Buchhaltung für Klein- und Einzelunternehmer – das gilt es zu beachten

08. Juli 2015

Jeder Unternehmer muss sich, besser früher als später, um seine Finanzen kümmern. Eine strukturierte und geordnete Buchhaltung ist dabei aus zweierlei Blickwinkel wichtig. Zum einen sorgt die Buchhaltung dafür, dass der Unternehmer selbst den Überblick über seine Einnahmen und Ausgaben behält. Zum anderen schreibt der Gesetzgeber gewisse Richtlinien für den Jahresabschluss und die Erhebung von Steuern vor.

Die Besonderheiten für Klein- und Einzelunternehmer

Die Buchhaltung großer Unternehmen erfordert geschultes Fachpersonal und ganze eigenständige Abteilungen. Klein- und Einzelunternehmer könnten sich diese selbstverständlich nicht leisten. Daher sieht der Gesetzgeber vereinfachte Regelungen für Selbstständige dieser Art vor. Zunächst gilt aber, dass alle Geschäftsvorgänge dokumentiert werden müssen. Sie müssen einen Rückschluss auf Umfang und Art des durchgeführten Geschäfts zulassen. Zudem müssen Rückschlüsse auf die allgemeine Vermögens- und Ertragslage möglich sein. Deshalb sind Unternehmer dazu verpflichtet, alle Belege, Rechnung und Kundenkorrespondenzen aufzubewahren.

Eine Sonderregelung betrifft die Umsatzsteuer. Selbstständige können hierbei von der sogenannten Kleinunternehmerreglung Gebrauch machen. Diese ist in §19 (1) UStG verankert und besagt, dass bei Jahresumsätzen von bis zu 50.000 Euro keine Umsatzsteuer auf Rechnungen ausgewiesen werden muss, sofern auch im Vorjahr der Umsatz unterhalb von 17.500 Euro lag. Unternehmer ersparen sich hierdurch den bürokratischen Aufwand einer Vorsteueranmeldung beim Finanzamt. Zudem ist es bis zu einem Umsatz von 500.000 Euro und einem Gewinn bis 50.000 EUR möglich, den Jahresabschluss in Form einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) abzugeben. Ist der Umsatz höher, so ist der Unternehmer zur Buchführung verpflichtet. Für den Jahresabschluss müssen dann eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellt werden. Freiberufler können unabhängig vom Umsatz immer die vereinfachte EUR durchführen.

Sollte der Umsatz eines Jahres 50.000 Euro übersteigen, obwohl keine Umsatzsteuer ausgewiesen wurde ist das relativ unproblematisch. Diese muss nicht rückwirkend bezahlt werden. Allerdings muss die Steuer direkt ab Beginn des neuen Geschäftsjahres bezahlt werden.

Tipps und Tricks zur Buchführung

Klein- und Einzelunternehmer sowie Freiberufler sollten ihre Buchführung grundsätzlich digital durchführen. Dabei ist es wichtig, alle Rechnungen und Dokumente stets doppelt zu sichern. Software für die Buchhaltung kleinerer Unternehmen ist auf dem Markt von vielen verschiedenen Anbietern erhältlich. Zudem gibt es auch kostenlose Programme, von denen an dieser Stelle jedoch abzuraten ist. Gute Buchhaltungsprogramme sind bereits für Beträge unter 100 Euro zu haben, können dafür aber Rechnungen erstellen, verschicken und bezahlen, die EÜR automatisch erstellen und Daten übersichtlich aufbereiten.

Wird die Kleinunternehmerregelung genutzt, gilt es zudem weitere wichtige Punkte zu beachten. Die Reglung kann generell zu einem gewissen Wettbewerbsvorteil führen, sofern Unternehmen direkt mit Endkunden agieren. Verbraucher zahlen grundsätzlich die Mehrwertsteuer, so dass die Kleinunternehmerreglung einem Rabatt in Höhe von 19 Prozent gleichkommt. Allerdings gilt das nicht für das Geschäft mit Kunden aus dem unternehmerischen Umfeld. Diese können sich die gezahlte Umsatzsteuer vom Finanzamt wiederholen.

Im Umkehrschluss bedeutet die Beanspruchung der Kleinunternehmerreglung, dass vom Unternehmer bezahlte Mehrwertsteuer nicht zurückgeholt werden kann. Stellt ein Lieferant einen bestimmten Betrag inklusive Umsatzsteuer in Rechnung, so erhöht sich dadurch der Preis de facto um 19 Prozent. Unternehmer sollten daher immer genau bedenken, mit wem sie Geschäfte machen. Freiberufliche SEO-Experten etwa werden nur selten Waren von anderen Unternehmen kaufen und bieten ihre Dienstleistungen fast ausschließlich gewerblichen Kunden an. Sie können daher guten Gewissens auf die Kleinunternehmerreglung zurückgreifen. Hingegen ist es für Online-Shops aufgrund der hohen Einkaufszahlen immer ratsam, die Umsatzsteuer auszuweisen.