Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben: Was ist das?

Nicht alle betrieblich veranlassten Ausgaben dürfen steuerlich geltend gemacht werden. Manche Kosten, auch wenn sie auf den ersten Blick zum Geschäft gehören, erkennt das Finanzamt nicht als steuermindernd an. Diese Ausgaben nennt man nicht abzugsfähige Betriebsausgaben. Sie dürfen den steuerpflichtigen Gewinn also nicht verringern und müssen im Rahmen der Steuererklärung entsprechend berücksichtigt werden.

Dieser Artikel erklärt, was genau darunter fällt, welche gesetzlichen Regelungen es gibt und worauf Selbstständige sowie Unternehmen achten sollten.

Was sind nicht abzugsfähige Betriebsausgaben?

Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben sind solche Kosten, die zwar im Zusammenhang mit dem Betrieb stehen können, aber vom Gesetzgeber explizit vom steuerlichen Abzug ausgeschlossen wurden. Das heißt, sie dürfen nicht zur Minderung des steuerpflichtigen Gewinns verwendet werden. Sie müssen bei der Gewinnermittlung herausgerechnet werden, obwohl sie tatsächlich bezahlt wurden.

Typische Beispiele für nicht abzugsfähige Kosten

Es gibt verschiedene Arten von Ausgaben, die steuerlich nicht berücksichtigt werden dürfen. Zu den häufigsten zählen:

• Geldstrafen und Ordnungsgelder: Diese sind ausdrücklich nicht abzugsfähig, da der Staat keine rechtswidrigen Handlungen subventionieren möchte.
• Geschenke über 35 Euro netto pro Jahr und Empfänger:in: Kleine Aufmerksamkeiten können steuerlich geltend gemacht werden – aber nur bis zur gesetzlich festgelegten Grenze.
• Unangemessene Repräsentationskosten: Luxusreisen, übermäßige Bewirtungen oder Ausgaben, die als unangemessen gelten, fallen nicht unter abziehbare Betriebsausgaben.
• Bewirtungskosten ohne Nachweis: Auch wenn ein Geschäftsessen grundsätzlich betrieblich veranlasst ist, braucht es einen formgerechten Nachweis. Fehlt dieser, sind die Ausgaben nicht abzugsfähig.
• Privat veranlasste Kosten mit Betriebsbezug: Aufwendungen für Kleidung, Essen oder das häusliche Arbeitszimmer können nur unter engen Bedingungen abgezogen werden. Andernfalls gelten sie als nicht abzugsfähig.

Gesetzliche Grundlage: § 4 Abs. 5 EStG

Die Regelungen zu den nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben sind im Einkommensteuergesetz verankert – genauer gesagt in § 4 Absatz 5 EStG. Dort sind zahlreiche Beispiele aufgeführt, welche Kosten explizit ausgeschlossen werden. Der Gesetzgeber verfolgt damit das Ziel, den betrieblichen Aufwand steuerlich klar abzugrenzen und Missbrauch zu vermeiden.

Sonderfall: Bewirtungskosten

Ein spezieller Fall betrifft Bewirtungskosten. Grundsätzlich dürfen nur 70 % der angemessenen und nachgewiesenen Bewirtungskosten abgezogen werden. Die restlichen 30 % gelten pauschal als nicht abzugsfähig. Wichtig ist hier vor allem die vollständige Dokumentation – inklusive Anlass, Teilnehmenden und Höhe der Ausgaben. Fehlen diese Angaben, kann das Finanzamt den gesamten Abzug verweigern.

Warum ist die richtige Abgrenzung so wichtig?

Gerade für Selbstständige, Freiberufler:innen und kleine Unternehmen kann die fehlerhafte Abrechnung nicht abzugsfähiger Betriebsausgaben unangenehme steuerliche Folgen haben. Wenn etwa bei einer Betriebsprüfung festgestellt wird, dass unzulässige Ausgaben abgesetzt wurden, drohen Nachzahlungen und im schlimmsten Fall sogar Strafzinsen. Deshalb ist es wichtig, solche Ausgaben von Beginn an korrekt zu erfassen und sie nicht einfach als Betriebsausgabe zu verbuchen.

Tipps für die Praxis

• Belege prüfen: Achte darauf, dass alle Betriebsausgaben vollständig und formal korrekt dokumentiert sind.
• Geschenke im Blick behalten: Überschreiten Aufmerksamkeiten die Grenze von 35 €, sind sie nicht mehr abzugsfähig.
• Steuerberatung einbeziehen: Bei Zweifeln, ob eine Ausgabe abziehbar ist oder nicht, hilft der fachliche Rat einer Steuerberaterin oder eines Steuerberaters weiter.
• Software nutzen: Buchhaltungsprogramme können helfen, potenziell nicht abzugsfähige Ausgaben zu kennzeichnen und korrekt zu behandeln.