Selbstständig als Fotograf – und was ist mit der Buchhaltung?

25. November 2021

Du hast Dich als Fotograf vor kurzem selbstständig gemacht und nun fragst Du Dich: Wie organisiere ich eigentlich meine Buchhaltung? Muss ich alle Ein- und Ausgaben erfassen? Habe ich eine einfache oder eine doppelte Buchführung und worin liegt genau der Unterschied?

Als Selbstständiger ist es obligatorisch für Dich, Grundkenntnisse in der Buchhaltung zu haben. Alles muss ordnungsgemäß verbucht werden. Dieser Blogbeitrag hilft Dir, Licht ins Dunkel zu bringen.

Der Unterschied zwischen einfacher und doppelter Buchführung

In der einfachen Buchhaltung werden alle Einnahmen und Ausgaben nach Datum sortiert festgehalten. Das bedeutet, es wird dokumentiert, dass Du Geld eingenommen oder ausgegeben hast, nicht aber, auf welchem Konto die Bewegung stattgefunden hat. 

Bei der doppelten Buchhaltung hingegen, werden alle Einnahmen und Ausgaben nicht nur einmal, sondern gleich zweimal erfasst (daher auch die Bezeichnung  “doppelte” Buchführung). Einerseits wird erfasst, auf welchem Konto die Bewegung stattgefunden hat (beispielsweise auf Deinem Bankkonto oder in der Kasse). Des Weiteren wird erfasst, wozu das Geld verwendet wurde (Gegenkonto: z. B. Reisekosten, Büromaterial, Wareneinkaufskosten).

Laut § 141 Abgabenordnung (AO) sind alle Unternehmen zur doppelten Buchführung verpflichtet, deren Umsätze eines Kalenderjahres mehr als 600.000 € betragen oder deren Jahresgewinn über 60.000 € liegt.

Darf ich als Fotograf die einfache Buchführung anwenden?

Als Fotograf gehörst du, neben vielen weiteren wissenschaftlichen, künstlerischen, schriftstellerischen, unterrichtenden oder erzieherischen Tätigkeiten, zu dem Zweig der Freiberufler. Und als Freiberufler darfst Du, unabhängig von Umsatz und Gewinn, die einfache Buchführung anwenden. Die einfache Buchführung steht nur Freiberuflern oder Gewerbetreibenden unterhalb der Umsatzschwelle von 600.000 € bzw. der Gewinnschwelle von 60.000 € offen. 

Wie geht das?

Bei der einfachen Buchführung erstellst Du eine Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR). Mit dieser Rechnung stellst Du als Selbständiger sämtliche Betriebseinnahmen sowie Ausgaben eines Geschäftsjahres gegenüber. Überwiegen die Einnahmen den Ausgaben, hast Du einen Gewinn erwirtschaftet. 

Die Einnahme-Überschuss-Rechnung, auch 4/3 Rechnung genannt, weil sie in §4 (3) EStG geregelt ist, kannst Du einfach anfertigen. Papierkram kann Dich dabei unterstützen. Auf Basis Deiner Einnahmen und Ausgaben erstellt Dir Papierkram automatisch mit einem Klick eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). So weißt Du immer, wie es um Dein Unternehmen steht. Du kannst konkret den Zeitraum auswählen und auch die Berechnungsart ändern. Wichtig ist bei all dem, dass die EÜR alle Geschäftsvorfälle abbildet und Einnahmen und Ausgaben übersichtlich gegenüberstellt.

Die Vorteile einer einfachen Buchhaltung

Eine einfache Buchführung macht die Buchführung auch deutlich einfacher. Du brauchst Dich nicht mit T-Konten und entsprechenden Buchungsbelegen auseinanderzusetzen. Bezahlte Eingangsrechnungen erfasst Du auf der Ausgabenseite und eingehende Zahlungen auf der Einnahmenseite. Da Du Deine EÜR ohne die Hilfe eines Steuerberaters erstellen kannst, sparst Du diese Kosten. Ein weiterer großer Unterschied ist, dass Du die Ist-Versteuerung beantragen und verwenden kannst. Im Gegensatz zur Soll-Versteuerung werden die Erträge bei der Ist-Versteuerung erst dann als Einkommen steuerlich wirksam, wenn sie Deinem Unternehmen tatsächlich zufließen. Mit anderen Worten: Du musst Deine Gewinne erst dann versteuern, wenn Du sie auch erhalten hast.

Geschickt wäre es, wenn Du alle Belege direkt ablegst, sobald Du sie erhältst oder sie bei Papierkram dokumentierst – kategorisiert nach „Einnahme“ und „Ausgabe“. Papierkram erstellt Deine EÜR automatisch im Hintergrund. Probiere es aus!

Erfahre im 2. Teil des Blogs “Selbstständig als Fotograf – und was ist mit der Buchhaltung?”, welche Unterlagen Du beim Finanzamt einreichen musst und wie es sich mit der Umsatzsteuer und der Umsatzsteuer-Voranmeldung verhält.