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Aktuelles rund um Papierkram

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Neues Feature: Belege festschreiben 🚀

30. Dezember 2019

Kurz vor dem Jahreswechsel haben wir Papierkram mit einem weiteren neuen Feature ausgestattet, das es Dir im neuen Jahr noch einfacher macht, Deine Buchhaltung GoBD-konform zu fĂĽhren.

Ab sofort mĂĽssen Belege festgeschrieben werden um buchalterisch wirksam zu sein. Das bedeutet, dass die Buchung von Ausgabe- und Einnahmebelege derselben Logik folgt, die Du bereits von den Rechnungen kennst.

In diesem Artikel möchten wir Dir die verschiedenen Varianten des neuen Workflows zum Verbuchen von Belegen erklären.

Zahlungen zu Belegen erfassen

Um Belege zu verbuchen wird nun nicht mehr das Häkchen "bezahlt" aktiviert und der Beleg gespeichert, sondern es muss – analog zu den Rechnungen – eine Zahlung erfasst werden. Das bedeutet auch, dass gebuchte Belege nicht mehr gelöscht, sondern nur noch storniert werden können.

Neue Belegverbuchung

Vollständige Bezahlung

Wurde ein Beleg angelegt und gespeichert, dann erscheint nun am oberen Rand der Ansicht ein Button "Zahlung erfassen". Die Zahlung zu einem Beleg wird mit einem Klick auf den Button erfasst. Nach dem Klick öffnet sich ein Overlayfenster, in dem der geflossene Betrag eingegeben werden kann.

Stimmt der an dieser Stelle eingegebene Betrag mit dem Gesamtbetrag des Belegs ĂĽberein, wird der Beleg restlos verbucht.

Gesamtbetrag eines Belegs verbuchen

Teilzahlungen, Skonto, Schmälerung

Ist der eingegebene Wert geringer als der Gesamtbetrag des Belegs, wird der Beleg zu diesem Zeitpunkt also nur teilweise bezahlt, werden verschiedene Optionen eingeblendet.

In einer Liste kann aus den Optionen "Teilzahlung", "Skonto", "Sonstige" und "Schmälerung" ausgewählt werden. Wird an dieser Stelle die Option "Teilzahlung" ausgewählt, dann ist der Beleg nur teilweise bezahlt und der Restbetrag kann zu einem späteren Zeitpunkt gebucht werden.

Wird nur ein Teil des Gesamtbetrags eines Belegs gebucht, fließt dieser ganz normal zum Zeitpunkt der Buchung in die Buchhaltung ein, auch, wenn der Gesamtbetrag nicht zu einem späteren Zeitpunkt gebucht werden sollte.

Alle Zahlungen zu einem Beleg werden unter dem Punkt "Zahlungen" mit dem entsprechenden Eingangsdatum und der Höhe des verbuchtes Betrages dargestellt.

Die anderen Optionen "Skonto", "Sonstige" und "Schmälerung" lassen keinen Teilbetrag offen. Der Beleg ist bei der Auswahl einer dieser Punkte mit dem eingegeben Betrag vollständig abgeschlossen und verbucht.

Teilzahlung eines Belegs verbuchen

Ăśberzahlung

Ist der eingegebene Betrag höher als der Gesamtbetrag des Belegs, wird eine Warnung von Papierkram ausgegeben. Außerdem wird die Option "Mahnung" eingeblendet. Wenn also ein Beleg inklusive einer Mahngebühr verbucht werden muss, wird der erhöhte Betrag eingegeben und die Option "Mahnung" ist automatisch gesetzt.

Ăśberzahlung eines Belegs

Stornierung von festgeschriebenen Belegen

Wurde eine Zahlung zu einem Beleg erfasst, kann der Beleg – wie eine abgeschlossene Rechnung – nicht mehr geändert oder gelöscht, sondern nur noch storniert werden. Ab sofort bleiben also auch auf der Ausgabenseite und bei den Einnahmen, fĂĽr die Du einen Beleg und keine Rechnung erstellst, alle Buchungen im System erhalten und sind so jederzeit nachvollziehbar. Ist ein Beleg festgeschrieben, wird dies ĂĽber eine Infoleiste ĂĽber dem Inhaltsbereich der Belegansicht angezeigt. Dort findet sich dann der Hinweis "Festgeschrieben: Dieses Dokument ist nicht mehr änderbar".

Ein festgeschriebener Beleg in papierkram

Muss ein Beleg dennoch nach dem Festschreiben geändert werden, besteht die Möglichkeit einer Stornierung. Unter "mehr" kann die Option "stornieren" gewählt werden und der Beleg kann, wie von abgeschlossenen Rechnungen gewohnt, storniert werden.

Durch diese Anpassung bei der Belegverbuchung werden alle Ă„nderungen im System nachvollziehbar. Dadurch hast Du mehr Kontrolle ĂĽber Deine Buchungen und Papierkram vereinfacht Dir damit deutlich, die Regelungen der GoBD einzuhalten.

Die neue Belegverbuchung ist ab sofort in allen Papierkram-Versionen aktiv. Auch in den Free-Accounts werden Belege nun nach der Verbuchung festgeschrieben.

Kontakt

Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, falls Sie Fragen, Kommentare und Anregungen zu Papierkram oder unseren Artikeln haben. Wir stehen Ihnen jederzeit zur VerfĂĽgung.

Ansprechpartner
Dr. Michael Kaiser

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