E-Rechnung: Einfach, sicher und gesetzeskonform mit Papierkram
Seit Januar 2025 ist die E-Rechnung Pflicht. Mit Papierkram erstellst und empfängst Du E-Rechnungen ganz einfach – gesetzeskonform, digital und ohne Stress. Aber Papierkram kann noch viel mehr für Deine Buchhaltung leisten. Alle Funktionen kannst Du hier entdecken.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die elektronisch ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Sie enthält strukturierte Daten, die maschinell verarbeitet werden können und unterscheidet sich damit klar von einem einfachen PDF, das diese Anforderungen nicht erfüllt.
Eine E-Rechnung kann in verschiedenen technischen Formaten übermittelt werden – je nachdem, an wen sie geht und welchen Anforderungen sie genügen muss. Besonders in Deutschland und der EU haben sich drei Standards durchgesetzt: XRechnung, ZUGFeRD und Peppol BIS Billing 3.0.
Jedes dieser Formate erfüllt die Anforderungen an eine gültige E-Rechnung, unterscheidet sich aber in Aufbau, Lesbarkeit und Einsatzbereich. Damit Du das passende Format für Deine Buchhaltung findest, haben wir die wichtigsten Merkmale gegenübergestellt.
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD | Peppol BIS Billing 3.0 |
|---|---|---|---|
| Einsatzbereich | Rechnungen an öffentliche Stellen (B2G), verpflichtend für viele Unternehmen | B2B und B2G, flexibel einsetzbar | B2B, B2G, internationaler Einsatz |
| Technisches Format | XML-basiert, strukturierte maschinenlesbare Datei | Kombination aus PDF (visuell) und XML (strukturiert) | XML-Datei, Übertragung über das Peppol-Netzwerk |
| Lesbarkeit für Menschen | Nein, nur maschinenlesbar | Ja, da PDF enthalten ist | Nein, reines XML |
| Pflicht in Deutschland | Ja, für öffentliche Auftraggeber | Nein, aber weit verbreitet in der Wirtschaft | Nein, aber zunehmend Standard bei grenzüberschreitenden Rechnungen |
| Interoperabilität | Hoch bei deutschen Behörden | Gut für innerdeutschen Geschäftsverkehr | Sehr hoch im internationalen Umfeld |
| Umsetzungsaufwand | Höher, da rein technisches Format | Geringer, da mit gängigen Tools kombinierbar | Mittel bis hoch, da spezielle Infrastruktur (Peppol Access Point) erforderlich ist |
| Vorteile | Gesetzeskonform, standardisiert, maschinenlesbar | Von Mensch und Maschine lesbar und automatisiert verarbeitbar | Sicher, skalierbar, international anschlussfähig |
Mit unserem kostenlosen E-Rechnungs-Validator prüfst Du ganz einfach, ob Deine E-Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht – zum Beispiel im Format XRechnung. Das Tool erkennt in Sekunden, ob alle Pflichtangaben korrekt strukturiert sind und ob Deine Datei maschinenlesbar ist. Ohne Registrierung. Ohne Haken.
Unsere E-Rechnung Software wurde speziell für Selbstständige, kleine Unternehmen und Buchhaltungs-Einsteiger:innen entwickelt – und unterstützt Dich dabei, die Anforderungen der E-Rechnungspflicht zuverlässig zu erfüllen.
Mit Papierkram sparst Du Zeit, bleibst rechtlich auf der sicheren Seite – und machst Deine Buchhaltung endlich so unkompliziert, wie sie sein sollte.
Nein, ein einfaches PDF zählt nicht als E-Rechnung. Eine echte E-Rechnung muss strukturierte Daten enthalten, die maschinell verarbeitet werden können – etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD, wie es die E-Rechnungspflicht verlangt
E-Rechnungen werden in einem elektronischen Format verschickt und über spezielle Schnittstellen empfangen – z. B. über das Peppol-Netzwerk oder per E-Mail mit strukturierter XML-Datei. Der Empfang von E-Rechnungen funktioniert mit Papierkram ganz einfach – inklusive GoBD-konformer Archivierung.
Seit der Einführung der E-Rechnung im Januar 2025 gilt die E-Rechnungsflicht für alle inländischen B2B-Umsätze zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen. Auch Kleinunternehmer:innen sind betroffen, wenn sie Rechnungen empfangen – oder freiwillig auf E-Rechnungen umstellen möchten.
Eine E-Rechnung besteht aus strukturierten, maschinenlesbaren Daten – meist im XML-Format. Je nach Standard kann zusätzlich ein visuell lesbares PDF enthalten sein, wie beim Format ZUGFeRD. Andere Formate wie XRechnung oder Peppol BIS Billing 3.0 bestehen ausschließlich aus XML-Dateien.
Erfahrungsberichte von Nutzer:innen, die in den Bereichen Sozialpädagogik, Film, Fernsehen, Rundfunk, Organisation, Design, Fotografie und Webdesign arbeiten.
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