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Wie stelle ich den von mir gewünschten Rechnungsnummernkreis ein?

07. Mai 2019

Papierkram stellt viele Möglichkeiten zur Verfügung, die Nummernkreise von Kunden, Angeboten, Rechnungen, Lieferanten, Lieferscheinen und Belegen zu strukturieren und nach eigenen Wünschen zu gestalten.

Die verschiedenen Nummernkreise für Angebots-, Lieferschein-, Rechnung-, Beleg-, Kunden-, und Lieferantennummern können mit Variablen, die beliebig kombinierbar sind, aufgebaut werden. Die Variablen werden auf der Einstellungsseite für die Nummernkreise vorgestellt und erklärt. In diesem Text möchten wir etwas näher auf die Möglichkeiten eingehen, die die verschiedenen Komponenten bieten.

Datumskomponenten und Zählerkomponenten.

Die Variablen werden grundsätzlich in Datums- und Zählerkomponenten unterschieden. Mit den Datumskomponenten kannst Du, wie der Name schon sagt, das entsprechende Datum in die Nummernkreise einfügen, die Zählerkomponenten sorgen dafür, dass innerhalb des Nummernkreises weitergezählt wird. Sie stellen auch sicher, dass nie eine doppelte Nummer entstehen kann. Die Zählerkomponenten sind daher die wichtigeren der aufgeführten Variablen. Eine Übersicht über die verfügbaren Variablen findest Du in Deinem Papierkram-Account unter Einstellungen > Nummernkreise, wo Du die Nummernkreise konfigurieren kannst und in der folgenden Tabelle.

Datumskomponenten

Bezeichnung Eingabe Beispiel
Jahr (vierstellig) {jjjj} 2019
Jahr (zweistellig) {jj} 19
Monat (einstellig) {m} 2
Monat (zweistellig) {mm} 02
Tag (einstellig) {t} 1
Tag (zweistellig) {tt} 01
Datum {datum} 20190201

Zählerkomponenten

Bezeichnung Eingabe Beschreibung
Fortlaufender Zähler {z} Zählt und zählt und zählt...
Jahreszähler {jz} Zurücksetzen bei Jahresanfang
Monatszähler {mz} Zurücksetzen bei Monatsanfang
Tageszähler {tz} Zurücksetzen bei Tagesanfang

Optional

Alle Zählerkomponenten können mit einer Zahl versehen werden, die die Mindestanzahl der Stellen definiert. Alle Zahlen werden dann mit Nullen aufgefüllt.

Beispiel: {z,5} mit der Zahl 123 ergibt: 00123

In Papierkram werden die verschiedenen Variablen immer zwischen zwei geschwungenen Klammern eingefügt. Wenn also in den Einstellungsfeldern zu Deinen Nummernkreisen keine geschwungenen Klammern enthalten sind, dann sind sie mit Sicherheit nicht richtig konfiguriert :)

Vorgaben für einen Rechnungsnummernkreis

Während bei Kunden und Lieferanten keine Vorgaben existieren, wie der Nummernkreis auszusehen hat und ob Nummern doppelt vergeben oder gar nicht nummeriert wird, oder ob die Kennzeichnung einem ausgefuchsten Prinzip aus kombinierten Symbolen folgt, müssen beim Rechnungsnummernkreis allgemeingültige Regelungen befolgt werden. Beim Rechnungsnummernkreis ist es sehr wichtig, dass niemals eine Nummer doppelt vergeben wird. In §14 Umsatzsteuergesetz werden eindeutige Nummern gefordert, daher sollte die Einstellung des Rechnungsnummernkreises und Änderungen daran immer sehr sorgfältig vorgenommen werden. Es muss nämlich sichergestellt sein, dass die vergebene Nummer nur einmalig im betreffenden Nummernkreis auftaucht. Auf die genauen Vorgaben zum Rechnungsnummernkreis gehen wir in diesem Artikel näher ein. Hier möchten wir auf die Möglichkeiten eingehen, die Dir die unterschiedlichen Variablen bieten und zu welchem Ergebnis die Verwendung und die Kombination der Komponenten führen.

Einfachste Einstellung, fortlaufende Nummer

Du kannst Deine Rechnungen ganz einfach von eins bis unendlich durchzählen lassen. Gefordert wird vom Finanzamt lediglich, dass die Rechnungsnummern eindeutig sind. Gibst Du lediglich {z} in das Feld für den Rechnungsnummernkreis ein, dann zählt Papierkram von eins bis unendlich weiter. Die erste Rechnung würde die Rechnungsnummer „1“ bekommen, die zweiundvierzigste Rechnung die Nummer „42“ und so würde es immer weiter gehen, bis zur Nummer 1846798645 und darüber hinaus.

Mindestanzahl der Zählerstellen

Du kannst den Zähler aber auch anpassen, wenn Du bspw. möchtest, dass der Zähler immer aus vier Stellen besteht und die Nummer, ist sie kleiner als die gewünschte Stellenanzahl, mit führenden Nullen aufgefüllt wird. Dazu gibst Du die gewünschte Stellenanzahl hinter dem „z“ durch ein Komma getrennt an, also {z,3} für drei Stellen. Dies ergäbe bei der ersten Rechnung „1“ die Nummer „001“.

Datum in Nummernkreis einfügen

Es stehen unterschiedliche Datumskomponenten zur Verfügung, mit denen das aktuelle Datum in die Rechnungsnummer eingefügt werden kann. Die Variablennamen stehen dabei jeweils für Jahr (j), Monat (m), Tag (t) und Datum (datum). Wie bei der Zählervariable werden die Buchstaben in geschweiften Klammern in die Nummernkreisfelder eingegeben.

Gibt man {jjjj}, also die Jahresvariabel vierstellig, in das Feld ein, ergibt das in der Nummer „2019“, wenn die Rechnung im Jahr 2019 abgeschlossen wird, {jj} ergibt entsprechend „19“, {m} ergibt im Monat April „4“, {mm} „04“ und {t} analog „1“ am ersten des Monats und {tt} entsprechend zur Monatsvariable „01“. Gibt man {datum} ein, wird das aktuelle Datum komplett ausgegeben, am 30.04.2019 würde das die Zahlenreihe „20190430“ ergeben.

Zurücksetzen der Zählervariable

Der Zähler kann nach verschiedenen Zeitintervallen zurückgesetzt werden, so dass er wieder bei „1“ beginnt. Er kann entweder zum Jahresanfang, zum Monatsanfang oder zum Tagesanfang zurückgesetzt werden. Möchte man den Zähler zurücksetzen, muss zwingend eine entsprechende Variable im Nummernkreis verwendet werden, da sonst doppelte Nummern entstehen würden. Papierkram gibt an dieser Stelle eine entsprechende Fehlermeldung aus, wenn die Möglichkeit besteht, dass nach der aktuellen Einstellung doppelte Nummern möglich werden und das Feld färbt sich rot.

Mögliche Kombinationen von Datums- und Zählervariablen

Nachfolgend findet ihr eine Reihe von Beispielen, wie die Datums- mit den Zählerkomponenten verbunden werden können, so dass ein Nummernkreis erstellt wird, der alle Vorgaben seitens des Finanzamtes erfüllt.

R-{z} ergibt eine Rechnungsnummer von R-1 bis R-unendlich. Die Zählervariable „z“ zählt weiter und weiter und weiter und weiter. Bis in alle Ewigkeit.

R-{jjjj}-{jz,3} ergibt für die erste Rechnung in 2019 die Nummer R-2019-001 Der Nummernkreis wird durch das „j“ beim Jahreswechsel zurückgesetzt. War die letzte Rechnungsnummer in R-2019-161 , würde die erste Rechnung in 2020 demnach die Nummer 2020-001 erhalten.

R-{jj}-{z,2} würde für die erste Rechnung in 2019 entsprechend die Nummer R-2019-001 ergeben. Durch das fehlende „j“ wird der Nummernkreis beim Jahreswechsel nicht zurückgesetzt. War die letzte Rechnungsnummer in 2019 bspw. die R-2019-161, wäre die erste Nummer in 2020 die Nummer R-2020-162.

R-{jjjj}-{mm}-{mz,3} würde für eine Rechnung, die im April 2019 gestellt wird, die Nummer R-2019-04-007 ergeben, wenn es sich um die siebte Rechnung in diesem Monat handeln würde. Der Zähler wird durch das „m“ vor dem „z“ bei jedem Monatswechsel zurückgesetzt. Ist die letzte Rechnungsnummer im April die R-2019-04-161, wäre die erste Nummer im April R-2019-05-001.

Kontakt

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Ansprechpartner
Dr. Michael Kaiser

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