Der Weg zum papierlosen Büro

06. August 2015

Der Weg zum papierlosen Büro

Bereits in den 70er Jahren erhielten Computer Einzug in Unternehmen. Spätestens seit der digitalen Revolution können moderne Unternehmen ohne die elektronischen Hilfsmittel nicht mehr bestehen. Trotzdem werden viele Verträge, Präsentationen und Notizen immer noch auf Papier festgehalten. Dabei erlaubt es der Gesetzgeber längst, dass wichtige Dokumente komplett elektronisch aufbewahrt werden können.

Warum der Umstieg so schwer fällt

Ein papierloses Büro kann viel Zeit und Geld sparen. Kosteneinsparungen von bis zu 6.000 Euro sollen pro 1.000 Seiten Dokument durch die rein elektronische Abwicklung von Vorgängen erzielt werden können. Trotzdem weigern sich viele Unternehmen – und auch ihre Mitarbeiter – noch immer, komplett auf Papier zu verzichten. Der Modernisierung steht meist die Angst vor Veränderungen und Bequemlichkeit im Weg. Laut einer Studie hängen viele Menschen emotional an einem Schriftstück, weil es ganz einfach physisch greifbar ist.

Auf einer rein rationalen Ebene sprechen allerdings fast alle Faktoren für das papierlose Büro. Neben den deutlich geringeren Kosten der elektronischen Aufbewahrung von „Schriftstücken“, senkt das papierlose Büro vor allem den Zeitaufwand enorm. Das fängt bereits beim „Ablegen“, also dem Speichern, des Dokuments an. Aber auch die Suche nach wichtigen Dokumenten ist am PC deutlich schneller, als klassisch per Hand im Archiv. Zudem ist es möglich, allen Mitarbeitern im Unternehmen bestimmte Freigaben zu erteilen, so dass Angestellte immer nur auf bestimmte Dokumente zugreifen können. Darüber hinaus ermöglicht die zentrale Cloud, Schriftstücke binnen Sekunden zu übermitteln und gemeinsam zu bearbeiten.

In kleinen Schritten zum Ziel

Wer die offensichtlichen Vorteile des papierlosen Büros für sich und sein Unternehmen nutzen möchte, sollte trotzdem nichts überstürzen. Von heute auf morgen lässt sich das Büro nicht vom Papier befreien. Zunächst gilt es, eigene Rechnungen nur noch auf elektronischem Wege zu verschicken. Das ist dank gesetzlicher Vorschriften problemlos umsetzbar. Alle Lieferanten – egal ob für Bürobedarf, Strom oder Zuliefererprodukte – sollten dann darum gebeten werden, Rechnungen ihrerseits ebenfalls ausschließlich per Mail zu versenden. Auch Angebote, Mahnungen und Lieferscheine können komplett auf elektronischem Wege übermittelt werden. Wichtig bei der Aufbewahrung ist es, dass man die entsprechenden Dokumente rechtskonform archiviert. HIerzu gehört es einerseits, dass die Dokumente nicht mehr nachträglich geändert werden können. Zudem müssen digital bereitgestellte Belege (in der Regel in Form von PDF Dokumenten) auch als Originaldatei abgelegt werden - druckt man die Dokumente erst aus und scannt diese anschließend ist dieses nämlich nicht rechtskonform. 

Etwas komplizierter wird es, Präsentationen, Notizen und sonstige persönliche Anmerkungen ausschließlich auf digitalen Endgeräten zu verfassen. Für Smartphone, Tablet und Co. sind mittlerweile aber zahlreiche kostengünstige Apps verfügbar, die das Erstellen von digitalen Notizen stark erleichtern. Unternehmer sollten allerdings beachten, dass die jeweiligen Programme immer sicher und technisch stabil sein müssen. Zudem bedarf es einer gewissen Zeit, bis die Software fehlerfrei und ebenso schnell wie Stift und Papier bedient werden kann.

Mitarbeiter überzeugen

Wer als Einzelunternehmer oder Freiberufler arbeitet, hat es vergleichsweise leicht, ein papierloses Büro zu führen. Kunden und Lieferanten akzeptieren elektronische Dokumente in der Regel ohne Beanstandungen und die eigenen Gewohnheiten sind schnell umgestellt. Schwieriger wird es, wenn Mitarbeiter im Unternehmen angestellt sind. Sie gilt es, von den Vorzügen des papierlosen Büros zu überzeugen. Der Unternehmer sollte dabei nicht die Kostenvorteile in den Vordergrund stellen, sondern vor allem darauf eingehen, inwiefern das papierlose Büro die Arbeit jedes einzelnen Mitarbeiters vereinfacht. Zudem sollten notwendige Apps und entsprechende Endgeräte kostenlos zur Verfügung gestellt oder zumindest bezuschusst werden. Mit der online Buchhaltung Papierkram.de lassen sich elektronische Dokumente einfach an die digitalen Belege anheften und ein komfortabler Posteingang nimmt Euch die Arbeit ab, aus den Eingangsrechnungen entsprechende Belege für die Buchhaltung zu erstellen.

Weitere Tipps findest Du z.B. in dem Artikel "Papierlos im Büro".