XML: Das Fundament für den elektronischen Datenaustausch in E-Rechnungen

Was ist XML?

XML steht für eXtensible Markup Language und ist eine Auszeichnungssprache zur Darstellung hierarchisch strukturierter Daten in Textform. Sie wurde entwickelt, um Daten plattformunabhängig und strukturiert zu speichern und zu transportieren. Im Gegensatz zu HTML, das primär zur Darstellung von Daten dient, konzentriert sich XML auf die Beschreibung von Dateninhalten und deren Struktur.

Die Rolle von XML in E-Rechnungen

In der elektronischen Rechnungsstellung ist XML das bevorzugte Format für den Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen und Behörden. XML ermöglicht es, Rechnungsinformationen in einer strukturierten und maschinenlesbaren Form zu übertragen, was die automatische Verarbeitung und Integration in Buchhaltungs- und ERP-Systeme erleichtert.

Vorteile der Verwendung von XML für E-Rechnungen

• Strukturierte Daten: XML ermöglicht eine klare Definition von Datenfeldern wie Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Steuersätze.
• Interoperabilität: Dank standardisierter Strukturen können XML-Dokumente von verschiedenen Systemen gelesen und verarbeitet werden.
• Erweiterbarkeit: XML ist flexibel und kann an spezifische Anforderungen angepasst oder erweitert werden.
• Validierbarkeit: Mit Hilfe von Schema-Dateien (z. B. XSD) kann die Struktur und der Inhalt von XML-Dokumenten validiert werden, um Fehler zu vermeiden.

XML-Standards in der E-Rechnungsstellung

Es existieren mehrere auf XML basierende Standards für E-Rechnungen:

• XRechnung: Der in Deutschland vorgeschriebene Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber basiert auf XML und entspricht den Anforderungen der EN 16931.
• ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML-Datensatz kombiniert. So ist die Rechnung sowohl für Menschen lesbar als auch maschinell verarbeitbar.
• UBL (Universal Business Language): Ein internationaler XML-basierter Standard für den elektronischen Geschäftsdatenaustausch, einschließlich Rechnungen.

Wie funktioniert eine XML-basierte E-Rechnung?

Eine XML-basierte E-Rechnung enthält alle notwendigen Rechnungsinformationen in einem strukturierten Format. Jedes Datenelement wird durch Tags definiert, die den Inhalt beschreiben:

<Rechnung>
 <Rechnungsnummer>123456</Rechnungsnummer>
 <Rechnungsdatum>2023-10-25</Rechnungsdatum>
 <Kunde>
 <Name>Max Mustermann GmbH</Name>
 <Adresse>Beispielstraße 1, 12345 Musterstadt</Adresse>
 </Kunde>
 <!-- Weitere Daten -->
</Rechnung>

Vorteile für Unternehmen

• Automatisierung: Reduzierung manueller Eingaben durch automatische Datenverarbeitung.
• Fehlerreduktion: Minimierung von Eingabefehlern und Inkonsistenzen.
• Effizienzsteigerung: Schnellere Bearbeitung und Buchung von Rechnungen.
• Compliance: Erfüllung gesetzlicher Vorgaben und Standards für die elektronische Rechnungsstellung.

Fazit

XML ist ein unverzichtbares Element in der elektronischen Rechnungsstellung und ermöglicht einen effizienten und sicheren Datenaustausch. Durch die Verwendung von XML-basierten E-Rechnungen optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse, sparen Zeit und Kosten und erfüllen gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen. Mit Lösungen wie Papierkram wird die Erstellung und Verarbeitung von XML-E-Rechnungen zum Kinderspiel.