Dürfen Rechnungen per E-Mail versendet werden?

07. August 2018

Rechnungen schreiben dürfte den Teil der Buchhaltung darstellen, den man als Selbstständiger am liebsten erledigt. Schließlich bedeutet das Schreiben und Absenden einer Rechnung, dass das in Rechnung gestellte Geld üblicherweise bald aufs Konto fließen wird.

Wenn Du nun eine Rechnung nach dem Abschließen per Mail versendest, dann erreicht die Rechnung den Kunden sehr viel früher, als wenn Du das Dokument ausdrucken, in einen Umschlag stecken, eine Briefmarke auf den Umschlag kleben und den Brief zum Briefkasten transportieren würdest, von wo aus er von der Post dem Kunden ein oder zwei Tage später zugestellt wird. Du würdest auf diesem Weg also nicht nur Zeit, sondern auch noch Geld für Druck, Umschlag und Briefmarke sparen und könntest damit rechnen, dass das Geld früher überwiesen wird, wenn die Rechnung früher beim Kunden eintrudelt. Das Versenden per Mail hat also sehr viele Vorteile gegenüber dem Briefversand, aber darf man eine Rechnung einfach so per E-Mail versenden?

Kurz: man darf. Da eine Rechnung seit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 nicht mehr digital signiert werden muss, kann sie dem Kunden ganz einfach per E-Mail und ohne elektronische Signatur zugestellt werden. Ein einfaches PDF genügt. Selbstverständlich muss die Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, aber sobald diese erfüllt sind, steht einem Versand per E-Mail aus rechtlicher Sicht nichts mehr im Wege.
Dasselbe gilt selbstverständlich auch für Angebote und andere Dokumente.

Papierkram macht es Dir an dieser Stelle sehr einfach. Du kannst, wenn die E-Mail Adresse des Kunden in den Kundendaten hinterlegt ist, Angebote und Rechnungen mit einem Klick aus dem System heraus an den Kunden senden. Der Versand wird also direkt nach dem Abschließen der Rechnung vorgenommen, ohne dass Du noch weitere Schritte unternehmen müsstest.
Da Du in den Vorlagen ein Briefpapier hinterlegen kannst, wird die Rechnung automatisch mit allen Informationen und allen Gestaltungselementen erstellt und versendet.

Selbstverständlich kannst Du aber weiterhin Angebote und Rechnungen per Post verschicken, evtl. gibt es Kunden, die darauf Wert legen, oder Du legst Wert darauf, bestimmten Kunden eine Rechnung auf Papier zu schicken. Papierkram lässt Dir die Wahl, ob Du eine Rechnung als PDF herunterladen oder direkt verschicken möchtest. Wenn Du ein Freund der edleren Variante bist und gedrucktes Briefpapier verwenden möchtest, oder wenn Du noch gedrucktes Briefpapier besitzt, das Du gerne verbrauchen möchtest, hast Du zusätzlich die Möglichkeit, jedes Angebot und jede Rechnung ohne eingebundenes Briefpapier zu erstellen und die Rechnungsinformationen auf Dein Briefpapier zu drucken.

Du siehst, Papierkram ist ein sehr flexibles Tool und hat viele Varianten an Bord, wie ein erstelltes Dokument zum Empfänger gelangen kann. Ob ein PDF direkt aus dem System oder über den Mailclient verschickt werden soll, oder ob ein PDF mit Briefpapier erstellt und gedruckt oder in ein existierendes, physisches Briefpapier eingedruckt werden soll, Du hast die Wahl.