ZUGFeRD: Das hybride Format für elektronische Rechnungen

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Es ist ein hybrides Rechnungsformat, das entwickelt wurde, um die elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen jeder Größe zu vereinfachen. ZUGFeRD kombiniert eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Dadurch ist die Rechnung sowohl für Menschen lesbar als auch maschinell verarbeitbar, was eine effiziente Integration in digitale Geschäftsprozesse ermöglicht.

Die Rolle von ZUGFeRD in der E-Rechnungsstellung

ZUGFeRD basiert auf dem europäischen Standard EN 16931 und erfüllt die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung. Es ermöglicht den Austausch strukturierter Rechnungsdaten zwischen Geschäftspartnern und öffentlichen Auftraggebern, ohne dass spezielle Software zur Anzeige benötigt wird. Die PDF-Rechnung kann wie gewohnt geöffnet werden, während die eingebetteten XML-Daten für die automatische Verarbeitung genutzt werden.

Vorteile von ZUGFeRD

• Benutzerfreundlichkeit: Empfänger können die Rechnung ohne zusätzliche Software lesen.
• Automatisierung: Die eingebetteten XML-Daten ermöglichen eine direkte Integration in Buchhaltungs- und ERP-Systeme.
• Interoperabilität: Unterstützt den internationalen Datenaustausch durch Kompatibilität mit Factur-X, dem französischen Pendant.
• Compliance: Erfüllt gesetzliche Anforderungen und Standards für elektronische Rechnungen in Deutschland und Europa.
• Kostenersparnis: Reduziert manuellen Aufwand und Papierverbrauch, was zu Kosteneinsparungen führt.

Versionen von ZUGFeRD

• ZUGFeRD 1.0: Einführung des hybriden Formats im Jahr 2014.
• ZUGFeRD 2.0 und höher: Anpassung an den europäischen Standard EN 16931 und Erweiterung der Funktionalitäten.
• ZUGFeRD 2.1.1 (auch bekannt als Factur-X): Gemeinsamer deutsch-französischer Standard für grenzüberschreitende Rechnungen.

Anwendung von ZUGFeRD in der Praxis

• Einfache Implementierung: Unternehmen können ZUGFeRD ohne große technische Anpassungen einsetzen.
• Verbesserte Prozessqualität: Automatisierte Verarbeitung reduziert Fehler und beschleunigt die Rechnungsbearbeitung.
• Rechtskonformität: Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bei der elektronischen Rechnungsstellung.

Fazit

ZUGFeRD bietet eine praxisnahe Lösung für die elektronische Rechnungsstellung, die sowohl den Anforderungen von Unternehmen als auch gesetzlichen Vorgaben gerecht wird. Durch die Kombination von Lesbarkeit und maschineller Verarbeitbarkeit optimiert ZUGFeRD Ihre Rechnungsprozesse und fördert die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen. Mit Papierkram nutzen Sie die Vorteile von ZUGFeRD voll aus und gestalten Ihre Buchhaltung effizienter und moderner.