Privatentnahmen sind ein wichtiger Begriff in der betrieblichen Buchhaltung, der vor allem für Einzelunternehmer:innen und Gesellschafter:innen von Personengesellschaften relevant ist. Sie beschreiben den Vorgang, wenn Unternehmer:innen Geld, Waren oder Leistungen aus dem Betriebsvermögen für private Zwecke nutzen. Im folgenden Artikel wird erklärt, was genau unter Privatentnahmen zu verstehen ist, wie sie gebucht werden und welche steuerlichen Besonderheiten zu beachten sind.
Bei einer Privatentnahme handelt es sich um die Entnahme von wirtschaftlichen Werten aus dem Unternehmen durch den:die Unternehmer:in selbst – und zwar nicht für betriebliche, sondern für persönliche Zwecke. Das kann in Form von Bargeld, Sachwerten oder auch Dienstleistungen geschehen. Wichtig ist: Privatentnahmen stellen keine Betriebsausgabe dar und beeinflussen somit nicht den Gewinn des Unternehmens.
Privatentnahmen sind insbesondere in Einzelunternehmen sowie in Personengesellschaften wie einer GbR, OHG oder KG von Bedeutung. In diesen Unternehmensformen ist das Betriebsvermögen rechtlich nicht vom Privatvermögen der Unternehmer:innen getrennt. Daher ist es möglich und zulässig, dass der:die Unternehmer:in auf eigene Mittel im Unternehmen zugreift.
Kapitalgesellschaften wie GmbHs oder AGs hingegen kennen keine Privatentnahmen. Dort erfolgt jede Entnahme des Gesellschafters in Form von Gehalt, Ausschüttung oder Darlehen – und muss entsprechend anders behandelt werden.
Privatentnahmen können in verschiedenen Formen erfolgen. Zu den häufigsten gehören:
In der Buchhaltung wird die Privatentnahme auf dem Konto „Privatentnahmen“ erfasst. Es handelt sich hierbei um ein Eigenkapitalkonto, das ausschließlich für private Entnahmen des Unternehmers genutzt wird. Die Gegenbuchung erfolgt in der Regel auf einem Aktivkonto, zum Beispiel der Kasse, dem Bankkonto oder dem Warenbestand.
Ein Beispiel: Entnimmt der:die Unternehmer:in 500 Euro Bargeld aus der Kasse, wird der Betrag auf dem Konto „Privatentnahmen“ im Soll gebucht und auf dem Kassenkonto im Haben. Somit wird die Kasse reduziert, aber der Gewinn des Unternehmens bleibt unverändert.
Auch wenn Privatentnahmen keine Betriebsausgaben sind, können sie steuerlich relevant sein – insbesondere dann, wenn Sach- oder Nutzungswerte entnommen werden, auf die beim Erwerb Vorsteuer geltend gemacht wurde. In diesem Fall ist unter Umständen Umsatzsteuer auf die Entnahme zu zahlen. Diese Entnahmen erhöhen auch den Gewinn und damit die Einkommenssteuer. Bei Geldentnahmen fällt weder USt noch ESt an.
Wichtig ist außerdem, dass Sachentnahmen mit dem sogenannten gemeinen Wert – also dem aktuellen Marktpreis – bewertet werden müssen. Dieser Wert dient dann als Grundlage für die steuerliche Erfassung, zum Beispiel bei der Umsatzsteuer.
Nicht zu verwechseln sind Privatentnahmen mit den sogenannten Privateinlagen. Während bei der Entnahme Werte aus dem Unternehmen ins Privatvermögen überführt werden, geschieht bei einer Privateinlage genau das Gegenteil: Der:die Unternehmer:in bringt private Mittel, Gegenstände oder Leistungen in das Unternehmen ein. Auch dies wird gesondert in der Buchhaltung erfasst – in diesem Fall auf dem Konto „Privateinlagen“.
Wie alle Geschäftsvorfälle müssen auch Privatentnahmen ordentlich dokumentiert werden. Dabei gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD), insbesondere bei digitaler Buchhaltung. Das bedeutet: Die Entnahmen müssen nachvollziehbar, vollständig und korrekt aufgezeichnet sein – bei Bedarf auch mit Eigenbelegen, zum Beispiel bei Sachentnahmen.
Gerade im Rahmen von Betriebsprüfungen ist eine saubere Dokumentation wichtig, da hier genau geprüft wird, ob die Entnahmen korrekt behandelt wurden und ob eventuell Umsatzsteuer nachzuzahlen ist.
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