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Aufbewahrung von Unterlagen - Im Zweifel lieber länger

30. Mai 2017

Aufräumen und Ausmisten, um wieder mehr Platz und vor allem den Überblick zu behalten, ist löblich und manchmal auch unausweichlich.

Vorsicht ist jedoch bei steuerlich aufbewahrungspflichtigen (steuerlich und sozialversicherungsrechtlich relevanten) Unterlagen geboten! Für diese Unterlagen macht der Staat Vorgaben, wie lange und in welcher Form sie aufzubewahren sind. Sämtliche Unterlagen, die als Buchungsgrundlage dienen, unterliegen einer 10-jährigen Aufbewahrungsfrist, ansonsten gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren. Ein Verstoß gegen diese Fristen kann durchaus unangenehme Konsequenzen nach sich ziehen, bspw. im Rahmen einer Betriebsprüfung.

Der nachfolgenden Übersicht könnt ihr auf einen Blick entnehmen, welchen Unterlagen ihr zum 31.12.2016 vernichten durftet:

Unterlagen

Aufbewahrungsfrist

Vernichten bis
einschließlich

Aktenvermerke

6

2010

An-, Ab- und Ummeldungen/Sozialversicherung

10

2006

Auftragsbestätigungen

6

2010

Belegzusammenstellungen

10

2006

Bewirtungsbelege

10

2006

Buchungsbelege

10

2006

Buchungsunterlagen

10

2006

Fahrtenbücher

10

2006

Fehlerprotokoll bei EDV-Buchführung

10

2006

Geschenknachweise

6

2010

Kontoauszüge

10

2006

Lohnbelege

6

2010

Lohnsteueranmeldung

10

2006

Kassenbücher

10

2006

Programmbeschreibung für EDV

10

2006

Quittungen

10

2006

Rechnungen

10

2006

Reisekostenabrechnungen

10

2006

Sachkonten

10

2006

Steuererklärungen inkl. Unterlagen

10

2006

Verträge

6

2010

Zahlungsanweisungen

10

2006

Vorsicht: Maßgeblich ist immer der Zeitpunkt der letzten Bearbeitung, sprich der letzten Buchung bzw. der letzten Anmerkung oder Anpassung. Damit kann sich der Zeitraum nach hinten verschieben, sodass die Unterlagen länger aufzubewahren sind. 

In Zweifelsfällen empfiehlt es sich daher, die Unterlagen lieber ein Jahr länger und sämtliche Unterlagen einheitlich für 10 Jahre aufzubewahren.

Kontakt

Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, falls Sie Fragen, Kommentare und Anregungen zu Papierkram oder unseren Artikeln haben. Wir stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung.

Ansprechpartner
Dr. Michael Kaiser

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