Nie mehr Chaos - Wie du mit dem Papierkram-Posteingang deine Belegverwaltung effektiver machst

22. März 2016

Der Posteingang in deinem Papierkram-Account ist ein effektives Tool, um deine Belege einfach und bequem abzulegen. Jeder Papierkram-Account verfügt über eine eigene E-Mail Adresse, die nach dem Muster zufälligezeichen@posteingang.papierkram.de aufgebaut ist. Diese Adresse findest Du unter Übersicht > Posteingang nach einem Klick auf den Button "E-Mail empfangen".

An den Posteingang kannst Du E-Mails senden, allerdings nur Mails, die einen Dateianhang als PNG, JPG, JPEG, GIF, BMP oder PDF haben. E-Mails ohne Anhang und E-Mails mit Anhängen anderer Dateitypen werden aus Sicherheits- und Spamgründen herausgefiltert.

Per E-Mail erhaltene Belege weiterleiten

Rechnungen, die du per E-Mail erhältst, kannst du, um den Weg über „Anhang speichern“ und “Datei hochladen“ abzukürzen, einfach an diese Adresse weiterleiten. Damit du Dir die kryptische Adresse nicht merken musst, kannst du einen Kontakt erstellen, den Du bspw. „Buchhaltung“ nennst, dann kannst du, wenn Dich eine E-Mail mit einer angehängten Rechnung erreicht, diese mit wenigen Klicks an deine Buchhaltung schicken.

Du hast auch die Möglichkeit, eine permanente Weiterleitung einer bestimmten E-Mail Adresse an deinen Papierkram-Posteingang anzulegen. Wenn du über eine eigene Domain verfügst, kannst du bei Deinem Provider eine Adresse anlegen, die du bspw. buchhaltung@deinedomain.de nennst und richtest für diese Adresse eine serverseitige Weiterleitung an die Adresse Deines Posteingangs bei Papierkram ein. So kannst du deinen Lieferanten und Geschäftspartnern diese Adresse mitteilen und diese können Rechnungen direkt an deinen Papierkram-Account schicken. Damit du nicht ständig nachschauen musst, ob hier etwas angekommen ist, empfiehlt es sich, die Mails an diese Adresse gleichzeitig an deine normale Adresse weiterzuleiten.

Wenn du Outlook 2010/2013 nutzt, kannst du die QuickSteps verwenden. Dazu öffnest du den Tab "Start" in der Menüleiste und wählst unter "QuickSteps" "Neuer QuickStep -> Weiterleiten an" aus. Danach gibst du dort die E-Mail Adresse deines Papierkram-Posteingangs an und vergibst einen Namen für den QuickStep, bspw. "Papierkram Beleg".
Ist der QuickStep eingerichtet, reicht es aus, eine E-Mail mit einem Beleg zu markieren und auf den QuickStep "Papierkram Beleg" zu klicken. Der Beleg wird versendet, in Papierkram archiviert und kann dort sofort weiter bearbeitet werden.

Papierbelege scannen und per Mail versenden

Wenn du Papierbelege erfassen musst, ist der Posteingang ebenfalls ein nützliches Werkzeug, um dir die Arbeit zu erleichtern und das Erfassen von Belegen zu beschleunigen. Viele Scanner haben eine Scan-to-E-Mail Funktion, mit der du das Dokument nach dem Scannen direkt verschicken kannst. So kannst du auch einen größeren Stapel Belege bequem einscannen und direkt in deinem Papierkram-Account erfassen. Scanner, mit denen so etwas möglich ist, sind bspw. der Fujitsu ScanSnap iX500 und der Fujitsu ScanSnap S1300i.

Scanner für Belegverwaltung mit E-Mail Funktion

Unter Windows gibt es eine Funktion namens „Windows-Fax und –Scan“, mit der du, sollte dein Scanner den direkten E-Mail Versand der gescannten Dokumente nicht unterstützen, die Dokumente ebenfalls direkt nach dem Scannen versenden kannst. Du findest dieses Programm unter „Windows-Zubehör“.

Papierbelege mit dem Smartphone scannen und versenden

Papierbelege mit dem Handy scannen

Solltest du keinen Scanner besitzen, kannst du selbstverständlich auch dein Smartphone verwenden, um den Beleg abzufotografieren und das Bild per Mail zu versenden. Für jedes Smartphonebetriebssystem gibt es – in vielen Fällen kostenlose – Scan-Apps, die das Foto als PDF speichern und mit denen sich die Dateien direkt per Mail versenden lassen. Der TinyScan bspw. ist für Android und iPhone kostenlos.

Du kannst eine E-Mail mit mehreren Belegen im Anhang versenden. Papierkram legt nicht für jede E-Mail einen Eintrag in der Posteingangsliste an, sondern für jedes Dokument. Wenn du also fünf Belege abfotografierst oder scanst, kannst du alle fünf Dokumente in einer E-Mail versenden.

Einen Beleg aus dem Posteingang heraus erstellen

Wenn sich die Dokumente in deinem Posteingang bei Papierkram befinden, wählst Du eine Dokument aus und siehst direkt im Vorschaufenster auf der rechten Seite, um welchen Beleg es sich handelt. Mit einem Klick auf den Button „Als Beleg ablegen“ wechselst du in den Screen, in dem du die Informationen und Positionen dazu eingibst und den Beleg speicherst.