Ordnungsgemäße Ausgangsrechnungen – so hilft euch Papierkram dabei, Stolperfallen bei der Rechnungsstellung zu vermeiden

15. November 2016

§ 14 Absatz 1 UStG definiert den Begriff der Rechnung wie folgt: Als Rechnung ist grundsätzlich jedes Dokument anzusehen, mit dem über eine Leistung abgerechnet wird. Unwesentlich ist dabei, wie das Dokument im allgemeinen Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Wäre allein diese gesetzliche Grundlage für Ausgangsrechnungen maßgebend, müssten sich Jungunternehmer bzw. Existenzgründer nicht die Frage stellen, wie Rechnungen idealerweise inhaltlich aufgebaut sein sollten, um den hohen rechtlichen Anforderungen des Gesetzgebers an ordnungsgemäße Ausgangsrechnungen zu entsprechen.

Bei Missachtung dieser Vorschriften droht die Gefahr, dass der Vorsteuerabzug beim Leistungs- bzw. Rechnungsempfänger entfällt. Daher schreibt der Gesetzgeber vor, dass Unternehmer dazu verpflichtet sind über die von Ihnen an andere Unternehmer erbrachten Leistungen binnen sechs Monaten mittels ordnungsgemäßer Rechnungen abzurechnen, damit der Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers nicht gefährdet wird. Und auch über den unternehmerischen Bereich hinaus, besteht eine Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen sofern Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück erbracht werden.

Dokumentation der Leistungen im Vorfeld

Prozesstechnisch betrachtet, knüpft die Rechnungsschreibung allerdings an einen vorgelagerten Schritt an, da Rechnungen erst erstellt werden können, wenn auch abrechenbare Leistungen erbracht wurden. Hier empfiehlt es sich erfahrungsgemäß, die erbrachten Leistungen nachvollziehbar zu dokumentieren, sodass diese als Abrechnungsgrundlage herangezogen werden können. Papierkram bietet euch hier nicht nur die Möglichkeit einer detaillierten projekt- sowie mitarbeiterbezogenen Leistungserfassung. Vielmehr habt ihr zusätzlich die Möglichkeit, die erfassten abrechenbaren Leistungen direkt in euren Rechnungsentwurf zu übertragen. Mit der Abrechnung des Rechnungsentwurfs wird der Umsatz auf das zutreffende Konto gebucht und eure Ausgangsrechnung erzeugt – komfortabler kann der Prozess von der Leistungserbringung bis zur Verbuchung nicht sein.

Pflichtangaben in Ausgangsrechnungen

Die Ausgangsrechnung muss alle erforderlichen Rechnungsangaben der §§ 14 Absatz 4 UStG sowie 14a UStG enthalten, damit es sich aus steuerrechtlicher Sicht um eine ordnungsgemäße Rechnung handelt. Diese Paragraphen halten eine Vielzahl von Vorgaben, sogenannte Pflichtangaben bereit, die in einer ordnungsgemäßen Ausgangsrechnung zwingend enthalten sein müssen. Die Aufzählung sämtlicher Pflichtangaben geht weit über 10 Aufzählungspunkte hinaus. Auf eine detaillierte Auflistung kann an dieser Stelle allerdings verzichtet werden. Papierkram bietet euch Rechnungsvorlagen an, welche sämtliche Anforderungen an ordnungsgemäße Rechnungen erfüllen. Befüllt ihr im Rahmen eurer Registrierung die abgefragten Felder vorschriftsmäßig, steht der Erstellung von ordnungsgemäßen Ausgangsrechnungen nichts mehr entgegen und eine weitere Hürde des Gründungsprozesses ist gemeistert.

Rechnungen in digitaler und Papierform sind gleichgestellt

Mit Inkrafttreten des Steuervereinfachungsgesetzes aus 2011 hat die elektronische Rechnung an Bedeutung gewonnen und ist seitdem stark im Kommen. Hier hat der Gesetzgeber die Möglichkeit geschaffen, dass Rechnungen auch in elektronischer Form gestellt werden dürfen. Unter einer elektronischen Rechnung versteht man eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt wird, beispielsweise als PDF-Datei im Anhang einer E-Mail. Seit diesem Zeitpunkt sind Rechnungen in Papier- und elektronischer Form weitgehend gleichgestellt. Eine digitale Signatur ist dabei nicht zwingend für die steuerliche Anerkennung von elektronisch übermittelten Rechnungen erforderlich, sodass dem Unternehmer für die Übermittlung keine bestimmte Technologie vorgeschrieben wird.

Voraussetzung ist allerdings, dass der Rechnungsempfänger der elektronischen Übermittlung zugestimmt hat. Eine weitere Voraussetzung für die Akzeptanz elektronischer Rechnungen durch die Finanzverwaltung ist, dass mittels eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens die Echtheit der Herkunft sowie die Unversehrtheit des Inhalts geprüft und dokumentiert werden. Mit dem Nachweis der Echtheit der Herkunft der Rechnung (Authentizität) soll sichergestellt werden, dass die Rechnung auch tatsächlich von dem im Rechnungsformular genannten Rechnungsaussteller erstellt wurde. Zudem muss die Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) gewährleistet sein. Darunter versteht man, dass bei der Übermittlung der Rechnung die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben nicht verändert wurden. Folglich soll sichergestellt sein, dass beispielsweise die Bezeichnung der Leistung, Bezeichnung des Leistenden, das Entgelt und der Steuersatz dem Originaldokument entsprechen.

Aufbewahrungspflichten bei Rechnungen

Abschließend muss die Lesbarkeit des Inhalts über den gesamten Aufbewahrungszeitraum gewährleistet sein, sodass die entsprechenden Soft- und Hardwarelösungen vorgehalten werden müssen. Die Aufbewahrung der digitalen Rechnung als Papierausdruck ist nicht ausreichend. Auch wenn der Aspekt des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens mit verlässlichem Prüfpfad schwerpunktmäßig vom Leistungsempfänger vorzunehmen ist, lohnt es sich auch für den Rechnungsausteller, durch die Wahl des richtigen Übermittlungsverfahrens eine entsprechende Vorarbeit zu leisten. Papierkram ist auch hier optimal aufgestellt. Wahlweise besteht die Möglichkeit, die Ausgangsrechnungen in Papierform oder elektronisch per E-Mail zu versenden. Zudem lassen sich elektronische Eingangsrechnungen direkt zu einem Buchungsbeleg verarbeiten. Bei Eingangsrechnungen in Papierform ist zusätzlich ein Einscannen oder ein Abfotofgrafieren erforderlich, aber auch hier ist eine vollständig elektronische Buchführung möglich.

Zuletzt müssen die Aufbewahrungspflichten beachtet werden, welche sich aus § 14b UStG ergeben und zusätzlich zu den Ausgangsrechnungen auch die Eingangsrechnungen etc. umfassen. Der leistende Unternehmer muss ein Duplikat seiner Rechnungen 10 Jahre nach Schluss des Ausstellungsjahres lesbar aufbewahren. Sofern es sich um eine elektronische Rechnung handelt ist es zwingend erforderlich, parallel zu einem Ausdruck auch die elektronische Datei aufzubewahren. Die zehnjährige Frist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Bei Verstößen gegen die Aufbewahrungspflicht kann durch das Finanzamt ein Bußgeld bis zu 5.000 € verhängt werden.