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Anforderungen an Belege und Quittungen in der Buchhaltung

11. Mai 2015

Die Belege für die Buchhaltung, die steuerwirksam sind, müssen sortiert werden. Das hilft Ihnen als Unternehmer oder Ihrem Steuerberater bei der Steuererklärung sowie dem Finanzamt bei einer eventuellen Prüfung. Die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre. Die Kosten für einen Steuerberater sinken in der Regel, wenn die Belege kontiert abgeliefert werden.

Die Kontierung können Sie als Unternehmer nach Sachgebieten vornehmen. Ein Steuerberater wird Sie entsprechend beraten. Die Sachgebiete unterscheiden sich unter anderem nach steuerlichen Gesichtspunkten, beispielsweise nach Rechnungen mit und ohne Mehrwertsteuer (auf Mieten entsteht in der Regel keine Mehrwertsteuer, aber auch nicht auf Porto). Eine Kontierung könnte wie folgt aussehen:

  • Büromiete und Nebenkosten
  • Pkw
  • Materialeinkauf
  • Porto
  • Gehälter und Provisionen
  • Spesen und Bewirtung
  • Sonstiges

Das Überprüfen auf Korrektheit erfolgt unter anderem durch den Abgleich mit Bestellungen, Lieferscheinen und Zahlvorgängen. Eine Rechnung, die dem Steuerberater vorgelegt wurde, muss schließlich nicht zwingend bezahlt worden sein. Natürlich haben Lieferscheine in der Buchführung nichts verloren. Sie sollten lediglich, wenn Sie die Rechnung abheften, deren tatsächlich erfolgte Bezahlung überprüfen. Des Weiteren sind die folgenden Fragen wichtig:

  • Ist die Rechnung korrekt? Sie muss eine Rechnungsnummer sowie die Steuernummer und Anschrift des Rechnungsstellers enthalten.
  • Ist die Umsatzsteuer ausgewiesen? Das betrifft Beträge über 150 Euro (siehe unten).
  • Stimmt der Leistungszeitraum?
 

Bewirtungsbelege

Für Bewirtungsbelege, die Sie steuerlich geltend machen können, gelten gesonderte Vorschriften. Sie müssen zunächst einmal den Anforderungen einer Rechnung wie oben entsprechen, zusätzlich gehören folgende Angaben zum Bewirtungsbeleg:

  • Quittung über Trinkgeld, wenn Sie dieses steuerlich geltend machen möchten (das ist erlaubt, aber nur gegen Quittung)
  • Aufführung aller Personen (namentlich), die bewirtet wurden
  • Anlass der Bewirtung (reines “Geschäftsessen” genügt meistens nicht)
  • Ort und Zeit der Bewirtung

Der Bewirtungsbeleg muss natürlich aus der Registrierkasse kommen. Damit weist er die Mehrwertsteuer ebenso wie die verzehrten Speisen und Getränke automatisch aus.


Wichtige Informationen zu einer Rechnung

Für Abschreibungsvorgänge ist es wichtig, einzelne Rechnungen nochmals gesondert einem Sachgebiet zuzuordnen. Das betrifft zunehmend die IT-Hardware, aber auch Fahrzeuge, Büromöbel und weitere Investitionsgüter. Diese unterliegen jeweils gesonderten Abschreibungszeiträumen. Da ein Steuerberater oder Buchhalter von einzelnen Teilen gerade der IT nicht viel weiß, ist es hilfreich, diese zu kennzeichnen, beispielsweise mit “IT-Hardware” oder “IT-Software”, “Fahrzeugzubehör” oder “Büromöbel”. Eine extra Kontierung lohnt sich hierfür in der Regel nicht, da solche Sachen eher selten angeschafft und zunächst nur steuerlich wirksam den Konten “Büro” oder “Fahrzeug” zugeordnet werden.


Rechnungen über und unter 150 Euro

Für Kleinbetragsrechnungen unter 150 Euro gelten vereinfachte Vorschriften. Die vorgedruckten Quittungsbelege der Copyshops und Schreibwarenhändler oder der Taxifahrer genügen. Ein gesonderter Ausweis der Mehrwertsteuer ist nicht erforderlich, auch wenn diese natürlich geltend gemacht wird. Sie wird lediglich prozentual angegeben. Das wiederum ist zwingend, weil beispielsweise auf Bücher der ermäßigte Mehrwertsteuersatz von 7 % gilt.

Kontakt

Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, falls Sie Fragen, Kommentare und Anregungen zu Papierkram oder unseren Artikeln haben. Wir stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung.

Ansprechpartner
Dr. Michael Kaiser

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