Eine Quittung ist ein schriftlicher Nachweis darüber, dass eine Zahlung tatsächlich erfolgt ist. Besonders bei Barzahlungen ist sie unerlässlich, denn ohne Quittung gibt es keinen sicheren Beleg dafür, dass Geld den Besitzer gewechselt hat. In der Buchhaltung erfüllt sie daher eine wichtige Funktion: Sie dokumentiert Geschäftsvorgänge und sichert die Nachvollziehbarkeit der Einnahmen und Ausgaben.
Damit eine Quittung als ordnungsgemäßer Buchhaltungsbeleg anerkannt wird, muss sie bestimmte Angaben enthalten. Dazu zählen:
Fehlen eine oder mehrere dieser Angaben, kann es im Rahmen einer Betriebsprüfung zu Rückfragen oder gar zur Aberkennung des Betriebsausgabenabzugs kommen.
Quittungen kommen in vielen Bereichen der Buchhaltung zum Einsatz. Sie dienen nicht nur bei alltäglichen Bargeschäften zwischen Unternehmen und Kund:innen als Zahlungsnachweis, sondern auch bei internen Ausgaben, zum Beispiel für Reisekosten, Büromaterial oder Bewirtungskosten. Besonders wichtig ist eine Quittung auch dann, wenn jemand Geld vorgestreckt hat und dieses später vom Unternehmen erstattet werden soll. Ohne Quittung fehlt der Nachweis für die Zahlung – und damit die Grundlage für die Erstattung.
Oft wird eine Quittung mit einer Rechnung verwechselt, doch beide erfüllen unterschiedliche Zwecke. Eine Rechnung ist ein Dokument, das zur Zahlung auffordert. Eine Quittung hingegen bestätigt, dass diese Zahlung auch tatsächlich erfolgt ist. In vielen Fällen – etwa im Einzelhandel – ersetzt die Quittung die Rechnung, da der Kauf und die Bezahlung direkt gleichzeitig stattfinden.
In Zeiten zunehmender Digitalisierung sind elektronische Quittungen auf dem Vormarsch. Sie werden bei EC- oder Kreditkartenzahlungen automatisch erzeugt oder bei Onlinekäufen per E-Mail versendet. Solche digitalen Belege sind in der Buchhaltung genauso gültig wie papierhafte Quittungen, solange sie lesbar, vollständig und unveränderbar archiviert werden.
Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, Quittungen und andere Buchhaltungsbelege zehn Jahre lang aufzubewahren. Diese Regelung ergibt sich aus § 147 der Abgabenordnung (AO). Auch für Freiberufler:innen und Selbstständige gilt diese Aufbewahrungspflicht – unabhängig davon, ob die Belege in Papierform oder digital vorliegen.
Laut § 368 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) hat jede:r Zahlungspflichtige das Recht, eine Quittung zu verlangen. Insbesondere bei Barzahlungen über 250 Euro ist es ratsam, eine Quittung auszustellen – schon allein, um gegenüber dem Finanzamt im Zweifelsfall einen ordentlichen Nachweis über den Geldfluss erbringen zu können.
Ob bei einem privaten Kauf oder im beruflichen Kontext – eine Quittung schafft Rechtssicherheit und ermöglicht eine saubere, nachvollziehbare Buchführung. Besonders für Selbstständige und kleinere Unternehmen ist es wichtig, jede Ausgabe und Einnahme durch eine Quittung zu dokumentieren. Nur so kann im Falle einer Prüfung lückenlos belegt werden, wie das Geld geflossen ist.
Mit Papierkram ist es besonders einfach, Quittungen zu erfassen und abzulegen, so dass Du nie den Überblick verlierst. Scanne Papierquittungen in Sekundenschnelle mit der Papierkram Mobile-App für iOS und Android und lege den Beleg direkt mit allen Informationen an. Quittungen, die Du auf elektronischem Weg bekommst, kannst Du an den Posteingang Deines Papierkram-Accounts weiterleiten.
Erfahrungsberichte von Nutzer:innen, die in den Bereichen Sozialpädagogik, Film, Fernsehen, Rundfunk, Organisation, Design, Fotografie und Webdesign arbeiten.
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