GoBD: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung digital umgesetzt

Was sind die GoBD?

Die GoBD stehen für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Sie sind vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) herausgegebene Richtlinien, die festlegen, wie Unternehmen in Deutschland ihre elektronischen Geschäftsdaten korrekt führen und aufbewahren müssen.

Warum sind die GoBD wichtig?

• Rechtliche Grundlage: Sie geben den gesetzlichen Rahmen für die digitale Buchführung vor.
• Steuerliche Anforderungen: Erfüllen der GoBD ist entscheidend, um bei Betriebsprüfungen keine Nachteile zu erleiden.
• Datensicherheit: Sie stellen sicher, dass Daten manipulationssicher und nachvollziehbar gespeichert werden.

Kernanforderungen der GoBD

1. Ordnungsmäßigkeit
   • Vollständigkeit: Alle Geschäftsvorfälle müssen lückenlos erfasst werden.
   • Richtigkeit: Die Daten müssen korrekt und unverändert sein.
   • Zeitgerechte Erfassung: Buchungen sollen zeitnah erfolgen.
2. Unveränderbarkeit
   • Einmal erfasste Daten dürfen nicht unbemerkt geändert oder gelöscht werden.
   • Änderungen müssen protokolliert und nachvollziehbar sein.
3. Aufbewahrungspflichten
   • Aufbewahrungsfrist: Elektronische Daten und Belege müssen in der Regel 10 Jahre aufbewahrt werden.
   • Zugriffsfähigkeit: Die Daten müssen während der gesamten Frist lesbar und auswertbar sein.
4. Dokumentation
   • Verfahrensdokumentation: Beschreibung der Prozesse zur Datenverarbeitung und -aufbewahrung.
   • Nachvollziehbarkeit: Abläufe müssen für Dritte verständlich und prüfbar sein.
5. Datenzugriff
   • Z1-Zugriff: Direkter Zugriff des Prüfers auf das System.
   • Z2-Zugriff: Indirekter Zugriff über Auswertungen.
   • Z3-Zugriff: Bereitstellung von Datenträgern mit den relevanten Informationen.

Wie erfüllen Sie die GoBD-Anforderungen?

• Geeignete Software nutzen: Verwenden Sie Buchhaltungsprogramme, die GoBD-konform sind.
• Regelmäßige Backups: Sichern Sie Ihre Daten regelmäßig und sicher.
• Prozesse dokumentieren: Erstellen Sie eine Verfahrensdokumentation für Ihre Buchhaltungsprozesse.
• Mitarbeiterschulung: Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten über die GoBD-Anforderungen informiert sind.

Fazit

Die GoBD sind essenziell für eine rechtssichere digitale Buchführung. Durch die Einhaltung dieser Grundsätze stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltung den gesetzlichen Anforderungen entspricht und Sie für Betriebsprüfungen gut gerüstet sind. Mit der richtigen Softwarelösung wie Papierkram wird die Umsetzung der GoBD zum Kinderspiel, sodass Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.