11. Dezember 2024
Muss man als Kleinunternehmer:in Rechnungen schreiben? Die Antwort ist: Ja. Wir erklären Dir in diesem Artikel alles Wichtige – einfach, klar und ohne Fachchinesisch. Außerdem zeigen wir Dir, wie Papierkram Dir dabei hilft, Rechnungen nach der Kleinunternehmerregelung stressfrei und korrekt zu schreiben.
Die Kleinunternehmerregelung ist in §19 Absatz 1 UStG verankert und ist eine gute Möglichkeit für Gründer:innen oder Unternehmen mit geringem Umsatz, die Buchhaltung zu vereinfachen. Der größte Vorteil: Wer unter die Kleinunternehmerregelung fällt, stellt keine Umsatzsteuer in Rechnung und ist somit auch nicht verpflichtet, eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben, was die Komplexität der Buchhaltung deutlich reduziert.
Das bedeutet, dass Rechnungen als Kleinunternehmer immer als Nettorechnungen ohne Umsatzsteuer gestellt werden. Am Ende des Jahres müssen lediglich die Gesamtumsätze als Kleinunternehmer angegeben werden.
Auf der anderen Seite kann – wird die Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen – auch die Vorsteuer der Eingangsrechnungen nicht geltend gemacht werden.
Ab dem 1. Januar 2025 kannst du die Regelung anwenden, wenn
Vorher lagen die Grenzen bei 22.000 € im letzten Jahr und 50.000 € im laufenden Jahr. Mehr zu den neuen Umsatzgrenzen und allen Änderungen an der Kleinunternehmerregelung ab 2025 findest Du auf unserem Blog.
Besonders interessant ist die Kleinunternehmerregelung für:
💡 Tipp: Bei der Kleinunternehmerregelung handelt es sich um ein Wahlrecht. Das bedeutet, auch wenn Du die Umsatzschwellen nicht überschreitest, kannst Du Dich gegen die Anwendung der Kleinunternehmerregelung entscheiden und dann auch die Vorsteuer gegenüber dem Finanzamt geltend machen. Falls Du Dich fragst, welche Rechtsform als Kleinunternehmer am besten geeignet ist, findest Du dazu auch Infos in unserem Blog.
Rechnungen, die unter der Kleinunternehmerregelung gestellt werden, unterliegen denselben Vorgaben wie Rechnungen von umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen – mit einer wichtigen Ausnahme: Du darfst keine Umsatzsteuer ausweisen.
Damit Deine Rechnungen rechtskonform sind, solltest Du die folgenden Punkte genau beachten:
Die Kleinunternehmerregelung 19 UStG: Formulierung
Jede Rechnung muss einen rechtlich korrekten Hinweis darauf enthalten, dass Du die Kleinunternehmerregelung anwendest. Dieser Hinweis sollte den zugrundeliegenden Paragraphen § 19 UStG enthalten.
Mögliche Formulierungen sind zum Beispiel:
Alle diese Formulierungen sind rechtlich in Ordnung. Wichtig ist, dass der zuständige Paragraph im Umsatzsteuergesetz genannt wird.
Wenn Du als Kleinunternehmer:in Rechnungen an Kund:innen im Ausland stellst, gibt es einige Besonderheiten zu beachten. Dies betrifft sowohl Geschäfte mit Unternehmen innerhalb der EU als auch Nicht-EU-Länder.
Bei B2B-Geschäften innerhalb der EU ermöglicht die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) die korrekte steuerliche Erfassung des Leistungsaustauschs zwischen zwei Unternehmen. Als Kleinunternehmer:in bist Du zwar nicht umsatzsteuerpflichtig, doch die korrekte Ausweisung der USt-IdNr. sowie die Einhaltung der Meldepflichten (z. B. Zusammenfassende Meldung) sind wichtig, um keine steuerlichen Fehler zu riskieren.
Für Geschäfte in Nicht-EU-Länder gelten meist andere Vorschriften. Hier können Zolldokumente oder spezifische Angaben auf der Rechnung erforderlich sein. Je nach Zielland können auch steuerliche Besonderheiten, wie das Einhalten der dortigen nationalen Regelungen, hinzukommen.
Elektronische Rechnungen sind ab 2025 für alle B2B-Unternehmen in Deutschland verpflichtend. Damit sind sie aus der Geschäftswelt endgültig nicht mehr wegzudenken. Sie müssen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen – das heißt, in einer Form, die auf einem XML-Format basiert und automatisch ohne Medienbrüche elektronisch verarbeitet werden kann.
Damit das reibungslos funktioniert, müssen E-Rechnungen alle Pflichtangaben enthalten und korrekt übermittelt werden. Klingt ganz schön aufwendig? Nicht mit Papierkram: Über unser Tool erstellst Du E-Rechnungen schnell, einfach und garantiert rechtskonform – ohne den manuellen Aufwand mit XML-Daten in einem Texteditor oder Konvertierungstools.
Damit Deine Rechnung vollständig ist und den gesetzlichen Vorgaben entspricht, müssen folgende Pflichtangaben enthalten sein:
Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung: Wie oben beschrieben, muss der Verweis auf § 19 UStG auf jeder Rechnung enthalten sein.
Wenn Du als Kleinunternehmer:in doch einmal versehentlich Umsatzsteuer auf einer Rechnung ausgewiesen hast, kann das steuerliche Konsequenzen haben – selbst wenn Du die Kleinunternehmerregelung anwendest und eigentlich keine Umsatzsteuer berechnen darfst. Der Knackpunkt: Sobald Umsatzsteuer auf einer Rechnung ausgewiesen wird, bist Du verpflichtet, diese an das Finanzamt abzuführen, auch wenn Du sie von Deinen Kund:innen nicht erhalten hast. Das nennt sich gemäß § 14c UStG „unrechtmäßig ausgewiesene Steuer“.
Damit der Fehler keine größeren Probleme verursacht, solltest Du folgende Schritte einhalten:
Das Gleiche gilt übrigens auch, wenn Du als Kleinunternehmer:in eine falsche Steuernummer auf einer Rechnung angegeben hast. Eine falsche Steuernummer führt dazu, dass ein Kunde den Vorsteuerabzug möglicherweise nicht anerkannt bekommt, was zu Beschwerden oder Forderungen gegenüber Dir führen kann. 💡 Tipp: Mit Papierkram vermeidest Du solche Fehler, da Rechnungen automatisch korrekt ohne Umsatzsteuer erstellt werden.
Papierkram wurde speziell entwickelt, um die Buchhaltung für kleine und mittlere Unternehmen einfacher und übersichtlicher zu gestalten – dabei haben wir natürlich auch die besonderen Anforderungen von Kleinunternehmer:innen im Blick.
Schon bei der Anmeldung kannst Du angeben, ob Du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt oder nicht. Wird der Account als Kleinunternehmer:in eingerichtet, musst Du dich bei der Rechnungsstellung später um nichts mehr gesondert kümmern – Papierkram stellt für Dich sicher, dass alle Deine Rechnungen rechtlich korrekt sind:
Wenn Du mit einem Steuerberater zusammenarbeitest, kannst Du auch den DATEV-Export nutzen und dem Steuerberater die notwendigen Daten fertig aufbereitet übergeben.
Du möchtest den Standard-Hinweis auf Deiner Kleinunternehmer-Rechnung anpassen? Kein Problem! Mit dieser CSS-Anweisung in der CSS-Box der Rechnungsvorlage kannst Du die Formulierung beliebig verändern:
#small-business-tax-info-text-1 {
visibility: hidden;
}
#small-business-tax-info-text-1:before {
visibility: visible;
content:"Beliebige Formulierung";
}
Aber Achtung: Bevor Du größere Änderungen an dieser Stelle vornimmst oder wenn Du Dir nicht sicher bist, ob Deine neue Formulierung rechtlich korrekt ist, halte bitte Rücksprache mit einem Steuerberater.
Nach dem Speichern wird der gewünschte Text in die Vorlage und in alle Rechnungen eingefügt, die Du mit dieser Vorlage erstellst.
Steigt Dein Umsatz und die Umsatzgrenzen der Kleinunternehmerregelung greifen nicht mehr, kannst Du mit Papierkram unkompliziert auf die Normalbesteuerung umstellen. Unser Support hilft Dir dabei, Deinen Account anzupassen. Erstelle dafür einfach ein Ticket und bitte uns, den Account umzustellen. Alle bisherigen Daten – von Rechnungen bis zur EÜR – bleiben vollständig erhalten. Du kannst also nahtlos und mit demselben Account unter der Normalbesteuerung weiterarbeiten, ohne wichtige Informationen zu verlieren, und behältst Zugriff auf die komplette Historie Deines Unternehmens.
Wichtig: Wenn Du die Kleinunternehmerregelung verlässt, bist Du 5 Jahre lang an Deine Entscheidung gebunden und kannst erst nach Ablauf dieser 5 Jahre zurückwechseln.
Die Kleinunternehmerregelung erleichtert Gründer:innen oder nebenberuflich Selbstständigen den Einstieg in ihr Business und in das Thema Buchhaltung. Mit Papierkram als Buchhaltungstool an Deiner Seite kannst Du alle Anforderungen an Rechnungen, die Umsatzsteuerregelung und die EÜR rechtssicher und stressfrei umsetzen. Auch ein Wechsel zur Normalbesteuerung gelingt nahtlos – unsere Software passt sich Deinem Wachstum an. Hier kannst Du Dich kostenlos bei Papierkram anmelden und direkt loslegen.
Erfahrungsberichte von Nutzer:innen, die in den Bereichen Sozialpädagogik, Film, Fernsehen, Rundfunk, Organisation, Design, Fotografie und Webdesign arbeiten.
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