 6673 Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten
Verpflegung	nur Pauschalen nach § 9 Abs. 4a EStG	4674 / 6674 Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand
Übernachtung und Reisenebenkosten	tatsächliche Kosten	4676 / 6680 Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand und Reisenebenkosten

Die Höhe der Verpflegungspauschalen im Inland richtet sich nach deiner Abwesenheitszeit und steht für jedes Jahr unter Zahlen und Werte. Für Auslandsreisen gelten länderweise Pauschbeträge, die das BMF festsetzt (§ 9 Abs. 4a Satz 5 EStG). Der Abzug ist auf die ersten drei Monate einer längerfristigen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Dauert eine Unterbrechung mindestens vier Wochen, beginnt die Dreimonatsfrist erneut (§ 9 Abs. 4a Sätze 6 und 7 EStG).

Nutzt du für eine Geschäftsreise deinen privaten Pkw, kannst du die tatsächlichen Kosten der betrieblichen Fahrten oder pauschal 0,30 € je vollem gefahrenem Kilometer ansetzen. Notiere Fahrtstrecke, Datum und geschäftlichen Anlass. Bei einem Pkw im Betriebsvermögen rechnest du die Fahrtkosten über die laufenden Kfz-Kosten ab; setze dafür nicht zusätzlich die Kilometerpauschale an.

Hotelrechnungen weisen die Übernachtung mit 7 % Umsatzsteuer aus (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 Satz 1 UStG). Leistungen, die nicht unmittelbar der Vermietung dienen, etwa ein Frühstück, fallen nicht unter diese Ermäßigung, auch wenn sie mit dem Zimmerpreis abgegolten sind (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 Satz 2 UStG). Ein Frühstück gehört zu den Verpflegungskosten und ist beim Unternehmer deshalb neben der Pauschale nicht zusätzlich abziehbar.

Frühstück im Gesamtpreis

Weist das Hotel für Übernachtung und Frühstück nur einen Gesamtpreis aus, ziehst du den Frühstücksanteil von den abziehbaren Übernachtungs- und Nebenkosten ab. Lässt sich der Anteil nicht feststellen, setzt du für ein Frühstück 20 % der vollen Verpflegungspauschale am Übernachtungsort an; für ein Mittag- oder Abendessen sind es jeweils 40 %. Bei einer Inlandsreise sind das 2026 beispielsweise 5,60 € für ein Frühstück und 11,20 € für ein Mittag- oder Abendessen. Diese Kürzung betrifft den abziehbaren Hotelaufwand, nicht die Verpflegungspauschale.

Reisekosten von Arbeitnehmern

Erstattet der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer Reisekosten, sind die Erstattungen steuerfrei, soweit sie die als Werbungskosten abziehbaren Beträge nicht übersteigen (§ 3 Nr. 16 EStG). Beim Arbeitgeber sind sie Betriebsausgaben; die DATEV-Kontenrahmen haben dafür eigene Konten „Reisekosten Arbeitnehmer“ (4660 im SKR 03, 6650 im SKR 04). Einzelheiten zur lohnsteuerlichen Behandlung gehören zum Bereich Lohn.

Bewirtungskosten

Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass, etwa ein Essen mit Kunden oder Geschäftspartnern, sind zu 70 % abziehbar, soweit sie nach der allgemeinen Verkehrsauffassung angemessen und ihre Höhe und betriebliche Veranlassung nachgewiesen sind (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 1 EStG).

Nachweis: Schriftlich anzugeben sind Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen. Hat die Bewirtung in einer Gaststätte stattgefunden, genügen Angaben zu Anlass und Teilnehmern; die Rechnung ist beizufügen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Sätze 2 und 3 EStG).

Getrennte Aufzeichnung: Bewirtungskosten sind einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen. Ohne diese Aufzeichnung dürfen sie auch mit dem abziehbaren Teil nicht berücksichtigt werden (§ 4 Abs. 7 EStG). Eigene Konten für Bewirtungskosten dienen in der Buchführung diesem Zweck.

Umsatzsteuer: Die Vorsteuer ist grundsätzlich voll abziehbar. § 15 Abs. 1a Satz 2 UStG nimmt Bewirtungskosten vom Vorsteuerausschluss aus, soweit § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG einen Abzug angemessener und nachgewiesener Aufwendungen ausschließt. In einer Restaurantrechnung unterliegen Speisen dem ermäßigten Satz von 7 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG), Getränke dem Regelsatz von 19 %.

In den DATEV-Kontenrahmen werden der abziehbare Teil auf Bewirtungskosten (4650 im SKR 03, 6640 im SKR 04) und der nicht abziehbare Teil auf Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten (4654 / 6644) gebucht.

Beispiel

1. Bewirtung: Eine Unternehmensberaterin lädt am 20. Mai 2026 zwei Kunden zu einem Geschäftsessen in ein Restaurant ein. Die Rechnung lautet: Speisen 200,00 € zuzüglich 14,00 € Umsatzsteuer (7 %), Getränke 60,00 € zuzüglich 11,40 € Umsatzsteuer (19 %), zusammen 285,40 €. Sie zahlt mit der Geschäftskarte und vermerkt Anlass und Teilnehmer auf dem Bewirtungsbeleg.

Nettoaufwand 260,00 €, davon abziehbar 70 % = 182,00 €, nicht abziehbar 30 % = 78,00 €.

Konto (SKR 03)	Konto (SKR 04)	Soll	Haben
4650 Bewirtungskosten	6640 Bewirtungskosten	182,00 €
4654 Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten	6644 Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten	78,00 €
1571 Abziehbare Vorsteuer 7 %	1401 Abziehbare Vorsteuer 7 %	14,00 €
1576 Abziehbare Vorsteuer 19 %	1406 Abziehbare Vorsteuer 19 %	11,40 €
1200 Bank	1800 Bank		285,40 €

Kontrolle: 182,00 € + 78,00 € + 14,00 € + 11,40 € = 285,40 €. Die 78,00 € werden bei der Gewinnermittlung außerbilanziell wieder hinzugerechnet.

2. Reise: Dieselbe Beraterin fährt vom 15. bis 16. April 2026 mit dem betrieblichen Pkw zu einem Kunden und übernachtet im Hotel. Die Hotelrechnung (ohne Frühstück) lautet 100,00 € zuzüglich 7,00 € Umsatzsteuer; sie zahlt vom Geschäftskonto. Ihre Mahlzeiten bezahlt sie privat. An- und Abreisetag ergeben 2 × 14 € = 28 € Verpflegungspauschale.

Konto (SKR 03)	Konto (SKR 04)	Soll	Haben
4676 Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand und Reisenebenkosten	6680 Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand und Reisenebenkosten	100,00 €
1571 Abziehbare Vorsteuer 7 %	1401 Abziehbare Vorsteuer 7 %	7,00 €
1200 Bank	1800 Bank		107,00 €
4674 Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand	6674 Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand	28,00 €
1890 Privateinlagen	2180 Privateinlagen		28,00 €

Weil die Pauschale nicht an eine betriebliche Zahlung anknüpft, wird sie hier gegen Privateinlagen gebucht: Die Beraterin hat die Mahlzeiten aus privaten Mitteln bezahlt. Die Fahrtkosten sind in den laufenden Kfz-Kosten enthalten.

Praxishinweise

Bewirtungsbeleg sofort vervollständigen

Anlass und Teilnehmer sollten zeitnah auf dem Beleg oder einem Anhang festgehalten werden. Fehlen die Angaben, ist der Abzug der Bewirtungskosten gefährdet, und die Aufwendungen sind nicht getrennt aufgezeichnet, wenn sie auf ein allgemeines Aufwandskonto gebucht wurden.

Bewirtung von Arbeitnehmern

Die 70-%-Grenze betrifft die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass. Ob und wie Mahlzeiten oder Feiern für eigene Arbeitnehmer lohnsteuerlich zu behandeln sind, richtet sich nach anderen Vorschriften und gehört zum Bereich Lohn.

Verwandte Themen

• Kfz-Kosten und private Kfz-Nutzung
• Privatentnahmen und Privateinlagen
• Umsatzsteuer und Vorsteuer in der Buchführung
• Betriebsausgaben und nicht abziehbare Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 5 EStG)
• Reisekostenerstattung und Verpflegungspauschalen
• Zahlen und Werte 2026

Quellen

• § 3 EStG, § 4 EStG, § 9 EStG
• § 12 UStG, § 15 UStG
• BMF-Anleitung zur Anlage EÜR 2025: Kilometerpauschale für betrieblich genutzte private Pkw
• Amtliches Einkommensteuer-Handbuch 2025, Anhang 16 XVII Nr. 11 und 12: Aufteilung von Übernachtungs- und Verpflegungskosten bei Gesamtpreisen
• DATEV-Kontenrahmen SKR 03 (Art.-Nr. 11174) und SKR 04 (Art.-Nr. 11175), jeweils gültig für 2026