Welchen Anforderungen muss eine Rechnung genügen?

29. Juni 2017

Was muss bei der Erstellung einer Rechnung beachten werden? Welche Angaben sind für den Vorsteuerabzug erforderlich? Viele Unternehmer stellen sich immer wieder diese Fragen, insbesondere, wenn die unternehmerische Tätigkeit neu aufgenommen wird.
Daher haben wir euch als Hilfestellung die wichtigsten Punkte zusammengefasst.

Was ist eine Rechnung?

Als Rechnung gilt jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung (bspw. Lieferung von Waren) oder sonstige Leistung (bspw. Erbringung einer Dienstleistung) abgerechnet wird, egal, wie das Dokument vom Aussteller bezeichnet wird (§ 14 Abs. 1 Satz 1 UStG). Zudem kann sich eine Rechnung auch aus mehreren Dokumenten zusammensetzen. Sofern diese Dokumente dann sämtliche Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz enthalten, ist die Rechnung als ordnungsgemäß anzusehen (§ 31 UStDV).

Wer muss bis zu welchem Zeitpunkt eine Rechnung ausstellen?

Das Umsatzsteuergesetz verpflichtet Unternehmer, wenn sie Leistungen an andere Unternehmer erbringen, zur Ausstellung einer Rechnung. Die Rechnung muss spätestens 6 Monate nach Leistungserbringung ausgestellt sein.

Eine kürzere Frist ist bei innergemeinschaftlichen Sachverhalten zu beachten. Zu den innergemeinschaftlichen Sachverhalten zählen sowohl die innergemeinschaftliche Lieferung als auch die innergemeinschaftliche sonstige Leistung (§ 3a Abs. 2 UStG). Rechnungen müssen in diesen Fällen bis zum 15. des Folgemonats der Leistungserbringung ausgestellt sein. In diesen Fällen ist zudem zu beachten, dass zwingend eine USt-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) erforderlich ist, welche auf der Rechnung ausgewiesen werden muss. Ein gesonderter Steuerausweis entfällt in diesen Fällen, dafür muss auf den Grund der Steuerbefreiung hingewiesen werden.

Darüber hinaus besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen. Da ohne Rechnung jedoch regelmäßig keine Zahlung erfolgen wird, solltet ihr auch in diesen Fällen eure Leistung mittels Rechnung abrechnen.

Welche Angaben muss die Rechnung zwingend enthalten?

Jede ausgestellte Rechnung muss zwingend die nachfolgenden Angaben enthalten, damit für den Leistungsempfänger der Vorsteuerabzug gewährleistet ist (§ 14 Abs. 4 UStG) und es sich um eine formal ordnungsgemäße Rechnung handelt:

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
2. die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des leistenden Unternehmers
3. das Ausstellungsdatum
4. eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer
5. Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung
6. Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
7. das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen), sowie jede im Voraus vereinbarte Entgeltminderung (z.B. Skonto), sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist
8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder einen Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Welche Erleichterungen gelten bei Kleinbetragsrechnungen?

Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen, bei denen der Bruttobetrag 250 EUR nicht übersteigt. Die Kleinbetragsgrenze wurde aktuell um 100,00 € angehoben. Da diese Änderung rückwirkend in Kraft tritt, gilt ab 01.01.2017 der Bruttobetrag von 250 € als maßgeblich Grenze. Bis 31.12.2016 gilt ein Bruttobetrag von 150 EUR bis zu welchem die nachfolgenden Angaben ausreichend:

1. vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
2. Ausstellungsdatum
3. Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung
4. Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe
5. anzuwendender Steuersatz oder ggf. Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Die Erleichterungen für Kleinbetragsrechnungen gelten allerdings nicht, wenn Umsätze im Rahmen des grenzüberschreitenden Versandhandels (§ 3c UStG), von innergemeinschaftlichen Lieferungen (§ 6a UStG) oder unter Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens (§ 13b UStG) ausgeführt werden.

Welche Pflichten sind unternehmensintern beim Ausstellen und Empfangen von Rechnungen zu beachten?

Das Umsatzsteuergesetz fordert ein unternehmensinternes Kontrollverfahren (verlässlicher Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung) im Zuge dessen der Empfänger einer Rechnung prüfen muss, ob die Rechnung den 3 nachfolgenden Prüfkriterien standhält:

• Echtheit der Herkunft (= Identität des Rechnungsausstellers muss sicher sein)
• Unversehrtheit des Inhalts (= erforderliche Angaben wurden nicht geändert)
• Lesbarkeit (= während der Aufbewahrungsfrist muss die Lesbarkeit sichergestellt sein)

Dabei ist der Unternehmer in der Ausgestaltung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens frei, solange der oben angesprochene Prüfpfad nachvollziehbar ist. Dies gilt insbesondere für elektronische Rechnungen, sprich Rechnungen die mittels eines elektronischen Formats ausgestellt und empfangen werden. Auch hier müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts nachgewiesen werden können.

Eine gesonderte Hinweispflicht ergibt sich bei Rechnungen an Privatpersonen im Zusammenhang mit Grundstücken. Bei Werklieferung oder sonstigen Leistungen muss die Rechnung einen Hinweis auf die gesonderte 2-jährige Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers enthalten, da die Rechnung in diesen Fällen auch durch die Privatperson aufzubewahren ist.

Was gilt bei Abrechnungen per Gutschrift?

Erstellt der Leistungsempfänger eine Gutschrift, mittels welcher er über an ihn erbrachte Leistungen abrechnet (wird also nicht durch den leistenden Unternehmer abgerechnet), muss das Dokument als Gutschrift bezeichnet sein. Voraussetzung für dieses Verfahren ist, dass die Abrechnung per Gutschrift vereinbart wurde. Wird einer Gutschrift durch den leistenden Unternehmer widersprochen, gilt diese nicht mehr als Rechnung.

Nicht verwechselt werden darf die Gutschrift mit einer Rechnungskorrektur, welche häufig ebenfalls als Gutschrift bezeichnet wird. Eine Rechnungskorrektur liegt in Abgrenzung zu einer Gutschrift immer dann vor, wenn bspw. Minderungen des Entgelts wegen mangelhafter Lieferung oder Leistungen vorgenommen werden.