E-Rechnung: Was ist eine elektronische Rechnung und wie profitieren Sie davon?

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung, kurz für elektronische Rechnung, ist ein Rechnungsdokument, das in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ohne manuellen Aufwand. Im Gegensatz zu herkömmlichen PDF- oder Papierrechnungen enthält eine E-Rechnung Daten in einem standardisierten Format wie XML, das direkt von Buchhaltungs- und ERP-Systemen gelesen werden kann.

Rechtlicher Hintergrund

Die Bedeutung der E-Rechnung nimmt in Deutschland und der Europäischen Union stetig zu, insbesondere aufgrund gesetzlicher Vorgaben:

• EU-Richtlinie 2014/55/EU: Verpflichtet öffentliche Auftraggeber, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, die dem europäischen Standard entsprechen.
• E-Rechnungsverordnung (ERechV): Seit dem 27. November 2020 müssen Lieferanten des Bundes ihre Rechnungen elektronisch im Format XRechnung einreichen.
• Länderspezifische Regelungen: Einige Bundesländer haben eigene Fristen und Formate für die Einführung der E-Rechnung festgelegt.

Vorteile der E-Rechnung

• Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand und minimieren Fehlerquellen.
• Kostenersparnis: Einsparungen bei Druck-, Papier- und Portokosten durch den Verzicht auf physische Rechnungen.
• Schnellere Zahlungsabwicklung: Kürzere Bearbeitungszeiten führen zu schnelleren Zahlungseingängen.
• Umweltfreundlichkeit: Weniger Papierverbrauch schont natürliche Ressourcen und reduziert den CO₂-Fußabdruck.
• Rechtliche Sicherheit: Erfüllung gesetzlicher Anforderungen und Vermeidung von Sanktionen.

Formate der E-Rechnung

Es existieren verschiedene Standards für die elektronische Rechnungsstellung:

• XRechnung: Der in Deutschland vorgeschriebene Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
• ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. Es ist sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar.
• UBL (Universal Business Language): Ein internationaler Standard für den elektronischen Geschäftsdatenaustausch.
• UN/CEFACT XML: Ein weiterer international anerkannter Standard für E-Rechnungen.

Wie erstellen Sie eine E-Rechnung?

Die Erstellung einer E-Rechnung erfordert die Verwendung von Software, die das entsprechende Format unterstützt:

1. Daten erfassen: Stellen Sie sicher, dass alle Pflichtangaben vollständig und korrekt sind.
2. Format wählen: Wählen Sie das benötigte E-Rechnungsformat gemäß den Anforderungen Ihres Geschäftspartners oder gesetzlichen Vorgaben.
3. Rechnung generieren: Nutzen Sie eine Software, die die Daten in das gewünschte Format konvertiert.
4. Validierung: Prüfen Sie die E-Rechnung auf Konformität mit dem gewählten Standard.
5. Versand: Übermitteln Sie die E-Rechnung über die vorgeschriebenen Kanäle, z. B. per E-Mail oder über ein E-Rechnungsportal.

Fazit

Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile und wird in vielen Geschäftsbereichen zunehmend zur Pflicht. Durch die Automatisierung und Standardisierung von Rechnungsprozessen sparen Sie Zeit und Kosten und erfüllen gleichzeitig gesetzliche Anforderungen. Mit Lösungen wie Papierkram gelingt der Einstieg in die elektronische Rechnungsstellung unkompliziert und effizient.