Aufbewahrung von Unterlagen - Im Zweifel lieber länger

30. Mai 2017

Aufräumen und Ausmisten, um wieder mehr Platz und vor allem den Überblick zu behalten, ist löblich und manchmal auch unausweichlich.

Vorsicht ist jedoch bei steuerlich aufbewahrungspflichtigen (steuerlich und sozialversicherungsrechtlich relevanten) Unterlagen geboten! Für diese Unterlagen macht der Staat Vorgaben, wie lange und in welcher Form sie aufzubewahren sind. Sämtliche Unterlagen, die als Buchungsgrundlage dienen, unterliegen einer 10-jährigen Aufbewahrungsfrist, ansonsten gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren. Ein Verstoß gegen diese Fristen kann durchaus unangenehme Konsequenzen nach sich ziehen, bspw. im Rahmen einer Betriebsprüfung.

Der nachfolgenden Übersicht könnt ihr auf einen Blick entnehmen, welchen Unterlagen ihr zum 31.12.2016 vernichten durftet:

Vorsicht: Maßgeblich ist immer der Zeitpunkt der letzten Bearbeitung, sprich der letzten Buchung bzw. der letzten Anmerkung oder Anpassung. Damit kann sich der Zeitraum nach hinten verschieben, sodass die Unterlagen länger aufzubewahren sind. 

In Zweifelsfällen empfiehlt es sich daher, die Unterlagen lieber ein Jahr länger und sämtliche Unterlagen einheitlich für 10 Jahre aufzubewahren.