Update Nr. 2 im Oktober 2016 - Inhaltserkennung bei Belegen

21. Oktober 2016

Der sprichwörtliche goldene Oktober wird seinem Namen bisher zwar wettertechnisch nicht wirklich gerecht, aber hinsichtlich der Papierkram-Update-Frequenz muss klar gesagt werden, dass der Oktober dieses Jahres bislang unangefochten ganz oben auf dem „welcher-Monat-hatte-die-meisten-Updates-Treppchen“ steht. Und dort wird man bekanntlich auch mit Gold verziert. Stimmt also doch wieder.

Zwei Updates in einem Monat, das gab es bei Papierkram bisher noch nie.

Neues Feature: automatische Inhaltserkennung bei Belegen

Ab heute steht ab der Pro+ Version ein neues Feature zur Verfügung, das die Erfassung von Belegen deutlich erleichtert. Die Belegerfassung erkennt nun automatisch einige Inhalte der Anhänge, die ihr zu einem Beleg hochladet und macht Vorschläge, die ihr mit einem Klick übernehmen könnt. Damit spart euch Papierkram noch ein bisschen mehr Zeit und Tipperei.

Es handelt sich hierbei um die erste Version unserer „Magic Suggest“ Funktion. In den kommenden Monaten wird die Funktion sukzessive ausgebaut.

Automatische Erkennung von zentralen Beleginformationen

Wenn ihr einen neuen Beleg anlegt, seht ihr zunächst diesen Hinweis neben einem Zauberstab-Icon:

Ladet ihr nun bspw. eine Rechnung hoch, die einen Endbetrag von 33,32 € hat, seht ihr oben in der Zeile neben dem Symbol des Zauberstabs den Vorschlag, das Belegdatum auf das in der Rechnung angegebene Datum zu setzen und den Endbetrag von 33,32 € in das Feld „Betrag (€)“ einzutragen.

Mit einem Klick auf einen Vorschlag wird dieser übernommen. Übernommene Daten werden zunächst farblich gekennzeichnet, so werden Fehler beim Erstellen der Belege vermieden. Bitte beachtet, dass es sich hierbei um Vorschläge handelt, die in jedem Fall noch einmal überprüft werden sollten. Auf der rechten Seite der Zeile, in der die Buttons stehen, habt ihr die Möglichkeit, mit einem Klick auf „Alle übernehmen“, beide Vorschläge direkt in die entsprechenden Felder zu übertragen.

Wenn ihr einen Lieferanten auswählt, für den ihr bereits Belege angelegt habt, präsentiert das System weitere Vorschläge, die ihr ebenfalls übernehmen könnt. So werden bei Belegen von Lieferanten, von denen ihr öfters Waren oder Leistungen bezieht, auch die Bezeichnung, die Kategorie und der Herkunftsort vorgeschlagen. Wenn ihr also bspw. monatlich Büroartikel von demselben Händler bezieht und sich außer Datum und Betrag nichts an dem Beleg ändert, könnt ihr mit einem Klick auf „Alle übernehmen“ alle Daten auf einmal in die entsprechenden Felder eintragen.

Automatische Zuordnung von Lieferanten anhand der E-Mail Adresse

Ebenso verhält es sich, wenn ihr Rechnungen von einer E-Mail Adresse in eurem Posteingang empfangt, von der ihr schon zuvor Rechnungen erhalten habt. Auch hier können Daten ab sofort automatisch übernommen werden.

Diese Funktion steht ab sofort bei allen Belegen zur Verfügung, die neu angelegt werden. Bei bereits erfassten Belegen funktioniert sie leider nicht rückwirkend.

Wir hoffen, dass euch die neue Funktion gefällt und euch eure Buchhaltereien nun noch einfacher von der Hand gehen.