Aufbewahrung und Archivierung elektronischer Unterlagen

21. August 2017

Im Zuge der Digitalisierung steigt die Zahl der elektronisch bereitgestellten bzw. versandten Belege zunehmend an. Oft steht dem Kunden mittlerweile auch keine Alternative in Form eines Papierbelegs mehr zur Verfügung.

Für Unternehmer bedeutet dies, dass Sie Ihre Geschäftsprozesse zunehmend an die neuen Gegebenheiten anpassen müssen, da die in der Vergangenheit auch von der Finanzverwaltung stets akzeptierten Papierbelege wegfallen.

Erleichtert wird die Umstellung der Geschäftsprozesse durch die jüngst verabschiedeten Gesetzgebungsverfahren, durch welche die Digitalisierung auch bei der Finanzverwaltung angekommen ist. Das Finanzamt erkennt nun auch elektronische Unterlagen (bspw. PDF-Dokumente) an. Allerdings wird durch die Finanzverwaltung gefordert, dass die digitalen Belege durch den Unternehmer auf Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft werden und im Original-Datenformat während der Aufbewahrungsfrist bereitgestellt werden können. Zudem ist die Prüfung durch den Unternehmer zu dokumentieren. Ideal eignen sich hierzu Dokumentenmanagementsysteme, da diese auf die erforderliche Dokumentation ausgelegt sind.

Unternehmer, die keinen Zugriff auf ein Dokumentenmanagementsystem haben, können dieses durch einen streng festgelegten Prüfungsprozess, der entsprechend umgesetzt wird, ersetzen. Eingangsbelege sind hierzu bei Erhalt zu prüfen und sofern ordnungsgemäß im Anschluss an einem festgelegten Speicherort abzulegen und aufzubewahren. Bei entsprechendem Prüfungsprozess kann dieser Speicherort auch das Online Buchhaltungsportal sein, solange sichergestellt ist, dass die Belege dort für mindestens 10 Jahre unveränderbar und verlustsicher archiviert sind. Zusätzlich muss die Original-Datei aufbewahrt werden, damit diese auf Rückfrage des Finanzamts bereitgestellt werden kann.