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Aktuelles rund um Papierkram

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Update: Herbst

09. November 2015

Unser Team hat die letzten Monate fleißig an neuen Funktionen und Features gearbeitet, welche wir letzte Woche aktiv geschaltet haben und die Du ab sofort unter Deinem Papierkram-Konto nutzen kannst. Im Folgenden stellen wir die wichtigsten Neuerungen kurz vor.

ELSTER USt XML-Export

Ab sofort hat Papierkram die USt-Voranmeldung weiter vereinfacht: Mit unserer neuen, intuitiven USt-Funktionalität sind die notwendigen Anmeldungen schnell gemacht. Unter Berichte > UStVA finden Sie nun eine übersichtliche Ansicht sämtlicher USt-Zeiträume abhängig von dem von Dir eingestellten USt-Intervall. Bereits gemeldete und gezahlte Monate werden entsprechend grün markiert, noch nicht eingereichte orange – so siehst Du direkt was noch zu erledigt ist. Wenn ein Monat abgeschlossen ist kannst Du nun ab Pro+ ein Elster-XML Export herunterladen, welches Du anschließend einfach zur Abgabe deiner digitalen USt über das Elster Portal nutzen kannst. Wenn die Vorauszahlung dann geleistet wurde kann ebenso direkt eine Buchung aus der Ansicht erzeugt werden und der Monat / das Quartal wird für Dich als „erledigt“ markiert. Abschließend haben wir die Ansicht der USt-Positionen noch erweitert, so dass man zwischen einer gekürzten und einer vollständigen Ansicht hin- und her schalten kann.

Mahnungen

Bisher konnte Papierkram bereits die aktuelle Mahnstufe von offenen Posten verwalten. Allerdings kommt dann natürlich schnell der Wunsch, dass man auch entsprechende Mahnungsdokumente an seinen Kunden schicken möchte. Hierzu bietet Dir die neueste Version ab Pro ebenfalls die integrierte Erstellung von Mahnungsdokumenten. Eine Reihe neuer Dokumentenvorlagen für die verschiedenen Mahnstufen können nach Bedarf angepasst werden und dienen als Grundlage für die Erstellung entsprechender PDF-Dokumente, welche wiederum direkt per E-Mail dem Kunden zugesendet werden können. In einem neuen Menüpunkt „Mahnungen“ siehst Du alle aktiven Mahnverfahren und deren Status. Um eine Mahnung zu erstellen gehst Du auf die betroffene Rechnung und wählst dort Mehr > Mahnung erstellen aus. Zudem zeigt Dir Papierkram nun überfällige Rechnung in der Rechnungsübersicht mit einem separaten Status und der Fristüberschreitung an.
 

EU eCommerce Mehrwertsteuer und USt-ID

Um die korrekte umsatzsteuerlichen Anforderungen für Dienstleistungen und digitale Inhalte im Rahmen von EU-Kundenbeziehungen abbilden zu können, haben wir die Rechnungsstellung entsprechend erweitert. Wird als Rechnungsempfänger ein im EU-Ausland ansässiger Kunde ausgewählt und es liegt keine USt-ID vor zeigen wir nun die im Zielland typischen Steuersätze zur Auswahl an. Wird eine USt-ID hinterlegt, so wird die Rechnung ohne MwSt ausgewiesen im Sinne der Steuerschuldumkehr. Auf der Kunden-Bearbeiten-Seite können USt-IDs nun übrigens auch mit einem Mausklick auf Ihre Korrektheit hin geprüft werden, um spätere Probleme bei der Anerkennung vorzubeugen.

Eigene E-Mail Texte

Bei dem Versand von Dokumenten per E-Mail können nun ab der Pro-Version auch die Betreff-Zeile sowie der Text angepasst werden. Somit kannst Du nun auch weitere Informationen bzw. einen persönlicheren E-Mail Text wählen und siehst, was der Kunde von Dir als E-Mail erhält. 

Angebotsbestätigung

Wenn Du mit Papierkram Angebote erstellst kannst Du ja bereits schnell und einfach erfassen, ob das Angebot angenommen oder abgelehnt wurde. Wurde das Angebot angenommen, so steht Dir nun auch die Möglichkeit zur Verfügung, eine entsprechende Auftragsbestätigung als PDF zu erhalten die Du Deinem Kunden zur Verfügung stellen kannst. Diese findest Du unter dem jeweiligen Angebot unter Mehr > Angebotsbestätigung (PDF).

CSV-Export der erfassten Zeiten einer Rechnung

Möchte man seinem Kunden im Nachgang zu einer Rechnung noch einmal Informationen zu den abgerechneten Zeiten zukommen lassen, so können diese nun direkt in ein CSV exportiert werden. Damit hast Du im Nachgang die Möglichkeit schnell und einfach die relevanten Zeiten weiter zu reichen bzw. diese für interne Auswertungen zu analysieren.

Fehlerbereinigung und Usability

Im Zuge der Beseitigung von kleinen aber für manche trotzdem „nervigen“ Fehlern und Usability Verbesserungen haben wir über 60 Punkte lösen können. Wir haben u.a. Fehler bei den Abschreibungen gelöst, bei dem Versand von ausgehenden E-Mails, bei der Annahme von Inbox-E-Mails etc. Bei den kleinen Verbesserungen wurde der Ausweis von netto/brutto an vielen Stellen im System klarer strukturiert, individuelle Abschreibungsdauen wurden hinzugefügt und auch die Handelsregisternummer kann nun hinterlegt werden und steht auf den PDF Dokumenten. Weiterhin sind kleinere Darstellungsfehler in den Charts korrigiert worden, die in manchen Fällen aufgetreten sind.

Neue Verlinkungen wurden hinzugefügt und bieten einen einfacheren Arbeitsfluss: So kann man nun von einer Kundendetailseite mit der Schaltfläche „Mehr“ auf alle dem Kunden zugehörigen Belege, Angebote und Rechnungen springen. Standardmäßig zeigen wir weiterhin die derzeit aktiven bzw. offenen Rechnungen und Angebote auf den Kunden- und Projektseiten an um sich hier auf die wichtigsten Details konzentrieren zu können.

Auf der Seite „Neu aus Zeiten“ wird der Projektstatus nun mit angezeigt um abgeschlossene Projekte direkt erkennen zu können.

Ein Klick auf die Zahl „Abrechenbar“ zeigt Ihnen alle offenen Zeiten dieses Kunden bzw. Projektes an und auf „Offene Posten“ die Liste aller unbezahlten Rechnungen.

Weiterhin kann der Einzelpreis bei Rechnungspositionen nun bis zu 4 Nachkommastellen haben – somit können auch feinere Artikel z.B. mit pro Gramm oder pro Kilo Preis sauber abgerechnet werden. Auch lassen sich damit teilweise entstehende Rundungsproblematiken von Netto nach Brutto mit „krummen“ Nachkommastellen durch die Wahl eines entsprechenden Einzelpreises vermeiden.
 

Kontakt

Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, falls Sie Fragen, Kommentare und Anregungen zu Papierkram oder unseren Artikeln haben. Wir stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung.

Ansprechpartner
Dr. Michael Kaiser

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