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Buchhaltungsregeln für Kleinunternehmer

03. September 2013

Sie haben vor kurzem ein Kleingewerbe gegründet oder haben sich selbständig gemacht? Sie wissen nicht, welche Regeln Kleingewerbetreibende, Freiberufler und Solo-Selbständige bei ihrer Buchhaltung beachten müssen? Wir beantworten Ihre Fragen.

1.  Wann bin ich Kleinunternehmer?

Sie sind Kleinunternehmer, wenn Sie selbständig, gewerblich oder freiberuflich tätig sind und bestimme Umsatzgrenzen nicht überschreiten (mehr dazu unter Punkt 3).

Als Kleinunternehmer

  • weisen Sie auf Ihre Rechnungen keine Umsatzsteuer aus.
  • zahlen Sie keine Umsatzsteuer an das Finanzamt.
  • können Sie sich keine gezahlte Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückzahlen lassen.
  • haben Sie eine vereinfachte Buchführungspflicht.

2.  Welche Regeln gelten für Kleinunternehmer?

So vereinfacht die Auflagen hinsichtlich Buchhaltung auch sind, so müssen sich Kleinunternehmer trotzdem an bestimme Regeln halten:

  • Die Geschäfte eines Kleinunternehmers müssen so dokumentiert werden, dass daraus Schlüsse auf Art und Umfang des Geschäfts sowie der allgemeinen Ertrags- und Vermögenslage gezogen werden können.
  • Kundenkorrespondenz, Belege und Rechnungen müssen stets aufbewahrt werden.
  • Sollten Sie im Vorjahr einen Umsatz einschließlich der darauf anfallenden Umsatzsteuer zwischen 17.500 € und 50.000 € erwirtschaftet haben können Sie eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) abgeben. Zur EÜR werden die Belege des Vorjahres hinzugefügt. Freiberufler können unabhängig vom Umsatz immer eine EÜR abgeben.

Auch wenn Sie als Kleinunternehmer von der Bilanzierung befreit sind ist eine zeitnahe und aktuelle Buchführung wichtig, um nicht den Überblick über die eigene finanzielle Lage zu verlieren.

Tipp:

Es ist schon hilfreich, sämtliche Belege und Rechnungen an einem zentralen Platz abzulegen.  Dies kann ein realer Platz  (wie  ein Ordner) oder ein digitaler Speicherplatz (z.B. ein Online-Buchhaltungsprogramm wie Papierkram) sein.  Die Ablage an einem digitalen Platz hat den Vorteil, dass die Gefahr der Unübersichtlichkeit oder gar des Verlustes Ihrer Belege deutlich reduziert wird, da die Belege in einem geschützten Rechenzentrum gelagert werden. Genau für diesen Zweck stellt Papierkram ein ausgefeiltes Belegmanagement bereit. 

3.  Was ist das Besondere an der Buchführung für Kleinunternehmer?

Selbständige, Gewerbetreibende und Freiberufler können gemäß § 19(1) UStG die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, wenn Ihr Umsatz einschließlich der darauf anfallenden Umsatzsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr die Summe von 17.500 € / Jahr nicht übersteigen hat und im darauffolgenden Jahr die Summe von 50.000 € nicht übersteigen wird. Hierbei handelt es sich um eine Vereinfachungsregelung im Umsatzsteuerrecht. (Klein-)Unternehmer mit geringen Umsätzen haben hiermit die Möglichkeit, weiterhin als Nichtunternehmer behandelt zu werden. Nimmt man die Kleinunternehmerregelung in Anspruch, ist man nicht mehr vorsteuerabzugsberechtigt und darf keine Mehrwertsteuer/Umsatzsteuer auf die Rechnungen aufschlagen. In diesem Fall muss lediglich eine Steuererklärung abgegeben werden. Man kann sich auch entscheiden, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten, obwohl man die Bedingungen dafür erfühlt. In diesem Fall kann man wieder Mehrwehrsteuer auf die Rechnungen aufschlagen.

Ab einem Betrag darüber (mehr als 17.500 € aber weniger als 50.000 € pro Jahr) kann eine einfache Buchführung nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung  (EÜR) verwendet werden.  Dabei wird auf die doppelte Buchführung verzichtet, es werden lediglich  die Ausgaben von den Einnahmen abgezogen und beim Finanzamt die Anlage EÜR zusätzlich zur Steuererklärung abgegeben.

Ab einem Umsatz von über 50.000 € pro Jahr liegt die Buchführungspflicht vor. Das bedeutet, dass ab hier zum Jahresende eine Bilanz (Gegenüberstellung von Vermögensgegenständen und Schulden) und eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellt werden muss. Freiberufler sind hiervon befreit und können weiterhin eine EÜR abgeben.

Also, noch einmal ganz kurz:

  • Umsatz im Vorjahr unter 17.500 € und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 50.000 € = Kleinunternehmerregelung  (es muss lediglich eine Steuererklärung abgegeben werden)
  • Umsatz im Vorjahr zwischen 17.500 € und 50.000 € = Einnahmen-Überschuss-Rechnung (Anlage EÜR) mit der Steuererklärung beim Finanzamt abgeben
  • Umsatz im Vorjahr über 50.000 € = Buchführungspflicht (Erstellung von Bilanz und GuV). Freiberufler können weiterhin die EÜR verwenden.

Kleinunternehmerregelung
Der erzielte Umsatz ist ausschlaggebend für Ihre Form der Buchhaltung.

4.  Was sind die Vorteile der Kleinunternehmerregelung?

Als Kleinunternehme müssen Sie keine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt abgeben. Die Kleinunternehmerregelung stellt zudem einen Wettbewerbsvorteil dar. Im Vergleich zu Unternehmen, die die Umsatzsteuer berechnen und abführen müssen, können Sie als Kleinunternehmer  Ihre Waren und Dienstleistungen günstiger anbieten.  Oder Sie bieten sie zum gleichen Preis an und behalten mehr vom Gewinn.

Beispiel:

Der Kleinunternehmer Max Mustermann verkauft in seinem Online-Shop Handtücher an Kunden zum Preis von 10 €. Während konkurrierende Unternehmen zwecks Mehrwertsteuer 19 % aufschlagen und dementsprechend 11,90 € verlangen müssen, kann Max mithilfe der Kleinunternehmerregelung beim Preis von 10 € bleiben. Ein klarer Preisvorteil.

Aber Achtung, wer bei der Anmeldung einer selbständigen, gewerblichen oder freiberuflichen Tätigkeit auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, ist mindestens 5 Jahre an diesen Verzicht gebunden.

5.  Was gibt es bei der Kleinunternehmerregelung zu beachten?

Da Sie unter der  Kleinunternehmerregelung keine Umsatzsteuer auf Ihre Waren und Dienstleistungen berechnen, können Sie bei Geschäften mit vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen und bei Anschaffungen für Ihr Unternehmen keine Vorsteuer abziehen.

Der Umsatz ist zudem auf das Jahr hochzurechnen. Wer also seine Tätigkeit als Kleinunternehmer mitten im Jahr aufnimmt und weniger als 17.500 € Umsatz erwirtschaftet kann unter Umständen trotzdem aus der Kleinunternehmerregelung rausfallen.

Umsatz hochrechnen

Beispiel:

Max Mustermann hat seine Tätigkeit als Unternehmer im laufenden Jahr begonnen (beispielsweise am 1. Juli) und erwartet einen Umsatz für den Rest des Jahres von 10.000 . Diese 10.000 € sind allerdings auf einen Jahresgesamtumsatz hochzurechnen.

6/12 Monaten = 10.000

12/12 Monaten = 20.000

Da dieser (hochgerechnete) Umsatz über 17.500 € liegt, fällt Max nicht mehr unter die  Kleinunternehmerregelung und müsste die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nutzen.

Und wie kann ich sicher gehen, all diese Regeln zu beachten?

Als Kleinunternehmer hängen die Regeln, die für Ihre Art der Buchhaltung gelten, von Ihrem erzielten Umsatz ab. Ein Überblick über die eigenen Finanzen im laufenden oder vergangenen Kalenderjahr ist daher essentiell. Um sich diesen Überblick zu verschaffen gibt es mehrere Möglichkeiten. Sie können akribisch Ihre Einnahmen und Ausgaben auf Papier oder in Excel aufschreiben. Oder ein geeignetes Tool übernimmt diese Aufgabe für Sie. 

Das Dasein als Kleinunternehmern hat auf jeden Fall Vorteile für Sie, die Sie auch nutzen sollten. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg!

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