Muss man Rechnungen unterschreiben?

12. Juli 2017

Immer wieder werden wir im Support gefragt, ob eine Rechnung ohne Unterschrift die gesetzlichen Anforderungen erfüllen würde. Die Antwort lautet selbstverständlich ja, eine Rechnung muss nicht zwingend unterschrieben werden, es sei denn, du bist Rechtsanwalt oder Steuerberater, hier gelten andere Regeln.

Welche Angaben auf einer Rechnung gemacht werden müssen, ist gesetzlich genau festgelegt. Da eine Unterschrift dort nicht erwähnt ist, ist es nicht nötig, Rechnungen zu signieren.

Das bedeutet auch, dass Du eine Rechnung einfach als PDF erstellen und per E-Mail versenden kannst. Mit Papierkram kannst Du daher eine Rechnung direkt nach dem Abschließen aus dem System heraus per E-Mail an den jeweiligen Kunden schicken.

Muss eine Rechnung eine digitale Signatur enthalten?

Nein, auch das ist nicht mehr nötig. Elektronische Rechnungen müssen seit 2011 keine digitale Signatur mehr enthalten. Bis 2011 war der Vorsteuerabzug nur dann möglich, wenn eine Rechnung eine digitale Signatur enthielt. Es gilt nur, dass folgende Kriterien einer Rechnung vom Rechnungsempfänger überprüft werden müssen:

• Echtheit der Herkunft (= Identität des Rechnungsausstellers muss sicher sein)
• Unversehrtheit des Inhalts (= erforderliche Angaben wurden nicht geändert)
• Lesbarkeit (= während der Aufbewahrungsfrist muss die Lesbarkeit sichergestellt sein)

Darf man eine Rechnung unterschreiben?

Es ist natürlich nicht falsch, eine Rechnung zu unterschreiben. Wenn man möchte, darf man seine Unterschrift auf die Rechnung setzen, allerdings ist dies mit Risiken behaftet.

Der Rechnungsempfänger könnte bspw. ein „Betrag dankend erhalten“ über die Unterschrift stempeln. Das ist natürlich kriminell und strafbar, allerdings liegt die Beweislast in einem solchen Fall beim Rechnungssteller.

Wenn also eine Rechnung eine Unterschrift beinhalten soll, dann sollte man unbedingt darauf achten, dass eine Floskel wie „mit freundlichen Grüßen“ oder Ähnliches über der Unterschrift steht.

Damit ein solcher Fall überhaupt nicht eintreten kann, werden bei Papierkram alle Rechnungen ohne Unterschrift generiert und versendet.