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Umsatzsteuervoranmeldungen – Pflichten und Wahlrechte des Unternehmers

Unternehmer sind grundsätzlich ab Aufnahme ihrer unternehmerischen Tätigkeit verpflichtet, Umsatzsteuervoranmeldungen beim Finanzamt abzugeben. Damit ist auch die Thematik der Umsatzsteuervoranmeldung ab dem ersten Tag für jeden Unternehmer von Interesse. Da die unternehmerische Tätigkeit bereits mit den Vorbereitungshandlungen beginnt, sodass auch die Vorsteuerbeträge aus den „Erstinvestitionen“ geltend gemacht werden können, sollte man sich rechtzeitig mit der Thematik auseinandersetzen.

Der reine Abgabeprozess von Umsatzsteuervoranmeldungen stellt dabei für die meisten Unternehmer keine große Hürde dar, da diese auf elektronischem Weg an das Finanzamt übermittelt werden müssen. Die dafür erforderliche Software Elster wird kostenlos von der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellt. Durch den Einsatz einer guten Buchhaltungssoftware kann dieser Prozess nahezu automatisiert werden, da die Werte aus der Buchhaltung in die Felder des Steuerformulars übertragen werden können.

Die rechtlichen Abgabepflichten sind im Gegensatz zum Abgabeprozess komplexer. Zunächst differenziert das Umsatzsteuergesetz zwischen unterschiedlichen Abgabezeiträumen für die Umsatzsteuervoranmeldungen in Abhängigkeit von der Höhe der Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres (Betrag, welcher nach Saldierung von Umsatzsteuer und Vorsteuer an das Finanzamt zu entrichten ist). Diese untergliedern sich wie folgt:

Abgabezeiträume für Umsatzsteuervoranmeldungen

Zahllast des letzten Kalenderjahres Umsatzsteuervoranmeldungszeitraum
mehr als 7.500 € monatliche Abgabeverpflichtung
mehr als 1.000 € aber nicht mehr als 7.500 € quartalsweise Abgabeverpflichtung
nicht mehr als 1.000 € keine Voranmeldungen – lediglich Umsatzsteuer-Jahreserklärung erforderlich
Erstattung von bis zu 7.500 € quartalsweise Abgabeverpflichtung
Erstattung von mehr als 7.500 € wahlweise monatliche Abgabe

Beispiel

Unternehmer U hat im Kalenderjahr 2016 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen in Höhe von 50.000 € geleistet. Im Kalenderjahr 2017 ist U verpflichtet, seine Umsatzsteuervoranmeldung monatlich abzugeben. Hat U im Kalenderjahr 2016 jedoch nur Umsatzsteuer-Vorauszahlungen in Höhe von 5000 € geleistet, muss U im Kalenderjahr 2017 seine Umsatzsteuervoranmeldungen quartalsweise abgeben.

Eine quartalswiese Abgabe ist jedoch ausgeschlossen, wenn die unternehmerische Tätigkeit neu aufgenommen worden ist. In Fällen von Neugründungen sind im Jahr der Aufnahme der unternehmerischen Tätigkeit sowie im Folgejahr zwingend monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben.

Kleinunternehmer, die nach § 19 UStG nicht der Steuererhebung unterliegen, sind dagegen von der Voranmeldungspflicht komplett befreit, d.h. sie haben lediglich eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung abzugeben.

Grundsätzlich ist die Umsatzsteuervoranmeldung bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums (Monat oder Quartal) abzugeben. Folglich ist die Umsatzsteuervoranmeldung für den Monat Januar bis zum 10. Februar, die Umsatzsteuervoranmeldung für das 1. Quartal bis zum 10. April abzugeben. Zudem ist im Rahmen der Abgabe der Voranmeldung auch der errechnete Zahlbetrag zu entrichten. Bei verspäteter Abgabe der Voranmeldung kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag festsetzen. Dieser liegt regelmäßig zwischen 10 bis 25 Euro je nach Länge und Häufigkeit der Verspätung. Bei verspäteter Zahlung werden Säumniszuschläge fällig, welche für jeden angefangenen Monat 1% des offenen Zahlbetrags betragen.

Auf Antrag haben Unternehmer jedoch die Möglichkeit, die Fristen für die Abgabe der Voranmeldungen sowie die Entrichtung der Vorauszahlungen um 1 Monat zu verlängern. Hier spricht man von der sogenannten Dauerfristverlängerung, welche durch das Finanzamt, außer in begründeten Einzelfällen auch zu gewähren ist. Der Antrag ist ebenfalls elektronisch beim zuständigen Finanzamt zu stellen.

Müssen die Umsatzsteuervoranmeldungen quartalsweise abgegeben werden, genügt ein einmaliger Antrag. In nachfolgenden Kalenderjahren ist dieser nicht zu wiederholen, da die Dauerfristverlängerung weiterhin Gültigkeit hat. Bei monatlichen Voranmeldungen ist die Gewährung der Dauerfristverlängerung jedoch zusätzlich an die Entrichtung einer Sondervorauszahlung in Höhe von 1/11 der Summe der Vorauszahlungen für das vorangegangene Jahr geknüpft. Die Sondervorauszahlung ist zu Jahresbeginn (10. Februar) durch den Unternehmer zu berechnen, anzumelden und zu entrichten

Beispiel

Unternehmer U hat im Kalenderjahr 2016 Umsatzsteuer-Vorauszahlungen in Höhe von 50.000 € geleistet, wobei im Dezember 8.000 € Sondervorauszahlung für 2016 angerechnet worden sind. Um die Sondervorauszahlung für 2017 zutreffend zu berechnen, ist die Summe der Umsatzsteuer-Vorauszahlungen 2016 um die Sondervorauszahlung für 2016 in Höhe von 8.000 € zu erhöhen. Der so errechnet Betrag über 58.000 € stellt die Bemessungsgrundlage für die Sondervorauszahlung 2017 dar, welche 5.272,72 € (1/11 von 58.000 €) beträgt.

Da es sich bei der Sondervorauszahlung nur um eine pauschale Vorauszahlung handelt, wird diese regelmäßig mit der Zahllast im letzten Voranmeldungszeitraum des Kalenderjahres (Dezember) verrechnet.

Beispiel

Die von U im Februar 2017 geleistet Sondervorauszahlung für 2017 in Höhe von 5.727,72 € wird auf die Durch U für Dezember ermittelte Zahllast in Höhe von 6.272,72 € angerechnet. U muss im Dezember lediglich den verbleibenden Restbetrag über 1.000 € an das Finanzamt entrichten.

Erstellt ihr eure Buchhaltung mit Papierkram, besteht für euch die Möglichkeit der automatisierten Weitergabe eurer verbuchten Geschäftsvorfälle in die entsprechenden Felder der Umsatzsteuervoranmeldung. Im Anschluss könnt ihr eure Umsatzsteuervoranmeldung direkt an das Finanzamt weiterleiten, indem ihr die Exportdatei im Elster-Portal hochladet.

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