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Rechnungen als Grafikdesigner:in erstellen

11. Oktober 2021

Als selbstständige Grafikdesignerin oder selbstständiger Grafikdesigner kombinierst Du Kreativität mit kommunikationstheoretischem Wissen. Dein Herzblut und Deine Zeit fließen in Dein künstlerisches Schaffen. Es warten aber auch viele organisatorische Aufgaben auf Dich. Denn auch Angebotserstellungen und das Schreiben von Rechnungen sind Joballtag wie in allen Branchen.
Wir von Papierkram geben Dir in diesem Artikel Tipps zu diesen Themen und bieten Dir als Nutzerin oder Nutzer von Papierkram die Möglichkeit, Rechnungen zu erstellen, die gratis, einfach, smart anpassbar und rechtlich korrekt sind!


Das ist wichtig bei Deiner Rechnungsstellung

Grafikdesignerinnen und Grafikdesigner entwickeln kreative Lösungen und Ideen. Sie kreieren Logos, gestalten Flyer, Broschüren, Websites und Kataloge. Sie wissen, wie sie Menschen ansprechen, begeistern und über Produkte und Dienstleistungen informieren. Dabei setzen sie verschiedene Bildbearbeitungs und -gestaltungssoftware ein oder zeichnen von Hand. Aber Grafikdesignerinnen bzw. Grafikdesigner müssen als Selbstständige natürlich auch Angebote kalkulieren und Rechnungen erstellen.

Darauf musst Du achten
Zeiterfassung

Erfasse Deine Arbeitszeiten genau. So sorgst Du für die notwendige Transparenz und weißt, wie viel Zeit Du in den Job investiert hast. Du kannst am Ende dann selbst entscheiden, wie viele Arbeitsstunden tatsächlich auf Deiner Rechnung stehen. Bei Papierkram ist ein entsprechendes Zeiterfassungsmodul bereits integriert, so dass Du Zeiten für unterschiedliche Aufgaben und Projekte ganz einfach erfassen und speichern kannst. Die gespeicherten Zeiten können dann mit einem Klick in eine Projektrechnung übernommen werden.

Rechnungserstellung

Fürs Finanzamt gehörst Du als Grafikdesignerin bzw. als Grafikdesigner zur Gruppe der freien Berufe. Deine Rechnungen müssen bestimmte und vorgeschriebene Inhalte enthalten. Damit die Rechnungserstellung einfacher und zeitsparender wird, kannst Du eine Vorlage verwenden. Papierkram hat einen komfortablen und einfach zu bedienenden Rechnungsdesigner an Bord. Deine erfassten Zeiten werden direkt in entsprechende Rechnungspositionen übernommen.

Versand steuerrechtlich korrekter Rechnungen

Deine Rechnungsübermittlung kann ohne Probleme per E-Mail stattfinden. Somit digitalisierst Du Deine Rechnung. Dabei musst Du die gesetzlichen Grundlagen beachten. Mit Papierkram erstellst Du steuerrechtlich korrekte Rechnungen – auch für EU- und Drittländer.

Fristen einhalten

Beachte, dass Du innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung für Deine erbrachte Leistung schreibst. Papierkram hilft Dir, den Projektstatus und den Zahlungsstatus der erstellten Rechnungen zu verfolgen und erinnert Dich automatisch an überfällige Rechnungen.

Was ist eine ordnungsgemäße Rechnung?

Rechnungen sind nach § 14 Abs. 1 UStG alle Dokumente, mit denen Lieferungen und Leistungen abgerechnet werden. Rechnungen musst Du nicht in Papierform erstellen, sondern Du kannst sie auch – mit der Zustimmung des Empfängers – elektronisch übermitteln. Grundsätzlich sind Unternehmerinnen und Unternehmer dazu verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Lieferung bzw. der Leistung eine Rechnung auszustellen.

Bei jeder Rechnung musst Du die Identität des Rechnungsausstellers gewährleisten. Das bedeutet: die Echtheit der Herkunft. Außerdem musst Du die Lesbarkeit und die Unversehrtheit des Inhalts sicherstellen. Die „Unversehrtheit des Inhaltes“ heißt, dass keine Pflichtangaben einer Rechnung verändert werden.

Deine Pflichtangaben in der Grafikdesigner-Rechnung

Die Anforderungen an Rechnungen, die Du als Designerin oder Designer erstellst, unterscheiden sich nicht maßgeblich von denen anderer Branchen. In einigen Fällen gelten jedoch spezifische Regelungen. Grundsätzliche und spezifische Vorschriften werden im Folgenden angesprochen.

Damit Deine Grafikdesigner-Rechnung rechtskonform ist, muss sie folgende Pflichtangaben enthalten:

  • Deinen vollständigen Namen und die Anschrift.
  • Den vollständigen Namen und die Anschrift des Rechnungsempfängers.
  • Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
  • Das Datum der Rechnungserstellung.
  • Eine eindeutige Rechnungsnummer – am besten fortlaufend.
  • Die Art und Menge Deiner erbrachten Grafik-Leistung.
  • Die Dauer Deiner erbrachten Grafik-Leistung in Stunden, sofern zutreffend.
  • Das Datum der Lieferung/Leistung. Sofern dies mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt, reicht hier ein Hinweis aus.
  • Das anfallende/entsprechende Entgelt (Deine Grafikdesign-Preise) für jede einzelne Rechnungsposition plus gültigen Steuersatz und Gesamtbetrag.
  • Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.
  • Nennung einer Zahlungsfrist.
  • Der Hinweis auf den Grund der fehlenden Angabe der Umsatzsteuer, falls Du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machst.

Du musst darauf achten, dass alle Pflichtangaben auf der Rechnung enthalten sind! Denn wenn eine dieser Angaben fehlt, kann der Rechnungsempfänger die Zahlung des Betrags so lange verweigern, bis Du eine korrekte Rechnung ausgestellt hast.

Design-Leistungen mit 7 % Umsatzsteuer

Als Grafikdesignerin bzw. Grafikdesigner kannst Du neben der Vergütung für die eigentliche Leistung auch die künftigen Nutzungsrechte in Rechnung stellen.

Für Urheberrechte und deren Nutzung gilt ein reduzierter Mehrwertsteuersatz von 7 Prozent. Das bedeutet, künstlerische Werke wie Fotografien, Illustrationen oder Texte können grundsätzlich mit 7 % Umsatzsteuer abgerechnet werden.

Stellt die künstlerische Leistung allerdings keine eigenständige Einzelleistung, sondern nur einen Teil einer anders zu besteuernden Gesamtleistung dar, dann muss der Steuersatz der Hauptleistung auch für die künstlerische Leistungen zugrunde gelegt werden.

Aufbewahrung einer Rechnung

Du musst als verantwortliche Person eine Kopie der ausgestellten Rechnung nach § 14 Abs. 1 Satz 1 UStG zehn Jahre lang aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, indem Du die Rechnung der Leistungsempfängerin bzw. dem Leistungsempfänger ausgestellt hast.

Ist die Leistungsempfängerin eine Unternehmerin bzw. der Leistungsempfänger ein Unternehmer, beträgt die Aufbewahrungsfrist ebenfalls zehn Jahre.

Ist die Leistungsempfängerin bzw. der Leistungsempfänger eine private Person, ist sie verpflichtet, nach § 14b Abs. 1 Satz 5, die Rechnung zu Steuerzwecken für eine Dauer von zwei Jahren aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflicht beginnt hier ebenfalls mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung empfangen wurde.

Deine Vorteile bei Papierkram

Mit unserer Rechnungsvorlage schreibst Du einfach, schnell und smart korrekte Rechnungen. Alle Pflichtangaben sind automatisch enthalten und die Dokumente werden GoBD-konform gespeichert und abgelegt. Als Designerin oder Designer legst Du sehr wahrscheinlich besonderen Wert auf eine ansprechende und individuelle Gestaltung Deiner Dokumente. Mit Papierkram sind Dir beim Dokumentenlayout fast keine Grenzen gesetzt.

Foto: Anthony Shkraba, Pexels.com

Kontakt

Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, falls Sie Fragen, Kommentare und Anregungen zu Papierkram oder unseren Artikeln haben. Wir stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung.

Ansprechpartner
Dr. Michael Kaiser

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