Was tun, wenn ein Kunde nicht bezahlt?

19. April 2018

Idealtypisch läuft ein Auftrag so ab, dass Du nach einem Gespräch mit dem Kunden ein Angebot erstellst, der Kunde nimmt das Angebot an, Du erledigst den Auftrag, erstellst eine Rechnung, die Rechnung wird innerhalb der Frist bezahlt und kann verbucht werden. Was aber tun, wenn der Auftrag erfüllt wurde, Du die Rechnung geschrieben hast und der Kunde einfach nicht bezahlt? Wir haben in diesem Artikel beschrieben, wie Du in einem solchen Fall vorgehen kannst und wie Dir Papierkram mit den integrierten Mahnfunktionen dabei hilft, an Dein Geld zu kommen.

1. Suche den Kontakt zum Kunden

Bevor Du sofort mit der Mahnung ins Haus fällst, solltest Du zunächst einmal mit dem Kunden in Kontakt treten. Am besten rufst Du einfach einmal an und fragst freundlich nach, aus was für einem Grund die Rechnung noch nicht bezahlt wurde.
Meist lässt sich die Sache dann schnell klären. Vielleicht war jemand in der Buchhaltung krank, die Rechnung wurde verlegt, übersehen oder ist sogar verloren gegangen.

Ein netter Anruf ist anfangs sicher die beste Variante und einem zukünftigen guten Verhältnis zum Kunden sicher zuträglicher, als eine Mahnung, die sofort ins Haus flattert.

Ganz wichtig: cool bleiben! Es wirkt nicht sehr professionell, wenn Du sofort hysterisch wirst, weil eine Rechnung nicht pünktlich bezahlt wurde. Du solltest auf keinen Fall den Eindruck erwecken, dass Du darauf angewiesen bist, dass die Rechnung sofort bezahlt wird.

2. Schicke eine Zahlungserinnerung

Sind nach einer ersten Kontaktaufnahme wiederum einige Tage vergangen, dann solltest Du eine Zahlungserinnerung versenden. Du kannst einfach die Rechnung noch einmal mit dem Betreff "Zahlungserinnerung" versenden. In der E-Mail kannst Du mit einem kurzen Text darauf aufmerksam machen, dass die Rechnung bereits einige Tage überfällig ist.

Eine Zahlungserinnerung sollte betont freundlich und sachlich formuliert sein. Hier gilt wie bei Punkt 1, dass Hysterie und anklagende Formulierungen sehr unprofessionell wirken. Du solltest Formulierungen wie "vielleicht haben Sie vergessen, die Rechnung 666 vom 06.06.2018 zu begleichen ..." oder einen anderen netten Satz verwenden, der zum Ausdruck bringt, dass Du von einem ganz normalen Versehen ausgehst.

Wichtig ist, dass Du eine neue Frist setzt, bis zu der die Rechnung bezahlt sein soll, bspw. eine Woche später. In Papierkram kannst Du dazu einfach auf "nochmals verschicken" klicken und Betreff und Text der Mail entsprechend anpassen. Am besten fügst Du noch einen abschließenden Satz, wie bspw. "Falls Sie den Betrag in der Zwischenzeit überwiesen haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos" ein.

3. Schicke eine Mahnung

Ist das Geld nach der in der Zahlungserinnerung gesetzten Frist immer noch nicht eingegangen, dann solltest Du eine Mahnung schicken.
In Papierkram geht das ganz einfach. Du öffnest die Rechnung an den Kunden und klickst auf "mehr" > "Mahnung erstellen".

Du kannst eine Mahnung - genau wie eine Rechnung - downloaden und über Deinen Mailclient oder direkt über das System verschicken. Möchtest Du den Versand über Papierkram verwenden, hast Du hier vor dem Versenden, wie beim Abschließen einer Rechnung, die Möglichkeit, den Text der Mail anzupassen.

4. Schicke weitere Mahnungen

Wenn der Kunde die Rechnung noch immer nicht bezahlt hat, hast Du die Möglichkeit, weitere Mahnungen zu versenden. In Papierkram sind drei Mahnstufen enthalten. Das ist üblich, aber nicht vorgeschrieben. Mit der vorangegangene Zahlungserinnerung hast Du den Kunden bereits in Verzug gesetzt.

Den Text der Mahnungen kannst Du unter "Einstellungen" > "Dokumentvorlagen" > "erste Mahnung", "zweite Mahnung" und dritte "Mahnung" für jede Mahnstufe ganz einfach anpassen. Es handelt sich um einen Freitext mit Platzhaltern, den Du ganz einfach ändern kannst. Achte aber auch hier darauf, dass der Ton der Formulierungen sachlich bleibt. Wenn Du drei Mahnungen verschicken möchtest, kann die Formulierung von Mahnung zu Mahnung schärfer werden.

Wenn Du Mahnungen verschickst, dann muss der Adressat auch an der Formulierung feststellen können, dass Du darauf bestehst, dass die Rechnung beglichen wird.

5. Immer noch kein Geld auf dem Konto? Jetzt solltest Du Dir Hilfe holen!

Wenn die Mahnungen immer noch keine Reaktion beim Kunden und keinen Geldeingang auf Deinem Konto hervorrufen, dann muss Du wohl oder übel zu härteren Bandagen greifen. Da das Verhältnis zwischen dem Kunden und Dir inzwischen nicht mehr das beste sein dürfte, brauchst Dir keine Gedanken mehr über Nettiquette zu machen.

Der übliche Weg wäre dann, einen Anwalt einzuschalten. Ein Schreiben von einem Anwalt wirkt meistens Wunder, so dass es in den meisten Fällen nicht zu einem Gerichtsverfahren kommt. Ein Anwalt kann Dich aber darüber hinaus auch über die Möglichkeit eines gerichtlichen Mahnverfahrens informieren, falls das Schreiben immer noch keine Reaktion hervorruft. Die Kosten für den Anwalt musst Du allerdings vorstrecken, sie richten sich nach der Höhe des Streitwertes.

Alternativ kannst Du natürlich auch ein Inkassobüro beauftragen. Manche Inkassobüros bieten an, die Rechnung zu begleichen und den Betrag dann wiederum von dem säumigen Kunden einzutreiben. Dafür wird natürlich eine Gebühr fällig. Du bekommst also nur einen verminderten Betrag überwiesen, hast aber dafür die Sache vom Tisch.

Du siehst, Papierkram hält auch für den - üblicherweise zum Glück eher seltenen - Fall, dass der Kunde nach Abschluss des Auftrags nicht bezahlen möchte, viele nützliche Funktionen bereit. Die Mahnfunktionen sind ab der Pro+ Version von Papierkram enthalten.