Wie korrigiere ich eine falsch ausgestellte Rechnung?

20. Juli 2017

Wo gearbeitet wird, passieren Fehler. So sehr man sich auch bemüht, alles doppelt zu kontrollieren, triplezuchecken und viermal nachzuprüfen, irgendwann passiert es doch, dass sich der Fehlerteufel eingeschlichen hat.

Das Ändern und Löschen einer Rechnung ist ausgeschlossen

So ist es auch bei der Rechnungsstellung. Während sich aber die meisten Fehler ganz einfach und unkompliziert korrigieren lassen, ist das bei abgeschlossenen und verschickten Rechnungen leider nicht so problemlos möglich. Eine abgeschlossene und eine verschickte Rechnung darf nämlich nicht mehr geändert werden, da es keine verschiedenen Rechnungsversionen zu einer Rechnungsnummer geben darf. Aus diesem Grund ist es in Papierkram unmöglich, eine abgeschlossene Rechnung zu ändern. Damit bist Du immer auf der sicheren Seite hinsichtlich der gesetzlichen Vorgaben zur Rechnungsstellung.

Das Löschen einer abgeschlossenen Rechnung ist ebenfalls nicht möglich. Ein Rechnungsnummernkreis darf keine Lücken aufweisen und eine Nummer nur einmal vergeben werden.

Fehlerhafte Rechnungen müssen storniert und neu ausgestellt werden

Was also tun, wenn man bemerkt, dass ein falscher Empfänger, ein falsches Datum, ein falscher Leistungszeitraum oder ein falscher Preis in der Rechnung steht? Es muss sich dabei nicht einmal um einen Fehler Deinerseits handeln. Evtl. ist der Kunde umgezogen und Du hast in der Rechnung die alte Adresse verwendet, weil Dir die neue noch nicht mitgeteilt wurde. Trotzdem gibt es in einem solchen Fall nur einen Weg. Die Rechnung muss storniert und eine neue Rechnung erstellt werden.

Das hört sich zunächst nach viel Arbeit an, aber in Papierkram findest Du in einer abgeschlossenen Rechnung die Funktion "nachträglich bearbeiten". Auf diesem Weg kannst Du die Rechnung mit einem Klick stornieren und einen neuen, identischen Entwurf erstellen, den Du bearbeiten und korrigieren kannst.

Papierkram erledigt alle notwendigen Schritte automatisch

Papierkram erledigt die Stornierung der ursprünglichen Rechnung, die Erstellung der Stornorechnung und die korrekte Nummerierung der berichtigten Rechnung und der Stornorechnung automatisch im Hintergrund, so dass Du nur die neue, nun hoffentlich fehlerlose, Rechnung wie gewohnt abschließen musst.