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Als Selbstständige:r schnell und erfolgreich Angebote erstellen und versenden

12. April 2022

In Deiner Selbstständigkeit gehört das Schreiben von Angeboten zur täglichen Routine und bildet den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Dabei ist es wichtig, Deinen Kundinnen und Kunden ein professionelles Angebot auszustellen, um überhaupt Umsätze zu erzielen und von Beginn an seriös aufzutreten. 

Für die Angebotserstellung ist es wichtig, zu wissen, was alles in dem Angebot stehen muss, damit es auch rechtlich bindend ist. Hilfreich ist dabei auch, die Buchhaltungssoftware Papierkram zu nutzen, die das Erstellen von Angeboten zum Kinderspiel macht!


Schritt für Schritt zum Angebot 

Als Selbstständige:r kann die Kundenakquise eine zeitintensive Herausforderung sein. Jetzt wird Dein Durchhaltevermögen gefordert, denn besonders zu Beginn Deiner Gründung wirst Du mehr Absagen als Zusagen erhalten. Diese Schritte helfen Dir dabei, einen kühlen Kopf zu bewahren und ein professionelles Angebot zu schreiben: 

Schritt 1 – Wecke das Interesse Deines potenziellen Kunden

Um potenzielle Kunden zu erreichen, stehen Dir verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Ist Dir die direkte Ansprache auf Messen und Events lieber? Oder nutzt Du lieber Telefon- oder Kaltakquise zur Kundengewinnung? Welche Wege Du auch wählst – mit der Zeit wird die Kundengewinnung deutlich einfacher werden. 

Schritt 2 - Informationen einholen

Deine Kundin bzw. Dein Kunde ist interessiert? Super! Jetzt musst Du Informationen sammeln. Folgende Fragen solltest Du Dir vorher stellen:

  • Welchen Leistungsumfang wünscht sich Dein Kunde?
  • Welche Art der Leistung wünscht sich Dein Kunde? Kannst Du dem gerecht werden?
  • Lässt Deine aktuelle Auftragslage das gewünschte Timing Deines potenziellen Kunden zu?
  • Welche besonderen Kundenwünsche kannst Du vorab identifizieren?
Schritt 3 – Angebot erstellen

Du solltest den Umfang, die Art und der Zeitrahmen Deiner Leistung vorab klar abstimmen, bevor Du das Angebot erstellst. So ersparst Du Dir spätere Nachverhandlungen und auch Deine Kundin bzw. Dein Kunde ist zufriedener.

Die Vorarbeit ist wichtig, um ein sauberes und kundenorientiertes Angebot zu schreiben. Investiere also unbedingt Zeit in das Sammeln von relevanten Informationen.

Damit Dein Angebot auch rechtskonform ist, musst Du einige Punkte unbedingt beachten. Allerdings gibt es für Angebote deutlich weniger rechtliche Vorgaben, als für Rechnungen. Dennoch solltest Du ein Angebot so präzise wie möglich gestalten. 

Tipp: Mit Papierkram kannst Du nicht nur Angebote und Rechnungen mit wenigen Klicks erstellen, Du kannst Rechnungen auch mit einem Klick in Mahnungen umwandeln. Du hast alle Zahlungsein- und ausgänge stets im Blick und weißt, welche Kundinnen und Kunden ihre Rechnung noch begleichen müssen.


Das sollte in Deinem Angebot erhalten sein 

👉🏼  Angebotsnummer: Ähnlich wie eine Rechnungsnummer ist es sinnvoll, eine Angebotsnummer aufzuführen, um bei Fragen der Kundin bzw. des Kunden leichter identifizieren zu können, um welches Angebot es sich handelt.

👉🏼 Angebots- und Lieferdatum: Deine Kundin bzw. Dein Kunde muss darüber informiert sein, an welchem Tag das vorliegende Angebot erstellt wurde. Ebenfalls solltest Du ein festes Lieferdatum angeben, damit Deine Kundin bzw. Dein Kunde weiß, bis wann Du Deine Leistung erfüllst.

👉🏼 AGB: Auf Deine AGB – falls vorhanden –  kannst Du in Deinem Angebotsschreiben verweisen.

👉🏼 Dauer: Der zeitliche Umfang Deiner Leistung/Lieferung ist eine wichtige Information für Deine Kundin bzw. Deinen Kunden. Wie viel Zeit benötigt die Lieferung oder die Durchführung der Leistung?

👉🏼 Eigentumsvorbehalt, Erfüllungsort und Gerichtsstand: Du solltest in Deinem Angebot unbedingt festhalten, dass das versendete Produkt oder Deine erfüllte Leistung bis zur vollständigen Bezahlung Dein Eigentum bleibt. 

👉🏼 Einleitung: Dein Angebotsschreiben wird in den meisten Fällen mit folgendem Satz begonnen: „Ich danke Ihnen für Ihre Anfrage und unser Gespräch am TT.MM.JJJJ. Gerne biete ich Ihnen in Bezug dazu folgende Leistungen an…“

👉🏼 Leistung: Beschreibe ganz genau, was geleistet, durchgeführt oder geliefert wird. Die Beschreibung der Leistung sollte keine offenen Fragen lassen.

👉🏼 Preis: Ein besonders wichtiger Bestandteil des Angebots ist der Preis. Deine Kundin bzw. Dein Kunde sollte direkt erkennen, wie viel die einzelnen Leistungen kosten werden und einen Überblick über die Zwischensumme sowie die Endsumme haben. Auch die zuzügliche Mehrwertsteuer von 7 oder 19 Prozent sollte aufgezeigt werden. Falls zusätzliche Kosten für Deine Kundin bzw. Deinen Kunden durch zum Beispiel Spesen oder Versand anfallen, solltest Du die ebenfalls auflisten.

👉🏼 Rabatt: Mit einem Rabatt kannst du bei größeren Angeboten, Neukunden oder Aktionen zusätzlichen Anreiz schaffen. 

👉🏼 Gültigkeitsdauer: Wie lange hat Dein Deine Kundin bzw. Dein Kunde die Chance, sich für Dein Angebot zu entscheiden? Gib an, bis wann die Konditionen gültig sind.

👉🏼 Umfang: Im Angebot sollte auch präzise geklärt sein, welche Stückzahl bzw. Menge Dein Angebot erfasst.

Tipp: In Papierkram enthält die Angebotsvorlage alle wichtigen Punkte, die zu einem Angebot gehören. Versende Angebote direkt aus Papierkram.


Du solltest den Umfang, die Art und der Zeitrahmen Deiner Leistung vorab klar abstimmen, bevor Du das Angebot erstellst. So ersparst Du Dir spätere Nachverhandlungen und auch Dein Kunde ist zufriedener.

Die Vorarbeit ist wichtig, um ein sauberes und kundenorientiertes Angebot zu schreiben, das für Deine Kundin bzw. Deinen Kunden attraktiv ist. Investiere also unbedingt Zeit in das Sammeln von relevanten Informationen.

So wird das Erstellen von Angeboten zum Kinderspiel

Mit Papierkram stehen Dir alle Features zur Verfügung, die Du für ein überzeugendes Angebot brauchst. Arbeite mit Waren, Dienstleistungen und Textbausteinen, um Angebote schneller fertigstellen zu können

Du kannst PDF-Angebote downloaden oder sogar direkt über Papierkram versenden. Zusätzlich verfügst Du über Dein eigenes, individuelles Briefpapier und kannst auch Deine eigenen Schriften nutzen. Layoutanpassungen können ganz leicht via CSS umgesetzt werden.       

Das Ergebnis ist ein Angebot, das ganz Deinem Corporate Design entspricht. Ganz ohne Papierkram Logo!

Deine Angebote liegen Dir in Papierkram auch in einer filterbaren Übersicht vor, außerdem ist ein Export aller Angebote jederzeit problemlos möglich.

Kundenportal als noch kundenfreundlichere Alternative zum Angebotsversand

Hast Du schon von unserem neuen Feature gehört? Wir haben ganz frisch das Kundenportal eingeführt! Mit dem Kundenportal haben wir einen Zugang für Kundinnen und Kunden zu Deinem Papierkram-Account geschaffen, über den Angebote eingesehen, heruntergeladen, angenommen und abgelehnt werden können. Es steht zusätzlich eine Kommentarfunktion zur Verfügung, mit der Kunden und Kundinnen Fragen zum Angebot stellen oder Änderungswünsche diskutiert werden können.

Dadurch wird es Dir deutlich erleichtert, mit den Kundinnen und Kunden über bereits erstellte Angebote zu verhandeln. Statt lange Telefonate oder E-Mail-Korrespondenzen findet die Konversation in der Kommentarfunktion statt. So wird die Kommunikation für Deine Kundinnen und Kunden und auch für Dich um einiges bequemer und effektiver

Melde Dich gleich an und starte mit Papierkram voll durch!

Foto: marymarkevich - freepik.com

Kontakt

Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, falls Sie Fragen, Kommentare und Anregungen zu Papierkram oder unseren Artikeln haben. Wir stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung.

Ansprechpartner
Dr. Michael Kaiser

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