XRechnung: Der Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber erklärt

Was ist die XRechnung?

Die XRechnung ist der in Deutschland vorgeschriebene Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Sie wurde entwickelt, um den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU gerecht zu werden, die die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen innerhalb der Europäischen Union regelt.

Warum ist die XRechnung wichtig?

Seit dem 27. November 2020 sind Lieferanten des Bundes und vieler Bundesländer verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch im Format XRechnung einzureichen. Die XRechnung stellt sicher, dass alle notwendigen Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen, was eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht und Fehler reduziert.

Merkmale der XRechnung

• Standardisiertes XML-Format: Die XRechnung basiert auf dem XML-Format und erfüllt die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931.
• Strukturierte Daten: Alle relevanten Rechnungsinformationen werden in definierten Datenfeldern (BT-Felder) übermittelt.
• Pflichtangaben: Bestimmte Daten, wie etwa die Leitweg-ID des Empfängers, sind zwingend erforderlich.
• Keine visuelle Darstellung: Im Gegensatz zu Formaten wie ZUGFeRD enthält die XRechnung keine PDF-Datei. Sie ist rein maschinenlesbar.

Rechtlicher Hintergrund

• EU-Richtlinie 2014/55/EU: Legt die Grundlagen für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen fest.
• E-Rechnungsverordnung (ERechV): Nationale Umsetzung der EU-Richtlinie in Deutschland.
• Länderspezifische Regelungen: Einige Bundesländer haben eigene Vorschriften und Fristen für die Einführung der XRechnung festgelegt.

Wie erstellen Sie eine XRechnung?

1. Daten erfassen: Stellen Sie sicher, dass alle Pflichtangaben vollständig und korrekt sind, einschließlich der Leitweg-ID des Empfängers.
2. Software nutzen: Verwenden Sie eine E-Rechnungssoftware wie Papierkram, die das XRechnung-Format unterstützt.
3. Rechnung generieren: Die Software erstellt die XRechnung im XML-Format gemäß den aktuellen Standards.
4. Validierung: Prüfen Sie die XRechnung auf Konformität und Vollständigkeit.
5. Versand: Übermitteln Sie die XRechnung über die vorgeschriebenen Kanäle, z. B. über ein E-Rechnungsportal oder per E-Mail.

Vorteile der XRechnung

• Effizienzsteigerung: Automatisierte Verarbeitung beschleunigt die Rechnungsbearbeitung.
• Kostenersparnis: Reduzierung von Papier- und Portokosten durch digitale Übermittlung.
• Transparenz: Klare und eindeutige Datenstruktur minimiert Missverständnisse.
• Rechtssicherheit: Erfüllung gesetzlicher Vorgaben und Vermeidung von Sanktionen.

Fazit

Die XRechnung ist ein zentraler Baustein für die digitale Transformation im öffentlichen Auftragswesen. Durch die Umstellung auf das XRechnung-Format optimieren Sie Ihre Rechnungsprozesse, sparen Zeit und Kosten und erfüllen gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen. Mit Lösungen wie Papierkram gelingt der Umstieg auf die XRechnung einfach und effizient.