29. April 2025
Schon seit vielen Jahren hat Papierkram die MagicSuggest-Funktion an Bord, die Beleginformationen automatisch auslesen kann. Bisher war das nur bei E-Rechnungen und PDF Dokumenten mit lesbarem Text möglich.
Ab sofort wird diese Funktion durch eine künstliche Intelligenz ergänzt, mit der mehr Dateiformate und auch Bilder, also Fotos von Quittungen und Belegen, automatisiert ausgelesen werden können. Außerdem können mehr Informationen extrahiert werden, bspw. die Einzelpositionen des Beleges. Der Lieferant eines Beleges wird ebenfalls automatisch erkannt. Die automatische Erkennung ist zudem deutlich genauer als bisher und spart Dir viel Zeit und Arbeit.
Die Extrahierung von Daten aus Dokumenten, die diese Daten in strukturierter, also maschinenlesbarer, Form enthalten, bleibt unverändert. In den Fällen, bei denen strukturierte Daten fehlen, kommt nun künstliche Intelligenz zum Einsatz.
Das neue KI-Modul “MagicSuggest+” macht die Belegerfassung nun deutlich komfortabler und Belege, die als Scan oder Foto vorliegen, lassen sich wesentlich schneller anlegen und verbuchen.
Die Funktion ist zunächst deaktiviert. Wenn Du in die Ansicht springst, in der Du einen neuen Ausgabebeleg anlegst, wird die Funktion als “deaktiviert” angezeigt. Mit einem Klick darauf erscheint ein Hinweisfeld, in dem Du die Funktion aktivieren kannst.
Der Button zeigt nun den Status “Aktiv” an.
Alle Belege ohne strukturierte Daten, die Du nach der Aktivierung hochlädst, werden automatisch gescannt und ausgelesen. E-Rechnungen, also PDF-Rechnungen, die strukturierte Daten enthalten, werden nicht durch die KI gescannt, sondern wir bisher ausgelesen.
Nachdem das Modul aktiviert wurde, kannst Du Belege wie gewohnt hochladen, entweder über Drag and Dop oder über den Upload-Dialog nach einem Klick auf das Anhang-Feld.
Direkt nach dem Upload scannt die KI Deinen Beleg und extrahiert die darin enthaltenen relevanten Beträge und Texte. Das dauert nur wenige Sekunden. Nach dem Scan wird Dir eine Ansicht angezeigt, in der Du eine Zusammenfassung darüber findest, welche Daten ausgelesen wurden. Du kannst hier auch wählen, ob die Belegposten nach Umsatzsteuer sortiert werden sollen oder nicht.
Mit einem Klick auf “Einfügen” werden die extrahierten Daten in das Belegformular übernommen. Es können alle relevanten Daten ausgelesen werden:
Selbstverständlich kannst Du die Daten nach dem Einfügen noch prüfen und gegebenenfalls ändern.
Das KI-unterstütze Belegerkennung kann ab Paket S verwendet werden. In Paket S ist die Nutzung auf 15 Belege im Kalendermonat begrenzt. Ab Paket M können beliebig viele Belege automatisch ausgelesen werden. Wenn Du also mehr als 15 Belegdokumente im Monat hast, die keine strukturierten Daten enthalten, kannst Du ab Paket M alle Belege automatisiert auslesen lassen.
Sobald die neuen Funktionen zur Verfügung stehen, wird mit einem Hinweisfenster im Account darauf hingewiesen, dass MagicSuggest+ für Deinen Account aktiviert wurde.
Erfahrungsberichte von Nutzer:innen, die in den Bereichen Sozialpädagogik, Film, Fernsehen, Rundfunk, Organisation, Design, Fotografie und Webdesign arbeiten.
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