Ein Arbeitszeugnis ist ein zentrales Dokument im Berufsleben. Es entscheidet oft darüber, ob eine Bewerbung erfolgreich ist, und gleichzeitig ist es für Arbeitgeber:innen ein rechtlich sensibles Thema. Gerade für Unternehmer:innen, Selbstständige und Freelancer:innen ist es wichtig zu wissen, wann ein Anspruch besteht, wie ein Zeugnis aufgebaut sein muss und welche Besonderheiten gelten.
In diesem Glossarartikel findest Du alle relevanten Punkte verständlich erklärt, damit Du sowohl als Aussteller:in als auch als Empfänger:in eines Arbeitszeugnisses rechtssicher und professionell handeln kannst.
Ein Arbeitszeugnis ist eine schriftliche Bescheinigung über ein bestehendes oder beendetes Arbeitsverhältnis. Die gesetzliche Grundlage bildet § 109 der Gewerbeordnung. Danach haben Arbeitnehmer:innen Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis, das klar und verständlich formuliert sein muss.
Gleichzeitig gilt der sogenannte Wahrheitsgrundsatz. Das Zeugnis muss inhaltlich korrekt sein. Außerdem besteht eine Wohlwollenspflicht. Das bedeutet, dass es das berufliche Fortkommen nicht unnötig erschweren darf. Diese Kombination führt dazu, dass sich eine eigene Zeugnissprache entwickelt hat.
Einen gesetzlichen Anspruch haben Arbeitnehmer:innen. Dazu zählen Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte, Minijobber:innen, Auszubildende, Praktikant:innen und Werkstudent:innen. Auch Führungskräfte erhalten selbstverständlich ein Zeugnis.
Bei Geschäftsführer:innen kommt es darauf an, ob sie arbeitsrechtlich als Arbeitnehmer:innen gelten oder organschaftlich bestellt sind. Hier ist eine Einzelfallprüfung notwendig.
Freie Mitarbeitende und echte Freelancer:innen haben grundsätzlich keinen gesetzlichen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Ein Anspruch besteht nur dann, wenn er ausdrücklich im Vertrag vereinbart wurde. Für Unternehmer:innen ist das besonders wichtig, weil ein klassisches Arbeitszeugnis unter Umständen als Indiz für Scheinselbstständigkeit gewertet werden kann.
Man unterscheidet mehrere Zeugnisarten, die unterschiedliche Zwecke erfüllen.
Das einfache Arbeitszeugnis enthält lediglich Angaben zur Person, zur Dauer der Beschäftigung und zur Tätigkeit. Es erfolgt keine Leistungs oder Verhaltensbewertung.
Das qualifizierte Arbeitszeugnis enthält zusätzlich eine Beurteilung der Leistung sowie des Sozialverhaltens. In der Praxis ist dies die häufigste Form.
Ein Zwischenzeugnis wird während eines laufenden Arbeitsverhältnisses ausgestellt, zum Beispiel bei einem Vorgesetztenwechsel, bei einer Beförderung oder wenn Mitarbeitende sich intern oder extern bewerben möchten.
Ein Endzeugnis wird bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses erstellt.
Auszubildende erhalten ein spezielles Ausbildungszeugnis, das ebenfalls qualifiziert sein kann.
Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis folgt einer klaren Struktur, die Personalverantwortliche genau kennen. Eine saubere Reihenfolge ist deshalb wichtig.
Zu Beginn stehen die Einleitung mit Name, Geburtsdatum, Beschäftigungsdauer und Position. Häufig folgt eine kurze Beschreibung des Unternehmens, insbesondere wenn dieses nicht allgemein bekannt ist.
Darauf folgt eine detaillierte Tätigkeitsbeschreibung. Sie sollte vollständig und konkret sein, damit Außenstehende die Verantwortung und den Aufgabenbereich nachvollziehen können.
Anschließend wird die Leistungsbeurteilung formuliert. Hier geht es um Fachwissen, Arbeitsweise, Belastbarkeit, Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und Arbeitsergebnisse.
Danach folgt die Bewertung des Sozialverhaltens gegenüber Vorgesetzten, Kolleg:innen und Kund:innen. Bei Führungskräften wird zusätzlich die Führungsleistung beurteilt, also zum Beispiel Führungsstil, Motivation des Teams und Delegationsfähigkeit.
Abschließend enthält das Zeugnis eine Beendigungsformel. Diese kann den Grund des Ausscheidens nennen, etwa auf eigenen Wunsch oder im gegenseitigen Einvernehmen. Zusätzlich wird häufig Dank ausgesprochen und Erfolg für die Zukunft gewünscht. Obwohl diese Schlussformel rechtlich nicht zwingend vorgeschrieben ist, wird ihr Fehlen oft negativ interpretiert.
Arbeitszeugnisse verwenden standardisierte Formulierungen, die bestimmten Noten entsprechen. Kleine sprachliche Unterschiede haben große Wirkung.
Die Formulierung „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ entspricht der Note sehr gut. Wird das Wort „stets“ weggelassen oder heißt es nur „zu unserer Zufriedenheit“, kann das bereits eine schlechtere Bewertung darstellen.
Auch die Reihenfolge der Leistungsmerkmale ist bedeutsam. Wichtige Kompetenzen stehen üblicherweise am Anfang. Werden sie erst spät oder gar nicht erwähnt, kann das negativ interpretiert werden.
Für Unternehmer:innen bedeutet das, dass jede Formulierung bewusst gewählt werden sollte. Für Arbeitnehmer:innen und Selbstständige in Übergangsphasen lohnt sich eine genaue Prüfung des eigenen Zeugnisses.
Ein Arbeitszeugnis muss schriftlich erstellt und eigenhändig unterschrieben werden. Ein reines PDF ohne Unterschrift genügt nicht. Zwar gewinnen digitale Dokumente an Bedeutung, jedoch ist eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich, wenn vollständig digital gearbeitet werden soll.
Das Zeugnis muss auf offiziellem Geschäftspapier erstellt werden und darf keine Rechtschreibfehler enthalten. Geheimzeichen oder versteckte Hinweise sind unzulässig. Auch äußerliche Mängel wie Flecken, Knicke oder Hervorhebungen dürfen nicht enthalten sein.
Das Datum entspricht in der Regel dem letzten Arbeitstag. Eine falsche Datierung kann als negatives Signal gewertet werden.
Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis entsteht mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Er kann jedoch verwirken, wenn er über einen längeren Zeitraum nicht geltend gemacht wird.
Zusätzlich können tarifvertragliche oder arbeitsvertragliche Ausschlussfristen gelten. Diese sehen vor, dass Ansprüche innerhalb bestimmter Fristen schriftlich geltend gemacht werden müssen. Unternehmer:innen sollten daher Anfragen nicht unnötig verzögern, während Arbeitnehmer:innen ihren Anspruch rechtzeitig einfordern sollten.
Wenn ein Zeugnis inhaltlich falsch oder unvollständig ist, besteht ein Anspruch auf Berichtigung. Arbeitnehmer:innen können eine Anpassung verlangen.
Kommt es zum Streit, entscheidet im Zweifel das Arbeitsgericht. Dabei gilt häufig, dass Arbeitnehmer:innen eine bessere Bewertung darlegen und gegebenenfalls beweisen müssen, wenn sie eine überdurchschnittliche Note verlangen.
Für Unternehmer:innen empfiehlt es sich deshalb, Leistungsbeurteilungen während des Arbeitsverhältnisses zu dokumentieren, damit Bewertungen nachvollziehbar bleiben.
Echte Freelancer:innen haben keinen gesetzlichen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis, da kein Arbeitsverhältnis vorliegt. Stattdessen sind Referenzen oder Empfehlungsschreiben üblich.
Ein klassisches Arbeitszeugnis für freie Mitarbeitende kann problematisch sein, wenn es Merkmale eines Angestelltenverhältnisses widerspiegelt. In solchen Fällen kann das Risiko einer Scheinselbstständigkeit steigen.
Wenn Du als Unternehmer:in mit freien Mitarbeitenden arbeitest, solltest Du klare vertragliche Regelungen treffen und statt eines Arbeitszeugnisses besser eine projektbezogene Referenz ausstellen.
Ein professionell formuliertes Arbeitszeugnis stärkt Deine Arbeitgebermarke. Es zeigt Wertschätzung und Professionalität. Gleichzeitig minimiert es rechtliche Risiken.
Gerade im Recruiting ist ein fairer Umgang mit ausscheidenden Mitarbeiter:innen ein wichtiges Signal an den Markt. Negative Bewertungen auf Bewertungsplattformen entstehen häufig, wenn sich ehemalige Mitarbeitende ungerecht behandelt fühlen.
Auch wenn Du langfristig selbstständig arbeiten möchtest, kann ein gutes Arbeitszeugnis strategisch wichtig sein. Vielleicht planst Du später eine Rückkehr in ein Angestelltenverhältnis oder möchtest Investor:innen Deine berufliche Laufbahn transparent darstellen.
Ebenso spielt ein Zeugnis bei einem Unternehmensverkauf oder bei Finanzierungsverhandlungen eine Rolle, weil es Deine fachliche Kompetenz dokumentiert.
Da Selbstständige in der Regel kein klassisches Arbeitszeugnis erhalten, sind alternative Nachweise entscheidend. Dazu gehören schriftliche Referenzschreiben, Projektbescheinigungen oder strukturierte Empfehlungsschreiben.
Auch Kundenbewertungen, Case Studies, Arbeitsproben und ein professionelles Portfolio können Deine Leistungen glaubwürdig darstellen. Auf beruflichen Netzwerken veröffentlichte Empfehlungen ergänzen diese Nachweise sinnvoll.
Diese Dokumente sind oft flexibler und können unternehmerische Erfolge sogar präziser darstellen als ein standardisiertes Arbeitszeugnis.
Ein Arbeitszeugnis ist ein rechtlich anspruchsvolles und gleichzeitig strategisch wichtiges Dokument. Unternehmer:innen müssen es korrekt, wohlwollend und wahrheitsgemäß formulieren. Arbeitnehmer:innen sollten es sorgfältig prüfen und gegebenenfalls korrigieren lassen.
Für Selbstständige und Freelancer:innen ist entscheidend zu wissen, dass sie meist keinen gesetzlichen Anspruch auf ein klassisches Zeugnis haben, jedoch durch Referenzen und Projektbescheinigungen gleichwertige Nachweise schaffen können.
Wer die rechtlichen Grundlagen, die formalen Anforderungen und die Feinheiten der Zeugnissprache kennt, ist sowohl rechtlich abgesichert als auch professionell aufgestellt.
Ja. Arbeitnehmer:innen haben bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses einen gesetzlichen Anspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis. Dieser Anspruch ergibt sich aus § 109 der Gewerbeordnung. Auf Wunsch kann ein einfaches oder ein qualifiziertes Arbeitszeugnis verlangt werden.
Das einfache Arbeitszeugnis enthält nur Angaben zur Person, zur Dauer der Beschäftigung und zur Tätigkeit. Das qualifizierte Arbeitszeugnis bewertet zusätzlich die Leistung und das Sozialverhalten. In der Praxis wird fast immer ein qualifiziertes Arbeitszeugnis verlangt, da es für Bewerbungen deutlich aussagekräftiger ist.
Nein, echte Freelancer:innen haben grundsätzlich keinen gesetzlichen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis, da kein Arbeitsverhältnis vorliegt. Ein Anspruch besteht nur, wenn er vertraglich vereinbart wurde. Stattdessen sind Referenzen oder Empfehlungsschreiben üblich.
Ein Arbeitszeugnis muss inhaltlich korrekt sein und darf keine falschen Angaben enthalten. Gleichzeitig darf es das berufliche Fortkommen nicht unnötig erschweren. Deshalb hat sich eine spezielle Zeugnissprache entwickelt, die Bewertungen indirekt ausdrückt.
Formulierungen wie „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ entsprechen in der Regel der Note sehr gut. Wird beispielsweise das Wort „stets“ weggelassen, kann das bereits eine schlechtere Bewertung bedeuten. Kleine sprachliche Unterschiede haben daher große Wirkung.
Rechtlich vorgeschrieben ist eine Dankes- und Wunschformel nicht. In der Praxis wird ihr Fehlen jedoch häufig negativ interpretiert. Deshalb ist es üblich, Dank auszusprechen und beruflichen Erfolg für die Zukunft zu wünschen.
Der Anspruch entsteht mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Er kann jedoch verwirken, wenn er über längere Zeit nicht geltend gemacht wird. Zusätzlich können arbeitsvertragliche oder tarifliche Ausschlussfristen gelten. Daher sollte der Anspruch möglichst zeitnah eingefordert werden.
Ja. Wenn das Zeugnis inhaltlich falsch, unvollständig oder missverständlich ist, kannst Du eine Berichtigung verlangen. Kommt es zu keiner Einigung, kann der Anspruch vor dem Arbeitsgericht durchgesetzt werden.
Grundsätzlich muss ein Arbeitszeugnis schriftlich vorliegen und unterschrieben sein. Ein rein elektronisches Dokument ist nur dann ausreichend, wenn es mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist. In der Praxis werden daher meist weiterhin Papierzeugnisse ausgestellt.
Selbstständige und Freelancer:innen können ihre Leistungen durch Referenzschreiben, Projektbescheinigungen, Kundenbewertungen, Case Studies oder ein professionelles Portfolio nachweisen. Diese Nachweise erfüllen häufig eine ähnliche Funktion wie ein Arbeitszeugnis.
Erfahrungsberichte von Nutzer:innen, die in den Bereichen Sozialpädagogik, Film, Fernsehen, Rundfunk, Organisation, Design, Fotografie und Webdesign arbeiten.
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