Als Selbstständige:r oder Freelancer:in bist Du für Deine Steuern selbst verantwortlich. In diesem Artikel wird verständlich und praxisnah erklärt, wie die Einkommensteuer funktioniert, was Du bei der Umsatzsteuer beachten musst, wie die Umsatzsteuervoranmeldung läuft, wie der Vorsteuerabzug wirkt, warum die Begriffe Mehrwertsteuer und Umsatzsteuer oft synonym verwendet werden, und welche Rolle Freibetrag und Steuerentlastung für Dich spielen.
Die Einkommensteuer ist die Steuer auf Dein zu versteuerndes Einkommen. Als Selbstständige:r oder Freelancer:in musst Du Deinen Gewinn — also Einnahmen minus Betriebsausgaben — jährlich im Rahmen der Einkommensteuererklärung beim Finanzamt angeben. Liegt Dein zu versteuerndes Einkommen unter dem gesetzlichen Grundfreibetrag, zahlst Du keine Einkommensteuer. Andernfalls greift die progressive Besteuerung: Je höher Dein Gewinn, desto höher der Grenzsteuersatz.
Buche alle Betriebseinnahmen lückenlos, einschließlich Zahlungen per Bank, PayPal oder bar. Nutze Rechnungen mit fortlaufender Nummer, damit Du gegenüber dem Finanzamt jederzeit nachweisen kannst, wie sich Dein Umsatz zusammensetzt.
Alle betrieblich veranlassten Ausgaben mindern Deinen Gewinn. Dazu zählen Miete für ein Büro, Arbeitsmittel, Fortbildungskosten, Fachliteratur, Telefon- und Internetkosten sowie Fahrtkosten. Investitionen können über Abschreibungen verteilt werden. Nutze diese Möglichkeiten, um Deine Steuerlast legal zu senken.
Oft werden die Begriffe Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer synonym verwendet. Für Dich als Leistungserbringer:in bedeutet das: Auf Deinen Rechnungen weist Du Umsatzsteuer aus (z. B. 19 % oder 7 %), die Du vom Kunden erhebst und ans Finanzamt abführst. Diese Umsatzsteuer gehört nicht zu Deinem Gewinn — sie ist durchlaufender Posten.
Wenn Dein Jahresumsatz bestimmte Grenzen nicht überschreitet, kannst Du die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) wählen und keine Umsatzsteuer ausweisen. Das hat Vorteile bei der Bürokratie, bedeutet aber zugleich, dass Du keinen Vorsteuerabzug geltend machen kannst.
Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die Du auf Eingangsrechnungen zahlst (z. B. für Software, Hardware, Dienstleistungen). Wenn Du zum Vorsteuerabzug berechtigt bist, kannst Du diese gezahlte Umsatzsteuer von der Umsatzsteuer abziehen, die Du auf Deinen Ausgangsrechnungen eingenommen hast.
Abhängig von der Höhe Deiner Umsatzsteuerlast musst Du monatlich oder vierteljährlich eine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt abgeben — in der Regel über das ELSTER-Portal. Dort trägst Du die eingenommene Umsatzsteuer und die abziehbare Vorsteuer ein; die Differenz ist ans Finanzamt zu zahlen, oder Du bekommst eine Erstattung, falls die Vorsteuer höher ist.
Lege regelmäßig Geld für Umsatzsteuer und Einkommensteuervorauszahlungen zurück, damit Du am Ende des Quartals oder Jahres nicht in Liquiditätsengpässe gerätst.
Der Grundfreibetrag schützt das Existenzminimum. Zusätzlich kannst Du zahlreiche Ausgaben absetzen, die als Steuerentlastung wirken — dazu gehören Vorsorgeaufwendungen, Sonderausgaben, Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben und ggf. private Freibeträge. Informiere Dich zudem über steuerliche Förderungen oder Pauschalen, die Deinen Gewinn mindern.
Wichtige Pflichten sind: ordentliche Buchführung oder geeignete Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), fristgerechte Abgabe der Einkommensteuererklärung, Meldung und Zahlung der Umsatzsteuer, sowie ggf. die fristgerechte Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldungen. Versäumst Du Fristen, drohen Säumniszuschläge oder Schätzungen durch das Finanzamt.
Das Finanzamt kann vierteljährliche Vorauszahlungen festsetzen, damit Deine Steuerlast über das Jahr verteilt wird. Rechne realistisch und passe die Rücklagen an schwankende Einnahmen an.
Erfahrungsberichte von Nutzer:innen, die in den Bereichen Sozialpädagogik, Film, Fernsehen, Rundfunk, Organisation, Design, Fotografie und Webdesign arbeiten.
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