30. Dezember 2019
Kurz vor dem Jahreswechsel haben wir Papierkram mit einem weiteren neuen Feature ausgestattet, das es Dir im neuen Jahr noch einfacher macht, Deine Buchhaltung GoBD-konform zu führen.
Ab sofort müssen Belege festgeschrieben werden um buchalterisch wirksam zu sein. Das bedeutet, dass die Buchung von Ausgabe- und Einnahmebelege derselben Logik folgt, die Du bereits von den Rechnungen kennst.
In diesem Artikel möchten wir Dir die verschiedenen Varianten des neuen Workflows zum Verbuchen von Belegen erklären.
Um Belege zu verbuchen wird nun nicht mehr das Häkchen "bezahlt" aktiviert und der Beleg gespeichert, sondern es muss – analog zu den Rechnungen – eine Zahlung erfasst werden. Das bedeutet auch, dass gebuchte Belege nicht mehr gelöscht, sondern nur noch storniert werden können.
Wurde ein Beleg angelegt und gespeichert, dann erscheint nun am oberen Rand der Ansicht ein Button "Zahlung erfassen". Die Zahlung zu einem Beleg wird mit einem Klick auf den Button erfasst. Nach dem Klick öffnet sich ein Overlayfenster, in dem der geflossene Betrag eingegeben werden kann.
Stimmt der an dieser Stelle eingegebene Betrag mit dem Gesamtbetrag des Belegs überein, wird der Beleg restlos verbucht.
Ist der eingegebene Wert geringer als der Gesamtbetrag des Belegs, wird der Beleg zu diesem Zeitpunkt also nur teilweise bezahlt, werden verschiedene Optionen eingeblendet.
In einer Liste kann aus den Optionen "Teilzahlung", "Skonto", "Sonstige" und "Schmälerung" ausgewählt werden. Wird an dieser Stelle die Option "Teilzahlung" ausgewählt, dann ist der Beleg nur teilweise bezahlt und der Restbetrag kann zu einem späteren Zeitpunkt gebucht werden.
Wird nur ein Teil des Gesamtbetrags eines Belegs gebucht, fließt dieser ganz normal zum Zeitpunkt der Buchung in die Buchhaltung ein, auch, wenn der Gesamtbetrag nicht zu einem späteren Zeitpunkt gebucht werden sollte.
Alle Zahlungen zu einem Beleg werden unter dem Punkt "Zahlungen" mit dem entsprechenden Eingangsdatum und der Höhe des verbuchtes Betrages dargestellt.
Die anderen Optionen "Skonto", "Sonstige" und "Schmälerung" lassen keinen Teilbetrag offen. Der Beleg ist bei der Auswahl einer dieser Punkte mit dem eingegeben Betrag vollständig abgeschlossen und verbucht.
Ist der eingegebene Betrag höher als der Gesamtbetrag des Belegs, wird eine Warnung von Papierkram ausgegeben. Außerdem wird die Option "Mahnung" eingeblendet. Wenn also ein Beleg inklusive einer Mahngebühr verbucht werden muss, wird der erhöhte Betrag eingegeben und die Option "Mahnung" ist automatisch gesetzt.
Wurde eine Zahlung zu einem Beleg erfasst, kann der Beleg – wie eine abgeschlossene Rechnung – nicht mehr geändert oder gelöscht, sondern nur noch storniert werden. Ab sofort bleiben also auch auf der Ausgabenseite und bei den Einnahmen, für die Du einen Beleg und keine Rechnung erstellst, alle Buchungen im System erhalten und sind so jederzeit nachvollziehbar. Ist ein Beleg festgeschrieben, wird dies über eine Infoleiste über dem Inhaltsbereich der Belegansicht angezeigt. Dort findet sich dann der Hinweis "Festgeschrieben: Dieses Dokument ist nicht mehr änderbar".
Muss ein Beleg dennoch nach dem Festschreiben geändert werden, besteht die Möglichkeit einer Stornierung. Unter "mehr" kann die Option "stornieren" gewählt werden und der Beleg kann, wie von abgeschlossenen Rechnungen gewohnt, storniert werden.
Durch diese Anpassung bei der Belegverbuchung werden alle Änderungen im System nachvollziehbar. Dadurch hast Du mehr Kontrolle über Deine Buchungen und Papierkram vereinfacht Dir damit deutlich, die Regelungen der GoBD einzuhalten.
Die neue Belegverbuchung ist ab sofort in allen Papierkram-Versionen aktiv. Auch in den Free-Accounts werden Belege nun nach der Verbuchung festgeschrieben.
Erfahrungsberichte von Nutzer:innen, die in den Bereichen Sozialpädagogik, Film, Fernsehen, Rundfunk, Organisation, Design, Fotografie und Webdesign arbeiten.
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