11. August 2025
Als Freelancer:in oder Solo-Selbstständige:r übernimmst Du täglich viele Rollen. Damit Du Dich auf Deine eigentliche Arbeit konzentrieren kannst, statt im administrativen Chaos zu versinken, sind die richtigen Freelancer-Tools entscheidend. Sie sind der Schlüssel zu mehr Effizienz und Professionalität in Deinem Alltag.
Dieser Artikel gibt Dir einen kompakten Überblick über bewährte Tools für Freelancer:innen aus den wichtigsten Bereichen wie Projektmanagement, Buchhaltung und Kommunikation. So findest Du schnell die perfekte Lösung für Dein Business.
Von Kommunikation über Projektmanagement bis zur Buchhaltung: Als Freelancer:in brauchst Du Tools, auf die Du Dich verlassen kannst. Die folgenden Kategorien zeigen Dir bewährte Software-Lösungen, die Deinen Alltag effizienter machen.
Eine klare Kommunikation und eine gute Organisation sind das A und O für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit Deinen Kund:innen. Diese Tools helfen Dir, den Überblick zu bewahren und Abstimmungen zu vereinfachen.
Unsere Empfehlung: Für schnelle Abstimmungen im Team oder mit einzelnen Kund:innen und für eine saubere Dokumentation sind Slack und Notion oft die erste Wahl. Trello hingegen überzeugt durch seine herausragende visuelle Übersichtlichkeit und die kinderleichte Verwaltung von Aufgaben.
Slack ist ein Kanal-basierter Messenger-Dienst, der die E-Mail-Flut eindämmt. Du kannst für verschiedene Projekte oder Kund:innen eigene Kanäle erstellen, Dateien teilen und Dich in Echtzeit austauschen. Slack basiert auf einem Freemium-Modell und ist in vielen Teams der Standard für die Echtzeit-Kommunikation.
Trello visualisiert Deine Projekte mithilfe von Kanban-Boards. Du verschiebst Karten (Deine Aufgaben) von einer Spalte zur nächsten (z. B. „To-Do“, „In Arbeit“, „Erledigt“). Perfekt für alle, die visuell arbeiten und den Fortschritt ihrer Projekte auf einen Blick sehen wollen. Trello wird für seine intuitive Bedienung geliebt und bietet ein Freemium-Modell, dessen kostenloser Plan für viele Solo-Selbstständige bereits ausreicht.
Notion ist ein flexibles All-in-one-Tool, das als Notizbuch, Datenbank, Projektplaner und Wiki fungieren kann. Du kannst hier alles organisieren, von Meeting-Notizen über Content-Kalender bis hin zu komplexen Projekt-Datenbanken. Das Tool ist besonders bei kreativen Freelancer:innen beliebt, die sich ein System nach Maß bauen wollen. Es bietet einen sehr großzügigen kostenlosen Plan für Einzelpersonen.
Kommen wir zu einem Thema, das vielen Freiberufler:innen Kopfzerbrechen bereitet: die Finanzen. Angebote erstellen, Rechnungen schreiben, die Buchhaltung korrekt führen und dabei alle gesetzlichen Vorgaben im Blick behalten ist eine echte Herausforderung.
Wir bei Papierkram haben eine Freelancer-Software entwickelt, die genau darauf ausgelegt ist. Unsere cloudbasierte All-in-one-Buchhaltungssoftware vereint alles, was Du brauchst. Auftragsmanagement, Kundenverwaltung, Angebote, Rechnungen, Steuermeldungen, EÜR, Belege und Banking, alles in einem Tool. Natürlich GoBD-konform und auf sicheren, deutschen Servern.
Wir bieten Dir verschiedene Pakete, inklusive einer kostenlosen Version, mit der Du unbegrenzt Rechnungen und Angebote schreiben kannst. So kannst Du unser Tool unverbindlich kostenlos testen und es mit Deinem Business wachsen lassen.
Unsere Nutzer:innen schätzen vor allem die intuitive Bedienung, den schnellen deutschen Support und die Sicherheit, die Finanzen jederzeit im Blick zu haben.
Wie viel Zeit investierst Du wirklich in Deine Projekte? Eine genaue Zeiterfassung ist die Grundlage für eine faire Abrechnung und ein entscheidend für Deine eigene Planung und Kalkulation. Diese Tools helfen Dir dabei.
Unsere Empfehlung: Timecamp und Toggl Track bieten flexible Lösungen für die Zeiterfassung. Am einfachsten ist es jedoch mit Papierkram: Hier hast Du Zeiterfassung, Projektübersicht, Rechnungsstellung und Buchhaltung direkt in einem einzigen Tool vereint.
Toggl Track ist ein einfach zu bedienendes Tool, das sich auf eine einzige Sache konzentriert: Zeiterfassung. Mit einem Klick startest und stoppst Du die Zeit für verschiedene Aufgaben und Projekte. Die erfassten Daten kannst Du in übersichtlichen Berichten auswerten. Toggl Track startet mit einem kostenlosen Plan für bis zu fünf Nutzer:innen.
Timecamp bietet neben der manuellen auch eine automatische Zeiterfassung. Das Tool analysiert Deine Computeraktivitäten und ordnet sie den passenden Projekten zu. Ideal für alle, die das manuelle Starten und Stoppen oft vergessen. Das Tool verfügt über einen kostenlosen Plan.
Das Besondere an Papierkram ist, dass Funktionen für Projektmanagement und Zeiterfassung bereits nahtlos in die Buchhaltung integriert sind. Anstatt zwischen separaten Tools hin- und herwechseln zu müssen, kannst Du in Papierkram Deine Projektzeiten direkt erfassen und mit nur wenigen Klicks in eine korrekte Rechnung umwandeln.
Ob Du solo arbeitest oder gemeinsam mit Kund:innen und Partner:innen Projekte koordinierst: Ein gutes Projektmanagement-Tool spart Dir Zeit, bringt Struktur in Deine Aufgaben und hilft Dir dabei, Deadlines im Blick zu behalten. Diese drei Freelancer-Tools haben sich besonders bewährt.
Asana unterstützt Dich dabei, Aufgaben zu planen, Projekte zu strukturieren und Fortschritte im Team oder allein jederzeit nachzuvollziehen. Du kannst Workflows individuell anpassen, mit Kalenderansichten arbeiten und Aufgaben kommentieren. Asana bietet einen kostenlosen Plan für Einzelpersonen und kleine Teams, größere Funktionen gibt es im kostenpflichtigen Bereich. Besonders im Marketing und bei digitalen Projekten ist Asana wegen seiner Flexibilität und der klaren Benutzeroberfläche sehr beliebt.
MeisterTask ist ein intuitives Projektmanagement-Tool, das mit einer klaren Kanban-Logik arbeitet. Du kannst Aufgaben visuell organisieren, Status-Workflows festlegen und Zeitverläufe nachvollziehen. Die Basisversion ist kostenlos verfügbar. MeisterTask überzeugt vor allem durch Übersichtlichkeit, einfache Bedienung und DSGVO-konforme Speicherung.
ClickUp kombiniert Aufgabenverwaltung, Dokumentation, Zeiterfassung und Kommunikation in einer einzigen App. Die Plattform lässt sich stark individualisieren und eignet sich daher besonders für Solo-Selbstständige, die verschiedene Tools durch ein einziges ersetzen möchten. Es gibt eine kostenlose Version mit eingeschränkten Funktionen, die Pro-Version richtet sich an wachsende Unternehmen und Teams.
Auch Papierkram bietet eine integrierte Projektverwaltung, mit der Du Aufgaben, Zeitaufwand und Projektfortschritte im Blick behältst. Du kannst Projekte anlegen, Zeiten erfassen und Tätigkeiten direkt einzelnen Kund:innen zuordnen. Die übersichtliche Struktur und einfache Bedienung machen Papierkram zu einer besonders schlanken Lösung für Freelancer:innen, die ihre Projekte effizient managen möchten.
Ganz gleich, ob Du Designs für Kund:innen erstellst oder Dein eigenes Marketing auf Vordermann bringen willst: Professionelle visuelle Inhalte sind unverzichtbar.
Unsere Empfehlung: Canva ist das perfekte Werkzeug für schnelle und ansprechende Designs, auch ohne Vorkenntnisse. Loom ist unschlagbar, wenn es darum geht, schnell erklärende Videos aufzunehmen und zu teilen, was besonders für kreative Freelancer:innen und Berater:innen nützlich ist.
Canva ist eine browserbasierte Design-Plattform, mit der Du nahezu alles gestalten kannst. Dank tausender Vorlagen gelingt der Einstieg schnell und ohne Designkenntnisse. Die kostenlose Version bietet bereits einen großen Funktionsumfang. Mit Canva Pro erhältst Du zusätzliche Features wie einen erweiterten Cloud-Speicher und Zugriff auf eine riesige Bibliothek mit Stockfotos und Designelementen. Besonders bei Nicht-Designer:innen ist Canva beliebt, weil es den gesamten Designprozess stark vereinfacht und beschleunigt.
Mit Loom kannst Du Deinen Bildschirm, Deine Kamera und Dein Mikrofon gleichzeitig aufnehmen und das Video sofort über einen Link teilen. Perfekt, um Kund:innen Feedback zu geben, Arbeitsschritte zu erklären oder kurze Tutorials zu erstellen. Loom bietet einen kostenlosen Plan, der für die meisten Anwendungsfälle ausreicht. Bezahlte Pläne heben Beschränkungen bei der Video-Länge und Anzahl auf.
Figma ist das führende kollaborative Interface-Design-Tool. Freelance Software Designer:innen nutzen es für die Erstellung von Webseiten-Layouts, App-Designs und interaktiven Prototypen. Es hat einen sehr guten kostenlosen Plan für bis zu drei Projekte und ist der Industriestandard im Bereich UI/UX-Design.
Die Adobe Creative Cloud ist keine einzelne App, sondern eine Sammlung professioneller Design-Tools wie Photoshop, Illustrator und InDesign. Sie ist die erste Wahl für professionelle Grafikdesigner:innen, Fotograf:innen und Videoproduzent:innen. Der Preis basiert auf einem monatlichen oder jährlichen Abonnement-Modell und variiert je nach Umfang der benötigten Apps.
Ob Angebote, Rechnungen oder regelmäßige Kommunikation, eine gut organisierte Kundenverwaltung ist für viele Selbstständige der Schlüssel zu effizientem Arbeiten. Mit den richtigen Tools behältst Du Deine Kontakte, wichtigen Daten, Aufgaben und Projektverläufe jederzeit im Blick.
HubSpot CRM eignet sich besonders gut für Freelancer:innen, die ein solides und benutzerfreundliches System zur Verwaltung ihrer Kund:innen suchen. Die Software bietet eine kostenlose Version mit vielen Basisfunktionen, darunter E-Mail-Tracking, Aufgabenverwaltung und einfache Automatisierungen. Besonders beliebt ist HubSpot bei Solo-Selbstständigen und kleinen Unternehmen, weil es schnell eingerichtet ist und bereits in der kostenlosen Version viel bietet.
Zoho CRM ist ein flexibles Kundenverwaltungstool, das sich leicht an individuelle Anforderungen anpassen lässt. Die Software bietet eine klare Oberfläche, Kalenderfunktionen, segmentierbare Kontaktlisten und gute Integrationen für E-Mail und Projektkommunikation. Zoho wird vor allem im Marketing- und Agenturumfeld geschätzt. Der Einstieg ist kostenlos, die kostenpflichtigen Pläne bleiben auch für Freiberufler:innen erschwinglich.
Am einfachsten organisierst Du Deine Kundenbeziehungen mit Papierkram. Als All-in-one Freelancer Software vereint Papierkram Kundenverwaltung, eine Projektübersicht, Angebote und Rechnungen in einer einzigen Anwendung. Du kannst Deine Kund:innen nach Projekten organisieren, Zahlungsstatus einsehen und direkt aus dem Tool heraus Rechnungen versenden. Dank intuitiver Oberfläche und klarer Preisstruktur ist Papierkram besonders bei Freiberufler:innen beliebt, die eine schlanke Lösung für Buchhaltung und Kundenmanagement suchen.
Der sichere und unkomplizierte Austausch von Dateien mit Deiner Auftraggeber:in oder Deinen Kund:innen ist ein Muss. Cloud-Speicher-Dienste sorgen dafür, dass Deine Daten sicher und von überall zugänglich sind.
Unsere Empfehlung: Eine Kombination aus Google Drive für die laufende strukturierte Dateiablage und Kollaboration und WeTransfer für die schnelle, unkomplizierte Übergabe großer, finaler Dateien an Kund:innen hat sich bewährt.
Google Drive ist als Cloud-Speicher besonders beliebt bei Freelancer:innen, die regelmäßig mit Google Docs, Sheets oder Slides arbeiten. Die nahtlose Integration dieser Anwendungen ermöglicht die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit. Du erhältst 15 Gigabyte Speicher kostenlos. Wenn Du mehr Platz benötigst, kannst Du zusätzlichen Speicherplatz flexibel gegen eine monatliche Gebühr hinzubuchen.
Dropbox zählt zu den Pionieren im Bereich Cloud-Speicher und ist vor allem wegen seiner einfachen Bedienung und der zuverlässigen Synchronisierung zwischen verschiedenen Geräten bekannt. Du kannst mit einem kostenlosen Plan starten, der zwei Gigabyte Speicherplatz umfasst. Für mehr Speicher und zusätzliche Funktionen stehen kostenpflichtige Tarife zur Verfügung. Dropbox ist nach wie vor sehr populär und gilt für viele als Synonym für unkompliziertes Dateimanagement in der Cloud.
WeTransfer ist ein praktischer Dienst für den schnellen Versand großer Dateien. Du lädst Deine Dateien einfach hoch, und die empfangende Person erhält per E-Mail einen Download-Link. Der kostenlose Service erlaubt Übertragungen bis zu zwei Gigabyte. Wenn Du mehr Funktionen brauchst, bietet die kostenpflichtige Pro-Version zusätzlichen Speicherplatz. WeTransfer gilt als Go-to-Tool für alle, die unkompliziert große Datenmengen verschicken möchten.
Künstliche Intelligenz ist längst mehr als nur ein Trend. Für viele Freelancer:innen sind smarte Assistenten zu unverzichtbaren Helfern geworden. Sie sparen Zeit, automatisieren Abläufe und verbessern Dein Projektmanagement. So kannst Du produktiver arbeiten und mehr erreichen.
ChatGPT unterstützt Dich dabei, Texte zu formulieren, Ideen zu entwickeln, Code zu schreiben oder komplexe Themen schnell zu durchdringen. Die Basisversion ist kostenlos nutzbar, ein Upgrade auf die kostenpflichtige Variante bietet Zugang zu den aktuellsten Modellen und schnelleren Antwortzeiten. Neben ChatGPT gibt es viele weitere leistungsstarke Sprachmodelle (LLMs), die für verschiedene Anwendungsfälle entwickelt wurden.
Grammarly funktioniert als intelligenter Schreibassistent und prüft in Echtzeit Deine Texte auf Rechtschreibung, Grammatik, Stil und Tonalität. Ob im Browser, in E-Mail-Programmen oder beim Verfassen längerer Texte, Grammarly sorgt für einen professionellen Auftritt, vor allem auf Englisch. Die Basisversion bietet grundlegende Korrekturen, die Premium-Version erweitert das Feedback um Stilvorschläge, Klarheit und Textfluss.
Fireflies.ai begleitet Dich in Deinen Online-Meetings, erstellt automatisch Transkripte und fasst wichtige Inhalte kompakt zusammen. So musst Du während eines Gesprächs keine Notizen mehr machen und kannst Dich ganz auf Deine Kund:innen oder Dein Team konzentrieren. Der kostenlose Plan beinhaltet eine begrenzte Anzahl an Transkriptionen, während die Pro-Version mit erweiterten Funktionen und Integrationen überzeugt.
Unsere Empfehlung:
Der Markt für KI-Tools entwickelt sich rasant. Es gibt inzwischen eine Vielzahl an Anwendungen für unterschiedlichste Aufgaben. Welche Lösung für Dich am besten passt, hängt stark von Deinem Arbeitsstil, Deiner Branche und Deinen Projekten ab.
Die Auswahl an Freelancer-Tools ist riesig. Mit den richtigen Softwarelösungen wird Dein Arbeitsalltag als Selbstständige:r spürbar einfacher, strukturierter und professioneller. Es kommt nicht darauf an, möglichst viele Tools zu nutzen, sondern die passenden für Deine Projekte, Deine Branche und Deinen Arbeitsstil zu finden.
Wenn Du Buchhaltung, Zeiterfassung, Kundenverwaltung und Rechnungsstellung in einem einzigen Tool vereinen möchtest, ist Papierkram eine besonders empfehlenswerte Lösung. Als cloudbasierte Freelancer:innen Software aus Deutschland bietet Papierkram eine intuitive Oberfläche, umfangreiche Funktionen und ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis. Das Tool eignet sich besonders für Solo-Selbstständige und Freiberufler:innen, die ihre Buchhaltung einfach und gesetzeskonform erledigen wollen.
Mit Papierkram sparst Du Zeit, behältst den Überblick über Deine Aufträge und machst Deine Buchhaltung so einfach wie nie zuvor.
Teste Papierkram jetzt kostenlos und bring mehr Struktur in Deine Selbstständigkeit.
Für den Start brauchst Du vor allem Tools für Projektmanagement, Buchhaltung, Zeiterfassung und Kundenverwaltung. Viele Selbstständige nutzen eine All-in-one-Lösung wie Papierkram, um ihre Finanzen, Aufgaben und Angebote effizient zu organisieren.
Ja, mit Papierkram bekommst Du ein zentrales Tool für Freelancer:innen, das Rechnungen, Zeiterfassung, Angebote, Belege und Kundendaten an einem Ort vereint. Das ist ideal für Selbstständige, die Wert auf Übersicht und gesetzeskonforme Buchhaltung legen.
Tools wie ClickUp, Asana oder MeisterTask zählen zu den beliebtesten Projektmanagement Tools für Freelancer:innen. Sie helfen Dir, Projekte, Aufgaben und Termine zu strukturieren und sorgen für einen klaren Überblick bei der Zusammenarbeit mit Kund:innen.
Design-orientierte Freelancer:innen arbeiten häufig mit Canva, Figma oder der Creative Cloud. Diese Design-Tools lassen sich intuitiv bedienen und bieten Funktionen für Social-Media-Plattformen, Präsentationen und professionelle Kundendarstellung.
Überlege zuerst, welche Prozesse Du digitalisieren willst, etwa Kundenakquise, Rechnungen oder Projektarbeit. Achte auf Funktionen, Datenschutz und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis. Einfache Lösungen wie Papierkram lassen sich gut in den Alltag integrieren.
Neues Feature: EÜR als PDF-Bericht exportieren
Buchhaltung für Freelancer:innen und Freiberufler:innen: Die 8 besten Tools
Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) erstellen: Kostenlose PDF-Vorlage
Neue Grenzwerte für doppelte Buchführung und Bilanzierungspflicht
Erfahrungsberichte von Nutzer:innen, die in den Bereichen Sozialpädagogik, Film, Fernsehen, Rundfunk, Organisation, Design, Fotografie und Webdesign arbeiten.
Bekannt aus
