Eine Mahnung ist ein Schreiben oder eine Nachricht, mit der ein:e Kund:in daran erinnert wird, dass eine Rechnung noch nicht bezahlt wurde. Sie wird verschickt, wenn eine Zahlung fällig ist, aber noch nicht eingegangen ist. Das bedeutet: Die vereinbarte Zahlungsfrist ist abgelaufen, und der:die Schuldner:in – also die Person oder das Unternehmen, das zahlen muss – hat nicht rechtzeitig bezahlt.
In Deutschland ist eine Mahnung ein wichtiger Schritt im sogenannten Zahlungsverzug. Denn wer eine Mahnung bekommt und trotzdem nicht bezahlt, kann später rechtlich dazu gezwungen werden, zum Beispiel durch ein gerichtliches Mahnverfahren.
Mahnungen sind wichtig, damit Unternehmen ihr Geld bekommen. Wenn Kund:innen ihre Rechnungen nicht bezahlen, fehlt dem Unternehmen Geld für wichtige Dinge – zum Beispiel für Gehälter oder Material. Deshalb hilft eine Mahnung dabei, dass offene Forderungen schneller beglichen werden.
Außerdem zeigt eine Mahnung dem:der Kund:in: Du bist im Zahlungsverzug, und es ist Zeit zu handeln. Sie ist oft die Vorbereitung auf weitere Schritte, wie etwa ein Inkassoverfahren oder ein Gerichtsprozess. Mit einer Mahnung kann man also viel Ärger vermeiden, wenn sie rechtzeitig und klar formuliert ist.
Eine Mahnung wird verschickt, wenn die Zahlungsfrist abgelaufen ist. Oft steht in der Rechnung zum Beispiel: „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen“. Wenn diese 14 Tage vorbei sind und keine Zahlung eingegangen ist, kann eine Mahnung verschickt werden – und zwar schon am nächsten Tag.
Es gibt keine Pflicht, mehrere Mahnungen zu schreiben. Aber in der Praxis ist es üblich, zwei bis drei Mahnungen zu schicken, bevor man härtere Maßnahmen ergreift. Meistens sieht der Ablauf so aus:
So bekommen Kund:innen mehrere Chancen, bevor es ernst wird.
Eine Mahnung muss klar und verständlich sein. Man kann sie per Brief, per E-Mail oder sogar per SMS schicken. Wichtig ist aber, dass der Inhalt alle wichtigen Informationen enthält. Dazu gehören:
Ein Beispiel:
Sehr geehrte Frau Müller, unsere Rechnung vom 10. Mai 2025 mit der Nummer 12345 ist leider noch offen.
Wir bitten Sie, den offenen Betrag von 89,90 € bis spätestens zum 5. August 2025 zu überweisen.
Außerdem kann man Mahngebühren und Verzugszinsen verlangen, wenn der:die Kund:in im Verzug ist.
Laut deutschem Recht (genauer: § 286 BGB) gerät ein:e Schuldner:in in Verzug, wenn er:sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungsdatum oder nach Erhalt der Leistung bezahlt. Das gilt aber nur, wenn in der Rechnung auch klar steht, dass diese Regelung gilt.
Beispiel: „Bitte zahlen Sie innerhalb von 30 Tagen. Danach geraten Sie automatisch in Verzug.“
Wenn jemand im Verzug ist, dürfen Verzugszinsen berechnet werden. Außerdem dürfen auch Mahngebühren verlangt werden. Das hilft Unternehmen dabei, wenigstens einen Teil der Kosten wiederzubekommen.
Eine Zahlungserinnerung ist meist freundlicher als eine Mahnung. Sie sagt dem:der Kund:in nur: „Du hast vergessen zu zahlen.“ Oft wird sie ohne Drohungen oder Gebühren verschickt. Sie hat noch keine rechtliche Wirkung.
Eine Mahnung dagegen ist ein ernster Schritt. Sie kann dazu führen, dass der:die Schuldner:in rechtlich in Verzug gerät. Deshalb ist es wichtig, Zahlungserinnerung und Mahnung nicht zu verwechseln – auch wenn sie sich inhaltlich ähneln.
Mit Papierkram wird das Mahnwesen deutlich einfacher zu handhaben. Offene Rechnungen werden automatisch erkannt und Mahnungen lassen sich mit wenigen Klicks erstellen und verschicken. Papierkram erinnert Dich, wenn eine Rechnung überfällig ist, daran, eine Mahnung zu senden. So spart man Zeit, reduziert Fehler und sorgt dafür, dass Zahlungen schneller eingehen.
Erfahrungsberichte von Nutzer:innen, die in den Bereichen Sozialpädagogik, Film, Fernsehen, Rundfunk, Organisation, Design, Fotografie und Webdesign arbeiten.
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