14. August 2025
Wer als Selbstständige:r arbeitet, ob als Freelancer:in, Freiberufler:in oder Unternehmer:in im Dienstleistungsbereich, steht früher oder später vor einer grundlegenden Frage: Soll ich meine Leistungen pauschal abrechnen oder auf eine zeitbasierte Abrechnung nach Stundensatz setzen? Diese Entscheidung ist keineswegs nur eine technische Formalität, sondern beeinflusst maßgeblich die Wahrnehmung durch Kund:innen, die Planbarkeit deiner Einnahmen und sogar deine persönliche Arbeitsweise. Eine kluge Preisgestaltung ist in der Selbstständigkeit nicht nur ein Mittel, um faire und profitable Honorare zu erzielen, sondern auch ein Werkzeug, um langfristige Kund:innenbeziehungen aufzubauen und sich erfolgreich am Markt zu positionieren.
In der Praxis zeigt sich schnell, dass beide Abrechnungsarten ihre Vor- und Nachteile haben. Die Pauschalabrechnung punktet mit Klarheit und Planungssicherheit, erfordert aber eine präzise Kalkulation. Die zeitbasierte Abrechnung bietet Flexibilität und schützt vor unkalkuliertem Mehraufwand, kann jedoch Kund:innen abschrecken, wenn die Kostenentwicklung nicht klar vorhersehbar ist. In diesem Artikel beleuchten wir ausführlich, wie die beiden Modelle funktionieren, welche strategischen Überlegungen dahinterstecken und wie Du für deine individuellen Projekte die passende Lösung findest.
Bei der Pauschalabrechnung vereinbarst Du mit deinen Kund:innen einen festen Preis für die gesamte Leistung, unabhängig davon, wie viel Zeit Du tatsächlich investierst. Dieses Modell wird häufig bei klar umrissenen Projekten gewählt, etwa der Erstellung einer Website, der Gestaltung eines Logos oder einer einmaligen Beratungsleistung mit genau definiertem Umfang. Der große Vorteil: Sowohl Du als Selbstständige:r als auch Deine Kund:innen wissen von Anfang an, welche Summe am Ende auf der Rechnung steht. Das schafft Vertrauen, vermeidet Diskussionen über einzelne Arbeitsschritte und erleichtert die Budgetplanung auf beiden Seiten.
Besonders für Selbstständige, die effizient arbeiten und ihre Prozesse optimiert haben, kann die Pauschalabrechnung sehr attraktiv sein. Je schneller Du eine Aufgabe erledigen kannst, desto höher ist Dein rechnerischer Stundenlohn. Ein Projekt, das Du aufgrund deiner Erfahrung und Routine in wenigen Stunden bewältigst, kann auf diese Weise deutlich profitabler sein als eine zeitbasierte Abrechnung, bei der Dein Honorar mit der Arbeitszeit sinkt. Gerade für Expert:innen, die in ihrem Gebiet routiniert sind, ist dieser Aspekt ein schlagkräftiges Argument.
Allerdings birgt die Pauschalabrechnung auch Risiken. Der größte Stolperstein liegt in der Kalkulation: Wenn Du den Aufwand zu niedrig einschätzt, arbeitest Du im schlimmsten Fall unter Deinem eigentlichen Stundensatz oder sogar mit Verlust. Hier ist es wichtig, nicht nur die reine Arbeitszeit zu berücksichtigen, sondern auch Kommunikationsaufwand, Recherche, eventuelle Korrekturrunden und unvorhergesehene Verzögerungen einzukalkulieren. Ein weiterer kritischer Punkt ist der sogenannte „Scope Creep“ – die schleichende Ausweitung des Projektumfangs. Kund:innen neigen manchmal dazu, während der Arbeit zusätzliche Wünsche zu äußern, die sie als selbstverständlich betrachten, die aber ursprünglich nicht Teil der Vereinbarung waren. Ohne klare vertragliche Regelung kann dies deine Kalkulation schnell ins Wanken bringen.
Das Gegenmodell zur Pauschalabrechnung ist die zeitbasierte Vergütung, bei der Du Deine Arbeit nach Stunden- oder Tagessatz abrechnest. Dieses Modell eignet sich besonders für Projekte, deren Umfang und Ablauf noch nicht vollständig feststehen, oder für Aufgaben, die sich im Verlauf dynamisch verändern. Auch laufende Tätigkeiten wie Beratung, Support oder Wartung lassen sich oft besser nach Zeitaufwand abrechnen, da hier schwer vorhersehbar ist, wie viel Arbeit tatsächlich anfällt.
Der große Vorteil der zeitbasierten Abrechnung liegt in ihrer Transparenz: Kund:innen zahlen nur für die tatsächlich geleistete Arbeit und können anhand der Stundenaufstellung genau nachvollziehen, wofür sie ihr Geld ausgeben. Für Dich als Selbstständige:r bedeutet dieses Modell eine gewisse Sicherheit, denn unerwarteter Mehraufwand wird automatisch vergütet. Zudem musst Du Dich nicht lange mit komplexen Kalkulationen beschäftigen, sondern dokumentierst einfach den Zeitaufwand und multiplizierst ihn mit deinem Stundensatz.
Diese Vorteile haben jedoch auch ihre Schattenseiten. Kund:innen empfinden es oft als unangenehm, keinen festen Endpreis zu kennen. Die Unsicherheit über die endgültige Rechnungssumme kann dazu führen, dass Projekte langsamer vorankommen oder dass Kund:innen von vornherein zögern, größere Aufträge zu vergeben. Außerdem erfordert die zeitbasierte Abrechnung eine lückenlose Zeiterfassung, die nicht nur diszipliniertes Arbeiten, sondern auch administrativen Aufwand bedeutet. Und schließlich gibt es noch den psychologischen Effekt, dass Deine Effizienz hier finanziell nicht belohnt wird – im Gegenteil: Je schneller Du arbeitest, desto weniger verdienst Du im Vergleich zu einer Pauschale.
Die Wahl zwischen Pauschal- und Stundenabrechnung ist keine Frage von richtig oder falsch, sondern hängt stark vom Projekttyp, der Beziehung zu den Kund:innen und Deiner eigenen Arbeitsweise ab. Pauschalpreise sind ideal, wenn das Ziel und der Weg dorthin klar definiert sind. Hier kannst Du deine Effizienz voll ausspielen und mit einem festen Angebot punkten, das Vertrauen schafft und Verhandlungen abkürzt. Zeitbasierte Abrechnung wiederum ist sinnvoll, wenn Unklarheiten bestehen, der Arbeitsumfang flexibel bleiben soll oder viele unvorhersehbare Faktoren eine präzise Kalkulation unmöglich machen.
Einige Selbstständige kombinieren beide Modelle zu einem hybriden Ansatz. So kannst Du beispielsweise für ein klar umrissenes Grundpaket einen Pauschalpreis anbieten und für alle darüber hinausgehenden Leistungen einen Stundensatz berechnen. Auf diese Weise schaffst Du eine Basis an Planungssicherheit, während Du gleichzeitig flexibel auf Änderungen reagieren kannst. Dieses Mischmodell kann vor allem dann vorteilhaft sein, wenn Kund:innen dazu neigen, Projekte im Laufe der Zeit zu erweitern.
Unabhängig vom gewählten Modell spielt auch die psychologische Wirkung Deiner Preisgestaltung eine Rolle. Ein fester Preis vermittelt Sicherheit, wirkt professionell und signalisiert, dass Du Deine Arbeit und deren Wert genau einschätzen kannst. Ein Stundensatz hingegen macht transparent, wie viel Arbeit tatsächlich in einem Projekt steckt, und kann Kund:innen das Gefühl geben, genau das zu bezahlen, was sie bekommen.
In beiden Fällen ist Kommunikation der Schlüssel: Kund:innen sollten verstehen, warum Du Dich für ein bestimmtes Modell entschieden hast und welche Vorteile es für sie bietet. Eine transparente und faire Darstellung deiner Arbeitsweise kann Vorbehalte abbauen und die Akzeptanz für deine Preise deutlich erhöhen.
Ob Pauschalabrechnung oder Stundensatz die bessere Wahl ist, hängt immer vom Einzelfall ab. Wichtig ist, dass Du Dir über die Vor- und Nachteile beider Modelle im Klaren bist und dass Du deine Entscheidung bewusst triffst. Beide Abrechnungsarten können in der Selbstständigkeit sehr erfolgreich eingesetzt werden – entscheidend ist, dass sie zu Deinem Geschäftsmodell, Deinen Kund:innen und Deinen Projekten passen.
Wenn Du Projekte mit hohem Planungsgrad und klar definiertem Ziel bearbeitest, kann die Pauschalabrechnung Dein Einkommen stabilisieren und Deine Effizienz belohnen. Arbeitest Du dagegen in einem dynamischen Umfeld mit vielen Unwägbarkeiten, ist die zeitbasierte Abrechnung oft die sicherere und flexiblere Variante. Die Kunst liegt darin, die Situation richtig einzuschätzen und Dein Preismodell gegebenenfalls anzupassen – auch mitten in einer Geschäftsbeziehung, wenn sich die Anforderungen ändern.
Am Ende ist es diese Mischung aus Flexibilität, klarer Kommunikation und strategischer Kalkulation, die über den langfristigen Erfolg deiner Selbstständigkeit entscheidet.
Egal, für welche Abrechnungsart Du Dich entscheidest, Papierkram unterstützt Dich perfekt beim Abrechnen Deiner Projekte. Papierkram hat eine Zeiterfassung an Bord, die nahtlos in alle anderen Prozesse wie Projektabwicklung, Budgetüberwachung und Rechnungsstellung integriert ist. Erfasse Deine Projektzeiten komfortabel mit dem TimeTracker und überführe erfasste Zeiten mit einem Klick in die Rechnung. Du kannst verschiedene Aufgaben anlegen, die in einem Projekt anfallen und diesen unterschiedliche Dienstleistungen mit unterschiedlichen Preisen zuordnen. Papierkram errechnet dann automatisch den in Rechnung zu stellenden Betrag. Minutengenau oder nach einer bestimmten Zeitspanne auf- oder abgerundet, auch das kannst Du einstellen.
Wenn Du pauschal abrechnest, kannst Du bei der Erstellung eines Angebotes oder einer Rechnung hinterlegte Dienstleistungen auswählen und manuell die Preise vergeben. Aus Angeboten kannst Du dann mit einem Klick Rechnungen erzeugen. So reduzierst Du für beide Abrechnungsarten Deine Arbeitszeit auf ein Minimum.
Erfahrungsberichte von Nutzer:innen, die in den Bereichen Sozialpädagogik, Film, Fernsehen, Rundfunk, Organisation, Design, Fotografie und Webdesign arbeiten.
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