Was sind Werbungskosten in der Buchhaltung von Selbstständigen?

Werbungskosten sind Ausgaben, die im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit entstehen. Für Selbstständige und Freelancer:innen werden sie jedoch in der betrieblichen Buchhaltung nicht als „Werbungskosten“ im engeren steuerlichen Sinn bezeichnet – wie es bei Angestellten der Fall ist –, sondern zählen als Betriebsausgaben. Sie senken den Gewinn und damit auch die Steuerlast. Wichtig ist, dass die Kosten betrieblich veranlasst sind, also direkt mit der selbstständigen Tätigkeit zu tun haben.

Welche Werbungskosten sind steuerlich absetzbar?

Es gibt viele Arten von Ausgaben, die Selbstständige als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben geltend machen können. Hier einige typische Beispiele:

• Fachliteratur: Bücher, Fachzeitschriften oder Online-Abos, die beruflich genutzt werden.
• Arbeitszimmer: Wenn ein Raum zu Hause ausschließlich und eindeutig betrieblich genutzt wird, können anteilige Miet- und Nebenkosten abgesetzt werden.
• Telefon und Internet: Kosten für Telefonanschlüsse und Internetzugang können anteilig oder vollständig berücksichtigt werden, je nach beruflicher Nutzung.
• Werbung und Marketing: Dazu gehören Ausgaben für die eigene Website, Flyer, Anzeigen oder Visitenkarten.
• Fortbildung: Seminare, Online-Kurse und Weiterbildungen, die der beruflichen Entwicklung dienen.
• Reise- und Fahrtkosten: Fahrten zu Kund:innen oder beruflichen Veranstaltungen sowie Übernachtungen auf Geschäftsreisen sind absetzbar.
• Arbeitsmittel: Dazu zählen technische Geräte wie Laptop, Kamera oder Drucker sowie Büromaterial.
• Mitgliedsbeiträge: Beiträge an Berufsverbände, Industrie- und Handelskammer (IHK) oder fachliche Vereinigungen können abgezogen werden.
• Berufskleidung: Nur spezielle Kleidung, die nicht privat getragen werden kann – etwa Schutzkleidung oder bestimmte Uniformen – ist absetzbar.

Voraussetzungen: Wann dürfen Werbungskosten abgesetzt werden?

Damit die genannten Ausgaben tatsächlich als Betriebsausgaben abgesetzt werden dürfen, müssen sie nachweislich betrieblich veranlasst sein. Das heißt, sie dürfen entweder gar nicht oder nur in sehr geringem Umfang privat genutzt werden. Zudem ist es wichtig, alle Belege aufzubewahren und die Ausgaben korrekt zu dokumentieren. Nur so kann das Finanzamt die Kosten nachvollziehen und anerkennen.

Was zählt nicht zu den Werbungskosten?

Nicht alle Ausgaben lassen sich steuerlich absetzen. Privat veranlasste Kosten sind grundsätzlich tabu. Auch Repräsentationskosten, wie etwa teure Kleidung ohne beruflichen Zweck oder Geschenke ohne geschäftlichen Anlass, sind nicht abziehbar. Wer Kosten geltend machen möchte, sollte immer prüfen, ob ein klarer Bezug zur eigenen selbstständigen Tätigkeit besteht.

So werden Werbungskosten in der Buchhaltung erfasst

Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben müssen korrekt in der Buchhaltung erfasst werden. In der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder in der Bilanz werden sie als Ausgaben verbucht und senken den steuerpflichtigen Gewinn. Dabei ist es wichtig, die Ausgaben den richtigen Buchungskonten zuzuordnen – zum Beispiel „Werbung“, „Reisekosten“ oder „Arbeitsmittel“. Wenn eine Rechnung mit Umsatzsteuer vorliegt, kann diese oft als Vorsteuer geltend gemacht werden, sofern man zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.

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