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Aktuelles rund um Papierkram

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Als Coach:in einfach und erfolgreich die Buchhaltung erledigen

10. März 2022

Als Coach:in bringst Du Veränderungen in das Leben Deiner Kunden und Klienten, löst Probleme und bringst die Leichtigkeit zurück. Um überzeugend und authentisch auszustrahlen, dass das Leben nicht die komplizierte Hürde ist, wie es in Lebenskrisen oft wirkt, solltest Du Dir Deinen Alltag auch so angenehm wie möglich gestalten können.


Rechnung schreiben, Kunden verwalten, die Steuererklärung vorbereiten – die Selbstständigkeit geht mit vielen Verpflichtungen einher. Papierkram unterstützt Dich mit einfachen und komfortablen Funktionen und Workflows, so dass Du die Buchhaltung quasi nebenher erledigst. Viele Buchhaltungsaufgaben, die für Coaches relevant sind, bedeuten in Papierkram nur wenige Klicks.

Erfasste Arbeitszeiten abrechnen

Als Coach:in wirst Du sehr wahrscheinlich irgendwann zu dem Punkt kommen, an dem Du geleistete Zeiten in Rechnung stellen musst. In Papierkram ist eine Zeiterfassung schon integriert, so dass Du kein weiteres Tool benötigst, um die Zeiten exakt zu erfassen und mit einem Klick in eine Rechnung übertragen zu können.

Die gesamte Berechnung der Rechnung, also die Preise der einzelnen Zeiterfassungen und die Berechnung des Gesamtpreises übernimmt Papierkram. Das bedeutet für Dich, dass Du lediglich Deine Dienstleistungen in Papierkram einträgst, einstellst, wie die erfassten Zeiten gerundet werden sollen und dann Deine Zeiten ganz bequem im Browser oder mit der Smartphone-App erfasst. Alles weitere erledigt Papierkram für Dich. Du erstellst nur noch mit lediglich zwei Klicks die komplette Rechnung an den Kunden.

Leistungen Pauschal abrechnen

Auch, wenn Du Deinen Kunden keine oder nicht nur erfassten Zeiten in Rechnung stellst, sondern Deine Leistungen über Pauschalpreise abrechnen möchtest, ist Papierkram das richtige Buchhaltungstool für Dich. Du legst Deine Leistungen einfach in den Einstellungen an und rufst diese beim Anlegen von Angeboten und Rechnungen auf. Beschreibung und Preis werden dann automatisch übernommen und über die Anzahl berechnet Papierkram automatisch den Gesamtpreis.

Einnahmen aus Vertriebspartnerschaften

Je nach Thema können Coaches auch Einnahmen aus Affiliatepartnerschaften erzielen. Als Ernährungscoach:in könnte man zum Beispiel die Produkte eines spezialisierten Nahrungsmittelherstellers bewerben und als Bewegungs- oder Sportcoach käme ein Sportschuh oder Freizeitkleidungshersteller als Vertriebspartner in Frage.

Mit Papierkram verbuchst Du diese Einnahmen ganz einfach als Einnahmenbelege. Mit einem übersichtlichen Formuar wählst Du in Sekundenschnelle das richtige Konto und legst die Einnahme an. Papierkram bucht die Beträge automatisch in die korrekten Zeilen in EÜR, BWA und UStVA, so dass Du diese Berichte nur noch abzugeben brauchst.

Reisekosten verbuchen

Als Coach:in wirst Du viel unterwegs sein und Kunden besuchen oder Seminare abhalten. Mit Papierkram trägst Du Deine Reisekosten ganz einfach und mit wenigen Klicks in Deine Buchhaltung ein, so dass die Ausgaben steuerlich geltend gemacht werden. Flugkosten, Bahnkosten, Taxikosten, Fahrten mit dem privaten Auto, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungen, mit Papierkram erfasst Du diese Kosten ganz einfach und verbuchst sie in die entsprechenden Konten. Und das kinderleicht und ganz ohne Buchhaltungskauderwelsch.

Mit der Smartphone-App kannst Du Deine Ausgaben auch direkt unterwegs buchen und die Ausgabenbelege, die Du erhältst, mit der integrierten Scanfunktion als digitalen Beleganhang speichern und in Deiner Buchhaltung ablegen.

Kleinunternehmerregelung zu Beginn der Selbstständigkeit

Aber Du solltest neben Deinen Buchführungs- und Jahresabschlusspflichten auch Deinen Umsatz im Blick haben. Denn: Zu Beginn Deiner Coaching-Karriere profitierst Du womöglich noch von der Kleinunternehmerregelung, aber ab einem gewissen Jahresumsatz musst Du die Umsatzsteuer erheben.

Festgehalten ist die Kleinunternehmerregelung in § 19 Abs. 1 UStG.

Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Durch die Kleinunternehmerregelung bist Du davon befreit, eine Umsatzsteuer zu erheben und wirst dadurch steuerlich und bürokratisch entlastet. Die Entlastung ist aber nicht der einzige Vorteil. Da die Umsatzsteuer entfällt, hast Du einen Preisvorteil und kannst günstiger sein, als Deine Konkurrenz.

Außerdem musst Du als Kleinunternehmer keine monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen beim Finanzamt tätigen. Allerdings kannst Du deshalb auch keine Mehrwertsteuer vom Finanzamt zurückholen, wenn Du Dir als Kleinunternehmer Waren kaufst.

Bis zu welchem Umsatz darf ich die Kleinunternehmerregelung nutzen?

Bei einem Umsatz bis zu 22.000 Euro im Jahr ist die Kleinunternehmerregelung möglich. Solange die Umsatzgrenze nicht überschritten wird, kann die Kleinunternehmerregelung im Jahr 2022 genutzt werden. Überschreitest Du die Grenze, musst Du zum Anfang des nächsten Geschäftsjahres zur Regelbesteuerung wechseln.

Um die Kleinunternehmerregel zu nutzen, musst bei der Angabe der zu erwartenden Umsätze folgende Punkte zutreffen:

  • Umsatz im Gründungsjahr nicht höher als 22.000 Euro
  • Umsatz für das 2. Jahr nicht höher als 50.000 Euro

Achtung: Falls Du Deine Tätigkeit als Coach zum Beispiel im Juni begonnen hast, darfst Du bist zum Ende des Jahres auch nur einen Umsatz von 11.000 Euro generieren, um dazu gezählt zu werden.

Und wenn ich nicht mehr als Kleinunternehmer zähle?

Sobald Dein Umsatz über die 22.000 Euro hinausgeht, musst Du im neuen Geschäftsjahr zur Regelbesteuerung wechseln. Das bedeutet für Dich, dass Du für alle Rechnungen, die Du erstellst, eine Umsatzsteuer erheben musst. Wenn Du eine Umsatzsteuer erhebst, kannst Du allerdings auch selbst gezahlte Umsatzsteuer für geschäftliche Waren beim Finanzamt zurückfordern. Falls Du also ein neues Notebook oder Smartphone für Dich als Coach benötigst, kannst Du damit einiges sparen.

Mit der Umsatzsteuerpflicht bist Du auch verpflichtet eine Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben. Darin teilst Du dem Finanzamt mit, wie viel Umsatzsteuer Du von Deinen Kunden eingenommen hast, wieviel Du abführen musst und wie viel Du selbst vom Finanzamt einfordern möchtest. Papierkram erstellt die UStVA automatisch aus den gebuchten Rechnungen und Belegen. Du musst nichts weiter tun, als eine Elster-XML-Datei in Deinem Account herunterzuladen und im Elster-Portal hochzuladen.

Wie behalte ich meinen Umsatz immer im Blick?

Du kannst Dich durch einen Haufen Papierkram quälen oder einfach Papierkram nutzen. Mit uns hast Du Deine Geschäftszahlen nicht nur immer im Blick, sondern kannst auch Deine Kunden verwalten und Rechnungen bequem in individuellen Dokumentvorlagen erstellen. Dadurch vermeidest Du Fehler, behältst die Übersicht und auch Deine Klienten freuen sich darüber, dass der Zahlungsprozess reibungslos abläuft.

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Foto: Motivational speaker photo created by pressfoto - www.freepik.com

Kontakt

Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, falls Sie Fragen, Kommentare und Anregungen zu Papierkram oder unseren Artikeln haben. Wir stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung.

Ansprechpartner
Dr. Michael Kaiser

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