Die Mehrwertsteuer ist ein Thema, mit dem sich jede:r Selbstständige, Freelancer:in und jedes kleine Unternehmen auseinandersetzen muss. Sie spielt sowohl bei der Erstellung von Rechnungen als auch bei der Buchhaltung eine zentrale Rolle. Gleichzeitig gibt es mit der Kleinunternehmerregelung eine wichtige Ausnahme. In diesem Artikel erfährst Du Schritt für Schritt, was die Mehrwertsteuer bedeutet und worauf Du in der Praxis achten solltest.
Die Mehrwertsteuer – oft auch Umsatzsteuer genannt – ist eine indirekte Steuer, die auf nahezu alle Waren und Dienstleistungen erhoben wird. Unternehmen und Selbstständige sind verpflichtet, diese Steuer bei ihren Kund:innen zu berechnen und anschließend an das Finanzamt abzuführen. In Deutschland gelten in der Regel zwei Steuersätze: 19 Prozent als Regelsteuersatz und 7 Prozent als ermäßigter Steuersatz, etwa für bestimmte Lebensmittel, Bücher oder kulturelle Leistungen.
Auch wenn die Mehrwertsteuer von den Kund:innen gezahlt wird, sind es die Selbstständigen, die sie in ihren Rechnungen ausweisen und an das Finanzamt weiterleiten. Man könnte sagen, dass Selbstständige als „Steuereinnehmer:innen“ für den Staat agieren. Wer hier Fehler macht oder die Steuer nicht korrekt berechnet, riskiert Nachzahlungen und möglicherweise auch Strafen. Daher ist es besonders wichtig, die Regeln rund um die Mehrwertsteuer zu kennen.
Wenn Du Rechnungen an Deine Kund:innen schreibst, musst Du die Mehrwertsteuer immer deutlich ausweisen – außer, Du fällst unter die Kleinunternehmerregelung. Auf einer Rechnung müssen daher sowohl der gültige Steuersatz als auch der Steuerbetrag in Euro aufgeführt sein. Zusätzlich wird der Bruttobetrag, also die Summe inklusive Mehrwertsteuer, angegeben. Solltest Du eine steuerfreie Leistung erbringen oder die Kleinunternehmerregelung nutzen, musst Du einen entsprechenden Hinweis auf der Rechnung vermerken. Außerdem sind Pflichtangaben wie Deine Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer notwendig.
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Hinweis: Der MwSt-Satz und -Betrag sind auf der Rechnung auszuweisen. Zusätzlich sind die Pflichtangaben wie Steuernummer oder USt-IdNr. erforderlich.
Maria Muster Fotografie Beispielweg 5 54321 Beispielstadt Steuernummer: 98/765/43210 Rechnung Nr. 2025-002 Rechnungsdatum: 20.08.2025 Leistung: Fotoshooting für Firmenporträts Rechnungsbetrag: 500,00 € Hinweis: Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet. Bitte überweisen Sie den Gesamtbetrag innerhalb von 14 Tagen.
Hinweis: Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet. Dieser Hinweis muss auf der Rechnung stehen.
Nicht nur bei Ausgangsrechnungen spielt die Mehrwertsteuer eine Rolle, sondern auch bei Eingangsrechnungen. Wenn Du Waren oder Dienstleistungen einkaufst, zahlst Du ebenfalls Mehrwertsteuer. Diese darfst Du als sogenannte Vorsteuer vom Finanzamt zurückfordern – vorausgesetzt, die Eingangsrechnung erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen und weist die Mehrwertsteuer korrekt aus. Wichtig: Als Kleinunternehmer:in hast Du dieses Recht nicht, da Du selbst keine Mehrwertsteuer berechnest und abführst.
Gerade für Gründer:innen und kleine Unternehmen ist die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG interessant. Sie gilt, wenn Dein Umsatz im Vorjahr nicht höher als 22.000 Euro war und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht über 50.000 Euro liegt. In diesem Fall darfst Du Deine Rechnungen ohne Mehrwertsteuer ausstellen. Stattdessen musst Du einen Hinweis wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ auf der Rechnung angeben. Der Vorteil: Weniger Verwaltungsaufwand und keine Pflicht zur Umsatzsteuervoranmeldung. Der Nachteil: Du kannst keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen geltend machen.
Die Mehrwertsteuer betrifft nahezu jede:n Selbstständige:n, unabhängig davon, ob es sich um eine haupt- oder nebenberufliche Tätigkeit handelt. Wer nicht unter die Kleinunternehmerregelung fällt, muss die Steuer bei jeder Rechnung berücksichtigen und regelmäßig an das Finanzamt abführen. Wer sich für die Kleinunternehmerregelung entscheidet, hat weniger Bürokratie, verzichtet jedoch auf die Möglichkeit, Vorsteuer zurückzufordern. Daher lohnt es sich, die eigene Situation genau zu prüfen und die passende Lösung zu wählen.
In Deutschland gibt es keinen inhaltlichen Unterschied. Beide Begriffe bezeichnen dieselbe Steuer, die auf den Verkauf von Waren und Dienstleistungen erhoben wird.
Grundsätzlich ja. Eine Ausnahme gibt es nur, wenn Du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt. In diesem Fall stellst Du Rechnungen ohne Mehrwertsteuer aus.
Wenn Du selbst Mehrwertsteuer auf Deinen Rechnungen ausweist, darfst Du die Steuer, die Du für eigene Einkäufe gezahlt hast, als Vorsteuer vom Finanzamt zurückfordern. Kleinunternehmer:innen haben dieses Recht nicht.
Der größte Vorteil ist der geringere Verwaltungsaufwand, da Du keine Umsatzsteuer ausweisen und keine Voranmeldungen abgeben musst. Allerdings kannst Du im Gegenzug auch keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen abziehen.
Erfahrungsberichte von Nutzer:innen, die in den Bereichen Sozialpädagogik, Film, Fernsehen, Rundfunk, Organisation, Design, Fotografie und Webdesign arbeiten.
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