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Wie werden Betriebsveranstaltungen wie Weihnachtsfeiern steuerlich behandelt?

Das Jahr 2017 nähert sich langsam dem Ende und in vielen Unternehmen steht die jährliche Weihnachtsfeier an. Viele Unternehmer stellen sich daher die Frage, wie die Aufwendungen für Betriebsveranstaltungen, zu denen auch eine Weihnachtsfeier zählt, steuerlich zu behandeln sind.

Begrifflich handelt es sich bei Betriebsveranstaltungen um Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene, die einen gesellschaftlichen Charakter haben. Hierunter fallen insbesondere Betriebsausflüge und Weihnachtsfeiern. Eine Betriebsveranstaltung liegt allerdings nur vor, wenn der Teilnehmerkreis sich überwiegend aus Betriebsangehörigen sowie deren Begleitpersonen zusammensetzt und die Teilnahme an der Veranstaltung allen Angehörigen des Betriebs, eines Teilbetriebs oder der entsprechenden Abteilung offen steht.

Damit zählen Ehrungen bzw. Jubiläen einzelner Mitarbeiter nicht als Betriebsveranstaltung.

Bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr können für Mitarbeiter steuer- und sozialversicherungsfrei ausgerichtet werden. Dies gilt, sofern die Kosten den Betrag von 110 € je Betriebsveranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer nicht übersteigen.

Zuwendungen, die in diese Wertgrenze mit einzubeziehen sind, sind alle Aufwendungen inklusive Umsatzsteuer, die der Arbeitgeber aufwendet, um die Betriebsveranstaltung auszurichten. Es spielt keine Rolle, ob die Aufwendungen einzelnen Arbeitnehmern direkt zurechenbar sind oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung handelt (z. B. Übernachtungskosten, Eintrittskarten, Raummieten, Kosten für Musiker oder gar Kosten für einen Eventplaner). Darüber hinaus sind auch die Kosten für Begleitpersonen des Arbeitnehmers (Ehegatten, Kinder) diesem zuzurechnen. Die auf alle Teilnehmer gleichmäßig aufgeteilten Kosten sind, zuzüglich der jeweiligen Begleitpersonen, jedem Arbeitnehmer individuell zuzurechnen. Für Begleitpersonen steht folglich kein zusätzlicher Freibetrag in Höhe von 110 € zur Verfügung.

Es handelt sich hierbei um einen Freibetrag. Soweit solche Zuwendungen den Betrag von 110 € je Betriebsveranstaltung und teilnehmenden Arbeitnehmer nicht übersteigen, bleiben sie beim Arbeitnehmer steuerlich unberücksichtigt. Wird die Wertgrenze überschritten, müssen die den Freibetrag von 110,00 € übersteigenden Kosten als Arbeitslohn versteuert werden. Gleiches gilt, wenn ein Arbeitnehmer an mehr als zwei Betriebsveranstaltungen teilnimmt. In diesem Fall sind die vollen Kosten steuerpflichtiger Arbeitslohn. Es gelten die allgemeinen Vorschriften für die Erhebung der Lohnsteuer.

Der Arbeitgeber kann jedoch den steuerpflichtigen Arbeitslohn, welcher sich aus einer Betriebsveranstaltung ergibt, pauschal mit 25 % versteuern (§ 40 (2) Satz 1 Nr. 2 EStG). Voraussetzung für eine Pauschalversteuerung ist auch hier, dass die Veranstaltung allen Arbeitnehmern offenstand.

Umsatzsteuerlich kann der volle Vorsteuerabzug in Anspruch genommen werden, wenn die Betriebsveranstaltung im überwiegend unternehmerischen Interesse des Arbeitgebers durchgeführt wird. Davon ist auszugehen, wenn der Betrag je Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung 110 € einschließlich Umsatzsteuer nicht überschreitet. Wird die Grenze von 110 € jedoch überschritten ist von einer überwiegend durch den privaten Bedarf des Arbeitnehmers veranlassten unentgeltlichen Zuwendung auszugehen, das den Vorsteuerabzug ausschließt.

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