Buchhaltung mit Zeiterfassung: Die 10 besten Tools im Vergleich

04. Februar 2026

Wenn Du projektbasiert arbeitest, erfasst Du Deine Zeiten oft nebenbei. Mal direkt im Tool, mal später nachgetragen, mal in einer Liste. Die Rechnung schreibst Du dann separat in Deiner Buchhaltung. Bei wenigen Kund:innen funktioniert das noch, bei mehreren Projekten wird es schnell unübersichtlich und kostet unnötig Zeit bei jeder Abrechnung.

In diesem Artikel erfährst Du, welche Softwarelösungen Buchhaltung und Zeiterfassung sinnvoll kombinieren, worauf Du bei der Auswahl achten solltest und welches Tool Dir die besten Abläufe für Angebote, Projektzeiterfassung und Rechnungsstellung liefert.

Für wen ist dieser Vergleich geeignet?

Dieser Vergleich ist für Dich, wenn Du selbstständig bist, als Freelancer:in projektbasiert arbeitest oder ein kleines Unternehmen führst und regelmäßig Zeiten, Projekte und Rechnungen zusammenbringen musst. Besonders hilfreich ist er, wenn Du Deine Projektabrechnung sauber machen willst, ohne jeden Monat Daten doppelt zu pflegen oder Dich mit Schnittstellen herumzuärgern.

Was ist besser: Integrierte Lösung oder Schnittstelle?

Bevor Du Tools vergleichst, solltest Du entscheiden, wie eng Zeiterfassung und Buchhaltung in Deinem Alltag zusammenhängen sollen. Grundsätzlich gibt es zwei Ansätze, die sich in Aufwand, Flexibilität und Transparenz deutlich unterscheiden.

Buchhaltungsprogramme mit integrierter Zeiterfassung

Bei einem Buchhaltungsprogramm mit Zeiterfassung arbeitest Du durchgehend in einem System. Projektzeiten, Kunden, Rechnungen und Auswertungen greifen direkt ineinander. Das reduziert manuelle Schritte und sorgt für klare Abläufe.

Vorteile:

• Zentrale Verwaltung von Buchhaltung, Projekten und Zeiten ohne Medienbrüche
• Keine Schnittstellenprobleme oder doppelte Datenpflege
• Projektzeiten lassen sich direkt in Rechnungen übernehmen, inklusive nachvollziehbarer Zeitaufschlüsselung für Kund:innen

Nachteile:

• Zeiterfassung ist nicht bei jeder Buchhaltungssoftware verfügbar
• Zeiterfassung ist teilweise nur in höheren Tarifen enthalten oder funktional eingeschränkt

Zeiterfassungsprogramme mit Buchhaltungs-Schnittstelle

Bei diesem Ansatz liegt der Fokus auf einer spezialisierten Zeiterfassungssoftware. Die Buchhaltung wird über eine Integration angebunden, etwa per Add-on, Export oder Partner-App.

Vorteile:

• Sehr umfangreiche Funktionen für Arbeitszeiterfassung, Projektzeiten, Pausenzeiten oder Abwesenheiten
• Gut geeignet für Teams mit Mitarbeiterverwaltung oder komplexen Arbeitsmodellen
• Häufig starke mobile Zeiterfassung über Apps für Smartphone oder Tablet

Nachteile:

• Zusätzlicher Aufwand für Einrichtung, Pflege und Kontrolle der Schnittstellen
• Fehleranfälliger bei Projekten, Kund:innen oder Tätigkeiten, wenn Daten nicht sauber synchronisiert werden
• Eingeschränkte Auswahl an Buchhaltungsprogrammen, da nicht jede Software angebunden werden kann

Checkliste: Worauf Du bei der Auswahl achten solltest

1. Integration ohne Zusatzkosten: Ist die Zeiterfassung fester Bestandteil der Buchhaltungssoftware oder nur über ein kostenpflichtiges Add-on verfügbar?
2. Projekt- und Kundenbezug: Lassen sich Arbeitsstunden eindeutig Projekten und Kund:innen zuordnen, auch bei parallelen Aufträgen?
3. Art der Zeiterfassung: Benötigst Du vor allem Projektzeiterfassung für Abrechnung oder zusätzlich Arbeitszeiterfassung mit Pausenzeiten und Tagesübersichten?
4. Mobile Zeiterfassung: Kannst Du Zeiten unterwegs per App oder Smartphone erfassen, ohne später alles nachzutragen?
5. Rechnungen aus Projektzeiten: Lassen sich Projektstunden mit wenigen Klicks in Rechnungen übernehmen, inklusive sauberer Leistungsaufstellung?
6. GoBD-konforme Buchhaltung: Werden Belege, Buchungen und Änderungen revisionssicher dokumentiert, ohne manuelle Umwege?
7. Geeignet für Selbstständige und kleine Unternehmen: Ist die Software übersichtlich und schnell einsatzbereit oder eher auf komplexe Unternehmensstrukturen ausgelegt?
8. DSGVO-Konformität: Wo werden Deine Daten gespeichert und wie transparent geht der Anbieter mit Datenschutz und Rechten um?
9. E-Rechnungen: Kann die Software E-Rechnungen empfangen und verarbeiten und idealerweise auch strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellen?

10 Tools, die Zeiterfassung und Buchhaltung kombinieren

1. Papierkram

Papierkram ist eine cloudbasierte Lösung aus Deutschland, die Buchhaltung, Projekte und Zeiterfassung in einem Tool bündelt. Wenn Du eine Zeiterfassung für Selbstständige oder eine Zeiterfassung für Freelancer:innen suchst, die direkt in Angebote, Rechnungen und Auswertungen fließt, passt Papierkram besonders gut, weil Du ohne Umwege von Projektzeiten zur Rechnung kommst.

Kernfunktionen:

• Verwalte Angebote, Rechnungen, Belege, Kontakte, Projekte und Zeiterfassung in einem System
• Erfasse Projektzeiten und nutze sie direkt als Grundlage für Deine Rechnungen
• Empfange und erstelle E-Rechnungen mit XRechnung und ZUGFeRD
• Arbeite GoBD-konform und bereite EÜR sowie UStVA-Export als XML vor
• Erfasse Zeiten mobil per App, auch unterwegs

2. Clockify

Clockify ist vor allem für kostenlose Zeiterfassung bekannt und eignet sich, wenn Du Zeiten tracken, Projektzeiten auswerten und daraus Rechnungen erstellen willst. Buchhaltung im klassischen Sinn ersetzt es nicht, aber für Projektabrechnung und Rechnungsstellung aus Zeiten ist es stark.

Kernfunktionen:

• Zeiterfassung je Kunde, Projekt und Tätigkeiten
• Rechnungsstellung mit Status, Export und Berichten
• Budgets je Projekt und Dashboard für den Überblick
• Export als CSV oder Excel, praktisch für Abrechnung und Weiterverarbeitung

3. sevdesk

sevdesk ist ein Buchhaltungstool, bei dem Zeiterfassung über ein kostenpflichtiges Add-on gelöst wird. Das kann für Dich passen, wenn Du sevdesk ohnehin nutzt und Projektstunden direkt in die Rechnungsstellung übernehmen willst.

Kernfunktionen:

• Zeiterfassung als kostenpflichtiges Add-on
• Zeiten erfassen und in Rechnungen übernehmen
• Integrationen zu weiteren Tools, je nach Bedarf

4. Lexware Office

Lexware Office kombiniert Buchhaltung und Zeiterfassung, wobei der Funktionsumfang teils über Erweiterungen und Partnerlösungen abgedeckt wird. Wenn Du ein etabliertes System suchst und Wert auf strukturierte Abläufe im Office-Alltag legst, ist das eine Option.

Kernfunktionen:

• Digitale Erfassung von Arbeitszeiten und Projektzeiten mit Übergabe an die Buchhaltung
• Übernahme erfasster Zeiten in Rechnungen, abhängig vom gewählten Setup
• Erweiterungsmöglichkeiten über Partnerlösungen und zusätzliche Module

5. FastBill

FastBill richtet sich stark an Dienstleister und projektbasierte Arbeit. Du erfasst Arbeitszeiten oder Projektstunden und kannst diese in Rechnungen übernehmen.

Kernfunktionen:

• Projektzeiterfassung per Stoppuhr oder manuell, auch nachträglich
• Projektabrechnung direkt aus erfassten Zeiten
• UStVA-Unterstützung

6. MOCO

MOCO ist eine ERP-Software, die besonders in Agenturen und Teams genutzt wird. Zeiterfassung, Angebote und Rechnungen hängen eng zusammen. Buchhaltung ist eher als vorbereitender Export gedacht, weniger als klassisches Buchhaltungsprogramm.

Kernfunktionen:

• Rechnungen aus geleisteten Stunden, Angeboten und Zusatzleistungen erstellen
• Automatischer Zahlungsabgleich und Übertragung an die Buchhaltung
• Ausgaben und Rechnungseingang digital verwalten

7. Zoho People

Zoho People ist vor allem eine Lösung für Personalverwaltung und Arbeitszeiterfassung. Wenn Du Arbeitszeiten im Team erfassen, freigeben und anschließend an ein separates Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramm übergeben möchtest, kann die Anbindung an Zoho Finanzlösungen sinnvoll sein.

Kernfunktionen:

• Arbeitszeiterfassung und Stundenzettel mit Freigabeprozessen
• Automatische Übergabe erfasster Zeiten an angebundene Finanzprogramme, je nach Integration
• Geeignet für Unternehmen mit Schwerpunkt auf Personalverwaltung

8. clockin

clockin ist eine App für Zeiterfassung, die stark auf Auftragserfassung und mobile Nutzung ausgelegt ist. Buchhaltung kommt über Schnittstellen, zum Beispiel zu Lexware Office oder sevdesk, je nach Setup.

Kernfunktionen:

• Mobile Projektzeiterfassung und Aufträge per Smartphone
• Rechnungen per Klick über Integrationen
• Übergabe von Arbeitszeiten an externe Buchhaltungssoftware

9. Billomat

Billomat ist ein Tool für Buchhaltung und Rechnungen, das Zeiterfassung über Add-ons wie Clockodo abbildet. Das ist praktisch, wenn Du Billomat nutzen willst, aber bei Zeiterfassung auf einen Spezialisten setzt.

Kernfunktionen:

• Zeiterfassung via Add-on
• Fokus auf Rechnungsstellung und Buchhaltungsabläufe
• Erweiterbar über Add-ons, je nach Bedarf

10. Clockodo

Clockodo ist eine Zeiterfassungssoftware, die gut für Teams ist und viele Partner-Schnittstellen bietet. Wenn Du eine Zeiterfassung für kleine Unternehmen suchst und die Buchhaltung über Integrationen lösen willst, ist Clockodo häufig eine solide Wahl.

Kernfunktionen:

• Arbeitszeiten und Projektzeiten nach Kund:innen, Projekten und Leistungen buchen
• Schnittstellen zu Partner-Anwendungen, um Rechnungen oder Lohnabrechnungen zu erstellen
• Übergabe an Lexware Office per Klick

Buchhaltung mit Zeiterfassung im Software Vergleich

Deshalb ist Papierkram die beste Lösung für Buchhaltung mit Zeiterfassung

Wenn Du Buchhaltung mit Zeiterfassung suchst, zählt vor allem, ob Dir das Tool im Alltag Zeit spart, Fehler reduziert und für einen klaren Überblick sorgt.

Genau hier setzt Papierkram an. Wir denken Buchhaltung, Projekte, Zeiterfassung und Rechnungsstellung als zusammenhängenden Prozess. Du legst Kund:innen und Projekte an, erfasst Projektzeiten direkt im System und übernimmst diese ohne Umwege in Deine Rechnungen. Alle Daten bleiben an einem Ort und sind jederzeit nachvollziehbar.

Auch bei der laufenden Buchhaltung unterstützt Dich Papierkram mit klaren, praxisnahen Funktionen. UStVA-Daten lassen sich als XML exportieren, Einnahmenüberschussrechnung und Belege sind sauber vorbereitet und jederzeit auswertbar. Das reduziert manuellen Aufwand und hilft Dir, Fehlkalkulationen frühzeitig zu erkennen.

Teste Papierkram jetzt 15 Tage lang kostenlos und prüfe in Ruhe, ob die Abläufe zu Deinem Arbeitsalltag passen.

Zusammenfassung: Für wen lohnt sich welches Tool besonders?

Wenn Du Dir schnelle Orientierung wünschst, nutze diese Einordnung:

Papierkram lohnt sich besonders für Selbstständige und Freelancer:innen, die eine Buchhaltungssoftware mit Zeiterfassung suchen, mit klarer Projektlogik, direkter Projektabrechnung und E-Rechnungsfokus.

Tools mit Fokus auf Zeiterfassung wie Clockify oder Clockodo passen, wenn kostenlose Zeiterfassung oder Teamzeiterfassung im Vordergrund steht und Du die Buchhaltung bewusst getrennt lösen möchtest.

Buchhaltungstools mit optionaler Zeiterfassung wie sevdesk, Lexware Office oder Billomat sind sinnvoll, wenn Du bereits ein Buchhaltungssystem nutzt und Zeiterfassung über Add-ons oder Partnerlösungen ergänzen willst.

Tools wie FastBill oder MOCO eignen sich für projektbasierte Dienstleistungen mit Fokus auf Budgets, Auswertungen und Teamprozesse, bei denen die Buchhaltung meist exportiert wird.

Lösungen mit externer Buchhaltung wie Zoho People oder clockin eignen sich für Unternehmen, die Arbeitszeiten erfassen und diese über Schnittstellen an separate Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramme übergeben.

Häufig gestellte Fragen zur Buchhaltung mit Zeiterfassung

Welche Bedeutung hat Zeiterfassung in der Buchhaltung?

Zeiterfassung ist die Grundlage für eine korrekte Projektabrechnung. In der Buchhaltung sorgt sie für Transparenz, nachvollziehbare Leistungen und eine saubere Zuordnung von Arbeitsstunden zu Kund:innen.

Was passiert, wenn ein Unternehmen keine Zeiterfassung hat?

Ohne Zeiterfassung fehlt der Überblick über geleistete Projektstunden. Abrechnungen basieren auf Schätzungen, was schnell zu Fehlkalkulationen führt. Das verursacht Chaos im Alltag, kostet Geld und erschwert fundierte Entscheidungen.

Welche Zeiterfassung ist für Freelancer:innen besonders sinnvoll?

Für Freelancer:innen ist Projektzeiterfassung entscheidend, da Leistungen meist projektbezogen abgerechnet werden. Papierkram eignet sich hier besonders gut, weil Projektzeiten direkt erfasst, übersichtlich ausgewertet und ohne Umwege in die Buchhaltung und Rechnungsstellung übernommen werden können.

Warum lohnt sich eine Buchhaltungssoftware mit Zeiterfassung?

Eine Buchhaltungssoftware mit Zeiterfassung reduziert manuellen Aufwand, weil Zeiten, Projekte und Rechnungen zusammenlaufen. Du behältst jederzeit den Überblick über Deine Arbeit, vermeidest doppelte Erfassung und steuerst Dein Projektmanagement effizienter, auch mit mobilen Apps zur Zeiterfassung.

Blogbeitrag verfasst von

Rainer Rapp
Grandmaster Of All Trades
Portrait Autor