Ein Kassenbuch ist ein zentrales Hilfsmittel in der Buchhaltung, mit dem alle Bargeldbewegungen eines Unternehmens erfasst werden. Es dient der lückenlosen Dokumentation von Bareinnahmen und -ausgaben und ist somit ein wichtiges Element für eine ordnungsgemäße Buchführung.
Das Kassenbuch hat die Aufgabe, sämtliche Geschäftsvorfälle, die mit Bargeld abgewickelt werden, vollständig, fortlaufend und zeitnah festzuhalten. Es ist nicht nur ein internes Kontrollinstrument, sondern erfüllt auch gesetzliche Anforderungen. Besonders bei kleinen Unternehmen, Freiberuflern und Einzelhändlern ist das Führen eines Kassenbuchs gängige Praxis, wenn Bargeld im Umlauf ist.
Jeder Eintrag im Kassenbuch muss bestimmte Angaben enthalten:
Die Grundregel lautet: „Keine Buchung ohne Beleg“. Das bedeutet, dass jeder Eintrag durch einen entsprechenden Nachweis belegt sein muss – zum Beispiel durch Quittungen, Kassenbons oder Zahlungsbelege.
Ein Kassenbuch kann entweder handschriftlich in einem Kassenbuch-Vordruck geführt werden oder digital – beispielsweise mithilfe spezieller Buchhaltungssoftware. Wichtig ist: Elektronische Kassenbücher müssen den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) entsprechen. Änderungen dürfen nicht unbemerkt vorgenommen werden, Löschungen sind nicht erlaubt. Fehler müssen immer durch einen Storno- oder Gegeneintrag korrigiert werden.
In Papierkram ist ein Kassenbuch integriert. Schon in der kostenlosen Version. Wenn Du Bareinnahmen und -ausgaben hast, kannst Du diese direkt in Deiner Buchhaltung und ohne Extrakosten verbuchen.
Eine Excel-Vorlage für ein Kassenbuch findest Du hier zum kostenlosen Download.
Die Pflicht zur Kassenbuchführung ergibt sich unter anderem aus § 238 Handelsgesetzbuch (HGB) für buchführungspflichtige Unternehmen sowie aus § 22 Umsatzsteuergesetz (UStG) im Rahmen der Einzelaufzeichnungspflicht. Auch bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung kann ein Kassenbuch notwendig sein, wenn regelmäßig Bargeschäfte stattfinden. Bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt kann ein nicht ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch zu Problemen führen – bis hin zu Schätzungen oder Bußgeldern.
Das Kassenbuch dokumentiert alle Barzahlungen eines Unternehmens und schafft damit Transparenz über die täglichen Bargeldbewegungen.
Immer dann, wenn im Unternehmen regelmäßig Bargeld eingenommen oder ausgegeben wird – insbesondere bei Buchführungspflicht oder umsatzsteuerpflichtigen Betrieben.
Erforderlich sind Datum, Betrag, Belegnummer und eine kurze Beschreibung des Geschäftsvorfalls.
Einträge müssen chronologisch, vollständig und ohne Lücken erfolgen. Korrekturen erfolgen nur über Storno- oder Gegeneinträge – niemals durch Löschen.
Ja, spezielle Softwarelösungen sind zulässig – vorausgesetzt, sie sind GoBD-konform.
Unregelmäßigkeiten können bei einer Betriebsprüfung zu Hinzuschätzungen oder Bußgeldern führen. Daher ist eine saubere Dokumentation besonders wichtig.
Ja, unter anderem regeln § 238 HGB und § 22 UStG die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Aufzeichnung von Bargeldgeschäften.
Erfahrungsberichte von Nutzer:innen, die in den Bereichen Sozialpädagogik, Film, Fernsehen, Rundfunk, Organisation, Design, Fotografie und Webdesign arbeiten.
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