19. Juni 2019
Papierkram wurde insbesondere für Einzelunternehmer und kleine Agenturen und Unternehmen entwickelt. Die in Papierkram integrierten Funktionen bilden vorrangig die Bedürfnisse von selbstständigen Webentwicklern, Programmierern, Designern, Handwerkern und kleinen Firmen ab. Insbesondere die integrierte Zeiterfassung macht es Dienstleistern einfach, ihre geleistete Zeit den Kunden in Rechnung zu stellen. Mit wenigen Klicks können erfasste Zeiten von unterschiedlichen Aufgaben mit spezifischen Stundensätzen in eine Rechnung überführt werden.
Die Berichte, die Papierkram auf Knopfdruck liefert, sind ebenfalls auf die Anforderungen der oben beschriebenen Unternehmern abgestimmt. Mit der BWA wird dem Benutzer ein standardisiertes Werkzeug an die Hand gegeben, mit dem er die Entwicklung seines Unternehmens beobachten und analysieren kann, die UStVA und die EÜR sind die beiden Steuerberichte, die üblicherweise beim Finanzamt eingereicht werden müssen und mit dem Cashflow hat man immer einen Überblick, welche Ausgaben und Einnahmen in den letzten Monaten angefallen sind. Diese Berichte werden ganz einfach per Knopfdruck erstellt, so dass komplizierte Excel-Listen endgültig der Vergangenheit angehören. Was Papierkram allerdings nicht erstellt, ist eine Bilanz, wie sie beispielsweise GmbHs und UGs vorlegen müssen.
Obwohl Papierkram keine Bilanz erstellt, nutzen sehr viele bilanzpflichtige Unternehmen Papierkram als Tool für die unterschiedlichen Buchhaltungsaufgaben, die im Tagesgeschäft anfallen. In diesem Artikel möchten wir vorstellen, wie Papierkram auch in einer GmbH oder einer UG eingesetzt werden und wie die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater hinsichtlich der zu erstellenden Bilanz aussehen kann.
In einem Unternehmen, egal ob es sich um ein Kleinunternehmen oder um eine GmbH handelt, müssen Kunden verwaltet, Angebote erstellt, Projekte verwaltet und Rechnungen geschrieben werden. Mit Papierkram ist es bspw. sehr einfach, Ordnung in die Adressdaten der Kunden zu bringen und diese Ordnung aufrecht zu erhalten. Es stehen alle relevanten Adressfelder zur Verfügung, es können unterschiedliche Kontaktpersonen für ein Unternehmen gepflegt und die Adressen können durch eine einfache Zuweisung von Farben kategorisiert werden. Durch das übersichtliche Kundenmanagement können Angebote und Rechnungen an die eingetragenen Kunden mit wenigen Schritten erstellt und angelegte Waren und Dienstleistungen aufgerufen und mit den hinterlegten Preisen pro Einheit in die Positionen eingebunden werden. Dank der integrierten Zeiterfassung und des integrierten Projektmanagements behält man den Stand der Projekte und die geleistete Arbeitszeit immer im Auge. Durch die Einbindung der Rechnungserstellung in die Projektabläufe, so dass beispielsweise aus erfassten Zeiten direkt eine Rechnung generiert werden kann, wird viel Zeit gespart, die man für Aufgaben aufwenden kann, die abrechenbar sind.
Mit Papierkram kann man also auch in größeren Unternehmen viele mühselige Arbeitsschritte einsparen. Die täglichen Buchhaltungsaufgaben gehen wesentlich einfacher von der Hand, als wenn man Kundendaten in Excel-Listen pflegt und Angebote und Rechnungen mit Word erstellt.
Bilanzpflichtige Unternehmen müssen, wie die Beschreibung schon andeutet, eine Bilanz erstellen und beim Finanzamt vorlegen. Das macht Papierkram im Gegensatz zur Einnahmenüberschussrechnung und zur Umsatzsteuervoranmeldung nicht automatisiert. Die meisten Unternehmen dieser Größenordnung dürften ohnehin mit einem Steuerberater zusammenarbeiten. Daher haben wir Exportmöglichkeiten integriert, um die Daten dem Steuerberater einfach weitergeben zu können. Da auch dem DATEV-Export die Ist-Versteuerung zugrundeliegt, also nur Rechnungen und Belege exportiert werden, die als bezahlt gekennzeichnet wurden, ist der Komplettexport der Daten das richtige Werkzeug für die Zusammenarbeit eines bilanzierungspflichtigen Unternehmens mit einem Steuerberater.
Über den Komplettexport können alle Daten, die im Account vorhanden sind, exportiert werden. Hier besteht die Möglichkeit, das gewünschte Jahr auszuwählen und die Daten in einer gezippten Datei auf dem eigenen Rechner zu speichern. Nach dem Entpacken des Archivs findet man, je nachdem, ob man Export ohne oder mit PDF-Dateien gewählt hat, die Daten als CSV-Dateien und die Dokumente als PDF-Dateien in verschiedene Verzeichnisse unterteilt vor. Hier sind alle relevanten Daten der in einem Jahr geschriebenen Rechnungen vorzufinden. Der Steuerberater hat, nachdem er die Exportdaten erhalten hat, also alle Daten der Ausgangsrechnungen in importierbarer Form vorliegen.
Bei einem bilanzpflichtigen Unternehmen ist es ratsam, einen Steuerberater hinzuzuziehen. Die Erstellung einer Bilanz sollte man nicht selbst vornehmen, wenn keine professionellen Kenntnisse in diesem Bereich vorhanden sind. Papierkram ist also durch die Exportfunktion und durch die nach Buchungsdaten aufgeschlüsselten Exportdatei auch in einem bilanzpflichtigen Unternehmen ein komfortables Tool, um die täglichen Buchhaltungsaufgaben einfach und unkompliziert abarbeiten zu können.
Wir sind derzeit dabei, unsere Online-Buchhaltung um einen Steuerberatungsservice zu erweitern. Unsere Steuerberater kennen sich mit Papierkram sehr gut aus und sind an der Weiterentwicklung beteiligt. Wenn Du also Papierkram nutzt oder planst, Papierkram in Zukunft zu nutzen, die Berichte ans Finanzamt aber trotzdem von einem Steuerberater erstellen lassen oder gegenchecken lassen möchtest, möchten wir Dir den Service unserer Steuerberater ans Herz legen. Die Kollegen erledigen selbstverständlich auch alle steuerlichen Vorgänge für bilanzpflichtige Unternehmen.
Bei Interesse an diesem Service, melde Dich bitte einfach unter steuerberatung@papierkram.de
Erfahrungsberichte von Nutzer:innen, die in den Bereichen Sozialpädagogik, Film, Fernsehen, Rundfunk, Organisation, Design, Fotografie und Webdesign arbeiten.
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