05. August 2025
Kundennamen in einer Excel-Tabelle, Notizen auf dem Schreibtisch, Rechnungen verteilt auf verschiedene Ordner. So sieht Kundenverwaltung bei vielen Selbstständigen aus. Doch je mehr Kontakte, Angebote und Zahlungen zusammenkommen, desto schneller wird alles unübersichtlich.
Mit Papierkram behältst Du den Überblick über alle Deine Kundendaten. In diesem Artikel erfährst Du, wie Du Kundendaten, Rechnungen und Projekte an einem Ort verwalten kannst. Einfach, sicher und ohne zusätzliche CRM-Software.
Viele Selbstständige konzentrieren sich vor allem auf die Neukundengewinnung. Dabei ist es oft die langfristige Zusammenarbeit, die sich wirklich auszahlt. Wer bestehende Kund:innen gut betreut, regelmäßig kommuniziert und individuelle Angebote macht, stärkt nicht nur die Kundenbindung, sondern sorgt auch für planbare Umsätze und wertvolles Kundenfeedback. Eine professionelle Kundenverwaltung ist dafür die Grundlage.
Am Anfang wirkt eine einfache Excel-Tabelle wie die pragmatische Lösung für die Kundenverwaltung. Vielleicht ergänzt Du sie durch ein paar Notizen oder speicherst E-Mail-Adressen und Angebote direkt im Postfach. Doch je mehr Kund:innen, Projekte und Aufgaben dazukommen, desto unübersichtlicher wird es.
Die Grenzen von Excel, Notizen und Ordnerstrukturen sind:
Wenn Excel und Co. nicht mehr ausreichen, brauchst Du eine Lösung, die alle relevanten Informationen bündelt und Dir klare Prozesse bietet. Eine gute Kundenverwaltungssoftware wie Papierkram sorgt genau dafür. Du verwaltest:
Viele Selbstständige und kleine Unternehmen scheuen sich vor einer komplexen CRM-Software. Die gute Nachricht: Du brauchst keine! Wir von Papierkram haben die wichtigsten Funktionen für ein effizientes Kundenmanagement direkt in unsere Buchhaltungssoftware integriert. Lass uns gemeinsam anschauen, wie Du Deine Kundendaten optimal verwaltest und so den Grundstein für ein stressfreies Business legst.
Schluss mit dem Chaos aus Excel-Tabellen, Notizzetteln und verstreuten E-Mails. Mit Papierkram erstellst Du für alle Deine Kund:innen eine digitale Kundenakte, die alle relevanten Informationen bündelt.
Dazu gehören die Stammdaten wie Firmenname, Adresse, USt ID und alle wichtigen Ansprechpartner:innen mit ihren jeweiligen Kontaktdaten. Auch spezifische Zahlungsinformationen, wie abweichende Zahlungsziele oder bevorzugte Zahlungsmethoden, kannst Du hier hinterlegen. So hast Du alle wichtigen Kundeninformationen immer griffbereit, egal wo Du gerade arbeitest.
Fragst Du Dich manchmal, welches Angebot Du einem bestimmten Kunden zuletzt geschickt hast oder ob die Rechnung vom letzten Projekt schon bezahlt wurde? In der Kundenakte findest Du die Antwort sofort.
Jedes Angebot, jede Rechnung, jede Zahlung und jeder Beleg wird automatisch den entsprechenden Kund:innen zugeordnet. Mit nur einem Klick siehst Du die gesamte finanzielle Beziehung und kannst nachvollziehen, welche Produkte oder Dienstleistungen ein:e Kund:in in der Vergangenheit in Anspruch genommen hat.
Jede Kundenbeziehung ist einzigartig. Manchmal sind es die kleinen Details, die den Unterschied machen. In Papierkram kannst Du für jede:n Kund:in individuelle Notizen hinterlegen. Hat ein:e Kund:in spezielle Wünsche? Gibt es Besonderheiten bei der Kommunikation? Halte alles direkt im System fest.
Für noch mehr Struktur kannst Du individuelle Felder anlegen. Das ist besonders praktisch, wenn Du für Deine Branche spezifische Informationen benötigst, zum Beispiel eine Kundennummer aus einem anderen System, Vertragsdetails oder einen Geburtstag für eine kleine Aufmerksamkeit.
In Papierkram kannst Du sowohl Kund:innen als auch Lieferant:innen anlegen. Für mehr Übersicht lassen sich Kontakte farblich kennzeichnen. Deine Top-Kund:innen, mit denen Du regelmäßig arbeitest, kannst Du als Favoriten markieren. Mit einem Klick auf den Stern erscheinen sie ganz oben in Deiner Kundenliste.
[möglicher Screenshot: Kundenübersicht mit sichtbaren Tags zur Kategorisierung und einem markierten Favoriten-Stern]
Die wahre Stärke einer integrierten Lösung zeigt sich in der intelligenten Verknüpfung der verschiedenen Bereiche. Wenn Du projektbasiert arbeitest, ist die direkte Verbindung zwischen Deinem Programm zum Kundenverwalten und der Projektverwaltung Gold wert.
In Papierkram kannst Du Projekte direkt Kund:innen zuweisen. Alle erfassten Zeiten und Ausgaben für dieses Projekt werden somit automatisch diesen Kund:innen zugeordnet. Das vereinfacht nicht nur die spätere Abrechnung enorm, sondern gibt Dir auch einen detaillierten Einblick, wie profitabel Deine Projekte und Kundenbeziehungen wirklich sind. Diese nahtlose Integration ist ein entscheidender Vorteil gegenüber der Nutzung separater Tools.
Teste Papierkram jetzt kostenlos und verwalte Deine Kund:innen einfacher als je zuvor.
Die zentrale Verwaltung Deiner Kund:innen bildet in Papierkram die Grundlage für Angebote, Rechnungen und Projekte. Hier zeigen wir Dir, wie Du neue Kund:innen anlegst, alle wichtigen Informationen hinterlegst und Deine Kundenakte von Anfang an optimal nutzt.
Neue Kontakte sind mit wenigen Klicks erstellt. Die wichtigste Entscheidung triffst Du direkt am Anfang: Handelt es sich um eine:n Kund:in oder um eine:n Lieferant:in? Diese Unterscheidung legt die Basis für alle späteren Aktionen wie Rechnungen oder Ausgaben. Alle weiteren Kundendaten, zum Beispiel die bevorzugte Versandart, kannst Du jederzeit einfach ergänzen.
Tipp: Lege die bevorzugte Versandart direkt beim Erstellen fest. So wählt Papierkram sie bei jeder neuen Rechnung automatisch aus und Du sparst Zeit.
Deine Kundenakte ist mehr als ein digitales Adressbuch, sie ist Dein interaktives Cockpit. Direkt aus der Übersicht eines oder einer Kund:in kannst Du:
So werden alle Interaktionen zentral gebündelt und Dein Customer Relationship Management wird messbar und einfach.
Arbeitest Du an mehreren Aufträgen für denselben oder dieselbe Kund:in? Dann nutze die Projektfunktion für eine saubere Trennung. Jedes Projekt kann ein eigenes Budget in Euro oder Stunden haben. So behältst Du selbst bei komplexen Kundenbeziehungen immer die volle Kontrolle und eine klare Übersicht über die Rentabilität jedes einzelnen Auftrags.
Für eine detaillierte visuelle Anleitung, in der wir Dir alle Felder und weiteren Optionen zeigen, schau Dir unser kurzes Video Tutorial an.
Ein smartes Kundenmanagement passt sich Deinem Alltag an. Egal ob Du allein oder im Team arbeitest, hier sind drei Beispiele, wie unsere Kundenverwaltung in der Praxis hilft.
Gerade als Freelancer:in arbeitest Du oft mit vielen unterschiedlichen Kund:innen. Ohne zentrale Struktur kann es schnell unübersichtlich werden. Wenn Du eine Rückfrage bekommst oder ein Folgeauftrag ansteht, beginnt häufig die Suche: Wo war nochmal das letzte Angebot? Gab es besondere Absprachen?
Die Lösung: In Papierkram bündelst Du alle Kontakte in einer zentralen Kundenakte. Mit Notizen für Absprachen und Schlagwörtern zur Kategorisierung (z.B. „Stammkund:in“) siehst Du sofort, wer Deine wichtigsten Kund:innen sind und hast alle Informationen griffbereit.
Im Handwerk sind wiederkehrende Aufträge und verschiedene Baustellen normal. Es gibt große Einmalprojekte wie Fassadenanstriche, aber auch viele kleinere, wiederkehrende Wartungsaufträge bei langjährigen Kund:innen. Ohne ein zentrales System war es schwierig, den Überblick zu behalten, wann welche Wartung fällig war.
Die Lösung: Lege für jeden Auftrag ein eigenes Projekt im Kundenprofil an. So trennst Du Wartungsarbeiten von Einmalprojekten sauber. Als Cloud-Software hast Du zudem von der Baustelle aus Zugriff auf alle wichtigen Kontaktdaten.
Papierkram verbindet Angebote, Rechnungen und Projekte direkt mit der Kundenakte. Sobald Du ein Angebot speicherst, bleibt es mit dem entsprechenden Kundenprofil verknüpft. Auf Basis dieser Angebote erstellst Du später Rechnungen und weißt sofort, welche Projekte gerade laufen oder abgeschlossen sind. Das spart Zeit im Vertrieb und sorgt für lückenloses Kontaktmanagement.
Im Dashboard der Kundenakte siehst Du direkt, welche Rechnungen bezahlt, gemahnt oder überfällig sind. Auch der E-Mail-Versand erfolgt direkt aus der Oberfläche – inklusive Zahlungslinks und Erinnerungsfunktion. So behältst Du jederzeit den Überblick über Zahlungsstatus, offene Posten und vergangene Kundeninteraktionen.
Papierkram bietet eine voll integrierte Projektverwaltung: Du startest ein Projekt aus der Kundenakte, weist Aufgaben zu, definierst Budget oder Stundenlimit und trackst Zeit mit der Stoppuhr. Alle erfassten Zeiten sowie Ausgaben und Belege lassen sich direkt in die Abrechnung überführen. Das sorgt für klare Strukturen und genaue Kostenplanung
Du hast gesehen, wie schnell die manuelle Verwaltung von Kundendaten an ihre Grenzen stößt und wie ein intelligentes System Dich entlasten kann. Der Weg von einer unübersichtlichen Excel-Liste zu einer strukturierten Kundenverwaltung muss nicht kompliziert oder teuer sein. Es geht nicht darum, das größte und komplexeste CRM-System auf dem Markt zu finden. Es geht darum, das richtige Werkzeug für Deine Bedürfnisse als selbstständige:r Unternehmer:in zu finden.
Viele am Markt verfügbare Kundenverwaltungsprogramme sind als alleinstehende CRM-Software konzipiert und bringen eine Fülle an Funktionen für Vertrieb, Marketing und Lead Management mit, die Du im Alltag vielleicht gar nicht benötigst. Unsere Erfahrungen zeigen, dass Selbstständige und kleine Unternehmen vor allem eines brauchen: eine klare, einfache und integrierte Lösung. Ein System, bei dem die Kundenverwaltung nahtlos mit der Buchhaltung verbunden ist.
Genau das ist unsere Philosophie bei Papierkram. Wir bieten Dir ein smartes Customer Relationship Management, das auf das Wesentliche fokussiert ist und direkt dort ansetzt, wo es für Dich am wichtigsten ist: bei Deinen Angeboten, Projekten und Rechnungen. Du musst keine Daten zwischen verschiedenen Tools synchronisieren oder für eine separate Kundenmanagement-Software zusätzliche Gebühren zahlen. Alles, was Du für eine professionelle Organisation und die Pflege Deiner Kundenkontakte brauchst, ist bereits vollständig integriert.
Vergleiche jetzt alle Funktionen und Preise im Detail.
Kundenverwaltung, auch Kundenmanagement genannt, bezeichnet die systematische Organisation aller Deiner Kundendaten und Interaktionen. Das Ziel ist es, Kundenbeziehungen zu pflegen und zu stärken, indem Du jederzeit einen vollständigen Überblick über alle relevanten Informationen hast.
Am effektivsten verwaltest Du Kundendaten mit einem zentralen digitalen Tool. Idealerweise ist Dein Kunden-verwalten-Programm direkt mit Deiner Buchhaltung verknüpft, sodass Angebote, Rechnungen und Projekte automatisch dem richtigen Kontakt zugeordnet werden und keine Insellösungen entstehen.
Die beste CRM-Software ist die, die zu Deinen Bedürfnissen passt. Für Selbstständige und kleine Unternehmen ist oft kein überladenes CRM-Tool die beste Wahl, sondern eine schlanke, in die Buchhaltung integrierte Lösung mit den wesentlichen Funktionen.
Für kleine Unternehmen empfehlen wir ein System, das mehr als nur Kontaktmanagement bietet. Eine Software, die Kundenverwaltung, Projektplanung und Rechnungsstellung vereint, spart Zeit und Geld, da Du nicht mehrere Programme parallel nutzen und bezahlen musst.
Die Kosten sind sehr unterschiedlich. Eigenständige CRM-Systeme kosten oft zwischen zwanzig und mehreren hundert Euro pro Monat und Nutzer:in. Bei Papierkram ist die Kundenverwaltung bereits im kostenlosen Tarif enthalten.
Erfahrungsberichte von Nutzer:innen, die in den Bereichen Sozialpädagogik, Film, Fernsehen, Rundfunk, Organisation, Design, Fotografie und Webdesign arbeiten.
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